электронные письма рано утром и поздно вечером [закрыто]

Я лично ненавижу идею о том, что есть одно главное правило для ответа на электронную почту и проверки времени суток. Я искренне верю, что когда вы проверяете электронную почту, то, как вы отвечаете, и своевременность вашего ответа полностью зависит от каждого конкретного случая, и это должно соответствовать вашей рабочей миссии, культуре вашей организации и вашему личному стилю. Я знаю многих успешных менеджеров, которые утром первым делом читают электронную почту — в частности, потому что это утренний ритуал, с которого они начинают свой день, а утро — это время, когда они сосредотачиваются на входящих сообщениях.

Но я согласен с тем, что это должно быть осознанное решение, и то, как менеджер управляет своими ответами по электронной почте, является довольно полезным способом задать тон в команде.

Вот о чем следует подумать:

Электронная почта в нерабочее время

То, как и когда босс отвечает на электронную почту, должно и действительно влияет на восприятие ожидаемого и приемлемого. Я сторонник того, чтобы подавать пример, и я бы рекомендовал всем, кто занимает руководящую должность, подумать о том, как они хотят, чтобы команда функционировала, когда они проверяют и отвечают на электронную почту в нерабочее время.

Как босс, нет ничего необычного в том, что первая порция срочных электронных писем будет первой на вашем столе, и это ваша возможность провести сортировку. Если у вашей команды есть критически важная функция, которая не сработает, если вы не отреагируете как можно скорее на инцидент с высоким приоритетом, тогда вам просто придется проверять электронную почту в нерабочее время, и вам придется ожидать, что ваши люди будут быть отзывчивым, когда вы спрашиваете. Это не означает, что вы не можете ожидать, что человек, который потратит несколько часов на работу над проблемой вечером, не найдет время позже в течение недели, чтобы сбалансировать жизненные и семейные обязательства.

Что я обычно делаю и делал на нескольких должностях:

• Проверяйте электронную почту вечером, но часто только тему и отправителя — особенно в технической работе, есть много автоматически сгенерированных электронных писем, которые можно игнорировать таким образом. В наши дни удивительная особенность большинства проверок электронной почты по телефону заключается в том, что я могу с первого взгляда увидеть, изменилось ли количество писем в моем почтовом ящике, что может означать, что я проверяю только тогда, когда вижу изменение номера.

• Поднимите срочную почту и остановите цепочку писем - если это ДЕЙСТВИТЕЛЬНО срочно, почему бы не позвонить? Электронная почта обычно предполагает пассивность и задержку во времени, что противоположно тому, чего вы хотите в кризисной ситуации. Сначала позвоните человеку, отправившему письмо, и убедитесь, что оно стоит того, чтобы набрать обороты. Затем начните призывать своих людей для мобилизации отряда борьбы с кризисом.

• Может быть полезно сделать и то, и другое: письменные подробности хороши для электронной почты, уведомления без задержки по времени хороши для телефонных звонков. Поэтому, если вам нужно, чтобы кто-то сделал что-то с большим количеством подробной информации, отправьте ее, а затем позвоните им.

• Если это происходит часто, подумайте о ротации по вызову или формализации рабочего времени в шахматном порядке. Критическая миссия — это критическая миссия, и для этого существует множество командных моделей. Это хороший способ перейти к обсуждению с высшим руководством — если вы ежемесячно решаете ряд неотложных вопросов, будет справедливо сказать: «Нам нужно изменить то, как мы ведем бизнес».

Не пишите, если вы дома с семьей и это НЕ срочно. Если то, что вы пытаетесь сделать, — это немного продвинуться вперед, потому что вы совмещаете некоторые рабочие и семейные обязательства, тогда придумайте способ сложить их в папку «Исходящие» и отправить утром — особенно если вы отправляете подчиненные.

Работа с вариациями рабочего времени

Другая причина электронной почты в нерабочее время заключается в том, что люди не работают в одно и то же время. Будь то разница в рабочем времени в одном часовом поясе или просто разница между часовыми поясами — в современном офисе справедливо ожидать, что разные люди находятся в офисе в разное время, — и электронная почта — идеальное средство для работы с такой разницей. .

В данной команде в данном месте будет справедливо задать тон «между часами X и Y, давайте постараемся быть вовремя» — это общая идея основных часов. Оттуда — сделайте так, чтобы часовые пояса работали в вашу пользу — не напрягайтесь, чтобы составить электронное письмо первым делом с утра, если оно не будет прочитано до вечера. Поймите, что у вас тоже есть свой темп рабочего дня, и вы можете максимизировать свою энергию, найдя надежный ритм своей реакции.

Я заметил, что большинство офисов принимают во внимание ритм электронной почты босса, если он надежен — если они знают, что босс всегда проверяет и отвечает на электронную почту в определенном окне, люди часто будут прилагать усилия, чтобы получить то, что он хочет. и нужно к тому времени.

