Если неопределенность, присущая проекту, препятствует точному планированию или распределению ресурсов для задач более чем на месяц вперед, как менеджеры проектов могут лучше всего еженедельно общаться, координировать и отслеживать прогресс сотрудников, чтобы это постоянное планирование/коммуникация не становилось бременем времени?
Как бы просто это ни звучало, ежедневная схватка и доска — два лучших инструмента для управления такого рода неопределенностью.
В начале недели спланируйте, что, по вашему мнению, вам нужно сделать, учитывая, что он может меняться ежедневно, и представьте план своей команде на ежедневном скрам-совещании в первый день (понедельник или любой другой день, с которого начинается ваша неделя планирования) и поместите план на доску для всеобщего обозрения.
Убедитесь, что на доске есть план на эту неделю, а также общий план на следующие 4-6 недель, чтобы все знали, что будет дальше.
По мере изменения плана и по мере того, как люди выполняют задачи, заметно меняйте план на доске, но не прерывайте команду, они могут видеть, что вы встаете, чтобы изменить план, чтобы они знали что-то, и они могли либо читать доску, либо приходить к вам для получения более подробной информации или дождитесь схватки на следующий день. Очевидно, что если это напрямую влияет на их текущую работу, вам следует обратиться к ним напрямую.
Особенно, если ваша доска находится в заметном месте в офисе, например, на пути к кофе-машине, вы скоро увидите, что почти у всех есть отличное общее представление о том, где находятся вещи и что будет дальше.
Теперь, конечно, вам все еще нужно где-то хранить детали, например, ваш традиционный план проекта, чтобы вы (и руководство знали) о перерасходе, мелких деталях и т. д.
Не пытайтесь чрезмерно разложить свои вехи. Отслеживайте и управляйте прогрессом в достижении вех, не опускаясь ниже, чем это возможно с учетом имеющейся у вас информации. Это сложная часть планирования набегающей волны, но также и ее элегантность.
Повышение четкости самих рабочих пакетов становится прогрессом и является признаком прогресса.
Постоянное общение является необходимостью в проектах, независимо от уровня неопределенности. Это факт вечерней жизни.
Планирование и сообщение результатов всегда требует времени, но и то, и другое ценно и необходимо, а альтернатива — никакого планирования или сообщения — займет гораздо больше времени. Первое, что меня поразило, это "еженедельная отчетность" за месяц работы.
Если вы полагаетесь на периодичность одной недели для подробного плана на месяц, то у вас слишком много времени между отчетными периодами. Я рекомендую увеличить периодичность до трех рабочих дней или даже меньше.
Теперь вы, должно быть, думаете, что я сумасшедший, что вы уже жалуетесь на бремя времени, а я рекомендую что-то, что сделает его хуже. Однако я думаю, что результаты моей рекомендации нелогичны.
За месяц работы у вас много работы в высоком темпе, совпадающем с планом работы на следующий месяц. Неделя в пределах этого периода времени огромна, когда у вас есть много работы (относительно говоря), много проблем, над которыми нужно работать, что, я думаю, усугубляет временную нагрузку. На самом деле, если вы сократите период между ними, вы действительно сможете снизить нагрузку на время — меньше говорить о чем-то, быстрее справляться с проблемами и рисками и т. д.
Даже если ваше бремя времени не уменьшается, еженедельная отчетность о работе за месяц аналогична ежеквартальной отчетности за год. Вы бы сделали это?