Как оформить командировочные расходы?

Что касается денежных расходов:

Носите с собой небольшой блокнот и карандаш для гольфа (или подобное оборудование на ваше усмотрение). Дайте дату на странице, а затем каждый раз, когда вы совершаете покупку за наличные, записывайте сумму и краткое примечание о том, где или для чего была совершена покупка, чтобы вы помнили, когда будете вести свою бухгалтерскую книгу позже. Чем раньше вы запишете расходы, тем проще будет вспомнить точную сумму и для чего она была. Возможно, вам захочется пересчитать наличные в кошельке до и после прогулки, если вы предполагаете, что у вас не будет времени, чтобы быстро сделать пометку в блокноте, или сделать пометку как можно скорее после факта (например: подождите, пока вы сядете). в автобусе, чтобы записать, сколько вы потратили на проезд в автобусе при входе).

Что отслеживать, в первую очередь зависит от того, для какой цели нужно отслеживать расходы. Если вы просто пытаетесь убедиться, что вы не выходите за рамки бюджета, вы можете отслеживать иначе, чем если бы вы пытались оценить, сколько нужно отложить на будущую поездку аналогичной продолжительности. Если вы отслеживаете «дыры» в расходах (например, кто-то другой угостил вас ужином), вы, вероятно, захотите сделать заметку, куда должны идти эти расходы, чтобы вы могли помнить об этом в своих оценках будущих расходов.

Три вещи помогают мне быть организованным:

• Имейте привычку писать на квитанциях, которые не являются очевидными (например, во многих такси указан только город, даже не дата - написав В АЭРОПОРТ сейчас, вы сможете заполнить остальное позже)
• Имейте стандартное место для хранения квитанций, которые вы не обработали (для меня это в блокноте, чтобы они не смялись - если я не получил квитанцию, я часто записываю сумму в блокноте в то время)
• У вас должен быть способ «обработать» квитанции, записав их в резюме или введя их в электронную таблицу, и место для их размещения после этого.

Если ваше резюме имеет довольно стандартный формат, это может помочь вам понять, где вы упускаете расходы — с первого взгляда вы можете увидеть, что, возможно, нет записи на обед во вторник. В моем случае, если кто-то еще покупает мне еду или я пользуюсь такси, а другой парень настаивает на том, чтобы заплатить за все это, я пишу «Джо заплатил» или что-то еще в этом месте в сводке, чтобы я знал, что это не недостающая квитанция. Если это пропавшая квитанция, я могу поискать ее перед выездом из отеля или попытаться вспомнить номер хотя бы приблизительно.

Наконец, возьмите одну кредитную карту для деловых поездок и положите на нее столько денег, сколько сможете. Вы можете многое восстановить из выписки по кредитной карте, но из «Я приехал в город с 73 долларами, а уехал с 14 долларами» не так уж и много. Кроме того, вы получите по крайней мере квитанцию ​​по кредитной карте, даже если вы не получите подробный список с налогами.

Я использую Homebank для всех моих личных финансов. Некоторые также клянутся GnuCash , но я нахожу это ненужным сложным. Homebank проще и имеет все функции, которые мне нужны.

Обычно я собираю все квитанции в течение дня и провожу добрых десять минут, добавляя их в базу данных. Если вы платите картой и используете электронный банкинг, вы можете экономить на квитанциях и получать точную информацию о расходах на веб-сайте вашего банка (это удобно при оплате в другой валюте, обменные курсы банка отличаются от официальных, и некоторые дополнительные налоги могут подать заявление).

Это требует некоторой дисциплины — если вы пропустите регистрацию всего на несколько дней, куча квитанций станет непреодолимым препятствием, которое вы не сможете легко заставить себя преодолеть. Кроме того, если вы не делаете это каждый день, вы, как правило, забываете, на что вы потратили свои деньги, если вы не получили квитанцию ​​— вы не сможете так легко это отследить.

Что касается расходов, то я добавляю все до единого, чтобы фактические суммы и те, что указаны в книге, совпадали. Если вы не можете вспомнить конкретную транзакцию, вы всегда можете поместить ее в категорию «Другое» и все равно сбалансировать все. Как правило, это небольшие разовые покупки.

маленький блокнот и ручка или карандаш творят чудеса. Нет необходимости в зарядных устройствах :)

Я разработал приложение для Android, предназначенное именно для этого: легко отслеживать свои расходы во время путешествий. Он поддерживает несколько валют, классифицирует расходы и отслеживает их на карте. Его основная цель — отслеживать общие расходы группы людей, но вы также можете использовать его как один человек.

Посмотрите : TravelMoney

Ура Фрэнсис

Прошлым летом мы с другом отправились в отпуск и в конце воспользовались общей таблицей Google, чтобы подвести итоги. Убедитесь, что вы сохраняете все квитанции и готовы списывать мелкие вещи, а затем просто создайте бухгалтерскую книгу в электронной таблице и сравните значения. Это также дает вам преимущество в том, чтобы видеть, куда ушли деньги в совокупности (например, если вы заплатили за проживание, а кто-то другой оплачивает проезд, вы можете увидеть итоги того, куда ушло больше всего денег).

Самое сложное для меня — это удерживать в голове, для чего я использовал наличные и для чего использовал карту. Одна вещь, связанная с наличными, заключается в том, чтобы снимать большие круглые суммы — тогда вы можете увидеть, что осталось, и получить точную оценку того, что было потрачено.

Мне нравится отслеживать расходы, когда я путешествую, так как у меня ограниченный бюджет, но что мне не нравится, так это отслеживать, где находятся все мои квитанции! Большинство других ответов, похоже, предполагают следующее: сохраняйте квитанции, а затем используйте что-то еще для отслеживания.

Как правило, я взял за привычку фотографировать квитанцию ​​в приложении Evernote на своем телефоне. (Я настроил Evernote на синхронизацию только по сетям Wi-Fi, чтобы мне не приходилось загружать файлы в медленных мобильных сетях. Он все равно сохраняет локальную копию.) Тогда не имеет значения, потеряю ли я свои квитанции или нет. В той же заметке вы также можете быстро ввести или записать примечание о расходах, по которым вы не получили квитанцию. Это быстрая и простая операция, а позже, когда вы вернетесь и вам нужно будет указать расходы, вы можете сесть и сложить их за один раз.

Этот метод работает достаточно хорошо для меня. Я думаю, однако, что в какой-то момент, какой бы метод вы ни использовали, вам просто нужно сделать это привычкой! Вы можете ходить по кругу, повторяя: «Но я трачу наличными! Несколько раз в день! А потом я их все забываю!» но на это нет просто реального ответа. :)

Я сделал приложение для отслеживания своих расходов... Вы можете найти его здесь: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Следите за своими расходами в путешествиях или в выходные дни с друзьями. Запишите, как вы потратили свои деньги, где вы их потратили, сколько, с кем и каков был вклад каждого в вашей партии. Вы будете знать в любой момент, сколько вам вернут и сколько вы владеете.

• Создайте профиль пользователя для своих друзей и добавьте их в свое путешествие.
• Добавьте свои расходы.
• Добавьте вклад каждого из ваших друзей.
• Знайте в каждый момент, сколько вы и ваши друзья потратили.
• Создайте карту, чтобы отслеживать свои расходы в путешествиях.
• Отправьте письмо с резюме всем своим товарищам по путешествию.
• Импортируйте попутчиков из адресной книги.
• Предварительно сгенерированная поездка для тестирования приложения.