Сосредоточьтесь на соединении скорости ответа с важностью ответа

Нет такой вещи, как наличие достаточного количества времени для всей вашей электронной почты. Сосредоточьте свое время на том, чтобы наиболее важные решения и ответы отправлялись как можно быстрее. Объясните своим людям, каковы приемлемые скорости отклика, и не расстраивайтесь из-за того, что время работает по-разному на обеих сторонах динамики мощности. Раньше я чувствовал себя ужасно, что мне нужна информация в течение нескольких минут или часов, но часто я не мог предоставить обновленную информацию своей команде быстрее, чем за пару дней. Но дело в том, что у начальников другой набор работы, чем у людей, которые им подчиняются.

Тонкие вещи, о которых нужно знать:

• Извинитесь, когда вы знаете, что опоздали, чем должны были
• Не стесняйтесь указывать сроки и объем работы по реагированию. Например: «Мне нужна оценка этого к полудню, просто быстрое предположение о времени в порядке, мне не нужно, чтобы вы тратили на обдумывание этого больше нескольких минут. Но если бы вы могли провести некоторое исследование и подтвердить свою оценку послезавтра, это было бы идеально».
• Отслеживайте и давайте обратную связь, когда важные сроки не соблюдаются.
• Найдите способ показать разницу между важным и менее важным.

Идеальное время для несрочных писем

Я бы сказал, что это когда у ВАС есть время. Поймите, что электронная почта — один из самых ненадежных способов общения с людьми. Вы получите гораздо больше информации из личной беседы, разговора по видео или телефону или даже обмена мгновенными сообщениями (иногда), чем по электронной почте. Таким образом, в течение рабочего дня расставляйте приоритеты в первую очередь для более важных/качественных сообщений, сохраняя несрочные сообщения электронной почты на время, когда высококачественное сообщение недоступно.

У большинства менеджеров, которых я знаю, есть то, что я называю «время здравомыслия» — у них есть специальное место в рабочем дне, когда они находят время для себя, для глубоких размышлений, стратегии и самостоятельной работы. Почти всегда бывает раннее утро, прежде чем люди входят или уже после того, как большинство людей уходит. До или после того, как вы придете в себя, вероятно, лучшее место, чтобы закончить последние несрочные дела, поскольку маловероятно, что вас будут прерывать.

Не существует волшебной техники для достижения успеха. Не читать электронную почту первым делом с утра может быть полезно для некоторых людей, но это, вероятно, вызывает всевозможные проблемы для других в их организациях. Я также подозреваю, что это работает только для людей, у которых есть исполнительный помощник, который обязательно скажет ему, если есть что-то важное, что ему нужно увидеть.

Во многих организациях электронная почта имеет решающее значение для понимания проблем, с которыми вы сталкиваетесь в этот день. Я не мог бы выполнять свою работу, если бы не читал электронные письма в первую очередь, потому что их содержание может изменить не только мои приоритеты, но и приоритеты моей команды. Никто не добьется успеха, если не будет знать о срочных изменениях приоритетов или возникших новых проблемах. Я также получаю электронные письма напрямую от клиентов, и у меня есть цели относительно того, как быстро я должен на них отвечать.

Старшие менеджеры имеют дело с более широкой картиной, менее ориентированными на детали вещами и могут не смотреть на них позже или в определенное время дня. Люди, которые действительно должны выполнять работу, и их непосредственные начальники не могут.

У меня также были такие старшие начальники, которые игнорируют эти вещи до тех пор, пока они создают проблемы для своих сотрудников, но не говорят им о задачах, которые необходимо выполнить, пока они почти не наступили или просрочены. Затем задачи выполняются в беспорядке и, следовательно, выполняются хуже, чем могли бы быть, и персонал испытывает стресс, из-за чего лучшие люди уходят. Таким образом, хотя они могут казаться успешными, игнорируя мелочи электронной почты, часто они были бы еще более успешными, если бы своевременно решали проблемы.

Но чтобы добиться успеха, вы должны выработать ритм своего дня на основе того, как протекает работа в вашей организации.не по какой-то случайной управленческой статье. Если у вас сжатые сроки и частые смены направления, вы не можете позволить себе не читать электронные письма по мере их поступления. За эти годы я получил много электронных писем, в которых мне предлагалось прекратить работу над чем-то, потому что оно было отменено клиентом, или в которых говорилось, что эти новые проблемы имеют более высокий приоритет, чем то, что мы делаем. Я также получаю электронные письма от своих сотрудников (которые не находятся рядом со мной или даже в том же часовом поясе), когда у них заканчивается работа (нет смысла тратить впустую целый рабочий день, потому что вы были слишком заняты, чтобы читать электронные письма). ). Я получаю приглашения на встречи по электронной почте, и это помогает узнать о встречах до того, как вы получите напоминание о том, что они должны начаться, поскольку иногда вам нужно к ним подготовиться. Если у вас есть работники в других часовых поясах,

Теперь, сказав это, часто полезно знать, какие электронные письма читать, а какие можно обработать позже или проигнорировать. Вам не нужно внимательно читать каждое электронное письмо или менять директино по любой прихоти.