Менеджер документов для безбумажного офиса

Пытаясь уменьшить беспорядок в своей жизни, я купил сканер и отсканировал тысячи бумажных документов, разбросанных по моему дому.

Чтобы сделать это стоящим, мне нужно программное обеспечение, которое позволит мне безопасно сохранять все эти документы, а также позволит мне находить те, которые мне нужны, когда они мне нужны.

Мне нужна программа, которая может:

  • Храните и индексируйте тысячи документов (PDF, PNG и т. д., с распознаванием символов или без него)
  • Будьте в безопасности (некоторые из этих документов очень конфиденциальны — банковские выписки и т. д.) — что означает шифрование на стороне клиента.
  • Предоставьте какое-нибудь резервное решение (на случай, если мой компьютер сгорит со всей моей бумажной историей...)
  • Разрешить повседневное управление и добавление новых документов
  • Хранить дату документа (которая должна быть редактируемой, поскольку она может не совпадать с датой сканирования/вставки в систему)
  • Иметь некоторые облачные функции (искать где угодно) - преимущество

Я использую машину с Windows 7.

Примечание

Хотя я опубликовал ответ о том, что использую в качестве решения, мне очень интересно узнать о других решениях, так как мое немного запутано... Кто-нибудь?

Это для бумаги в домашнем беспорядке - моя, и все же у большинства домашних компьютеров стоит Windows - отсюда и требование. Веб-приложения разрешены, хотя мне было бы интересно посмотреть, как они могут поддерживать требования безопасности...

Ответы (1)

В настоящее время я использую Evernote для хранения и индексации всех своих документов.

Насколько он соответствует требованиям?

  • Хранить и индексировать тысячи документов : это его основной вариант использования.
  • Разрешить повседневное управление : очень легко добавлять и помечать документы
  • Сохраняйте дату документа : в Evernote вы можете легко редактировать поле записи Created at, что элегантно решает первоначальную проблему переноса.
  • Облачные функции : по умолчанию все документы доступны онлайн.

Где он терпит неудачу

  • Обеспечьте безопасность — шифрование на стороне клиента : Evernote не обеспечивает шифрование на стороне клиента . Поскольку для меня это очень важно, я использую функцию личной записной книжки Evernote для своих отсканированных документов. Это, конечно, сводит на нет функцию резервного копирования Evernote...
  • Предоставить решение для резервного копирования : поскольку я не использую облачную функцию Evernote, мне нужно предоставить собственное решение для резервного копирования. Для этого я использую CrashPlan Pro , с помощью которого делаю резервную копию файла базы данных Evernote ( %PROGRAM_DATA%/Evernote/Databases). CrashPlan использует клиентское шифрование и поддержку добавочных изменений, поэтому он очень хорошо подходит для этой потребности.

Вот мой опыт сканирования , резервного копирования и индексации моего безбумажного офиса.

Я хотел бы знать, есть ли более оптимизированное решение, которое не требует, чтобы я сплел две программы, чтобы удовлетворить все мои потребности...

Я в том же положении, что и вы, и ищу точно такое же программное обеспечение/решение. Evernote кажется решением , но, как вы описали, есть некоторые недостатки. Спустя год после вашего первоначального поста вы нашли что-то лучше/более подходящее?
@Ratnanil - я до сих пор не нашел лучшего решения, хотя я все еще думаю, что мое текущее решение не идеально. Я буду очень рад видеть любые новые сообщения на эту тему здесь или где-либо еще... Как вы справляетесь с этой ситуацией?
На данный момент я делаю это самым худшим из возможных способов: с дропбоксом. Преимущество этого «решения» заключается в том, что оно основано на облаке, является кросс-платформенным и имеет некоторые функции резервного копирования. Основным недостатком является отсутствие возможности «метки». Кроме того, я серьезно сомневаюсь в безопасности (учитывая, насколько легко создать общедоступную ссылку на любой файл, хранящийся в Dropbox). Я хотел бы реанимировать ваш вопрос, как мне лучше всего это сделать? Перефразировать нормально?
@Ratnanil - канонический способ сделать это здесь - использовать награды .
Я все еще не уверен, как будет выглядеть мое идеальное решение. На самом деле я изучаю бизнес Evernote. Какой план вы используете?
@Ratnanil - я использую бесплатный уровень, так как основная часть функций, которые мне нужны, - это автономный блокнот (поскольку Evernote по-прежнему не поддерживает зашифрованные блокноты) - платная версия не добавляет ничего, что мне нужно.
@Ури Агасси, мне интересно, удалось ли тебе изменить свою систему или остаться с Evernote? Что касается безопасности, сегодня есть надстройка, которая может шифровать блокноты как в Evernote, так и в OneOnte, под названием «Saferoom», вы видели ее или используете? Ваше здоровье!
@TVDN - я все еще использую Evernote, хотя мне все же хотелось бы рассмотреть серьезные альтернативы (не нашел ни одной, которая соответствовала бы моим требованиям). Что касается «убежища» — я не знал об этом, поэтому проверю, но по моему первоначальному взгляду кажется, что он шифрует только содержимое заметки, поэтому метаданные (заголовок, теги) по-прежнему в открытом виде — и это ценно данные, которые я хотел бы сохранить в безопасности...
Это очень плохо. Я примерно в такой же ситуации. Ограничение размера файла не помогает мне с Evernote, а ограничение размера пути не помогает с Windows. Я пытаюсь использовать Microsoft Access, однако ограничение на размер файла также не работает. Моя следующая попытка будет заключаться в использовании XAMPP или аналогичного для запуска локального сервера и, возможно, использовании logicalDOC или аналогичного. Я бы предпочел только локальную установку, чем веб-интерфейс.
Скажите мне, если вы найдете интересную альтернативу!
Менеджер документов для безбумажного офиса
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v