Как вежливо отвечать на стандартные электронные письма с просьбой о докторской степени/работе в моей лаборатории? Не теряя слишком много времени

В настоящее время я сохраняю следующий текст на своем компьютере и просто вставляю его в ответ по электронной почте каждый раз, когда получаю такое электронное письмо.

Мне жаль говорить, что это электронное письмо слишком общее, чтобы я мог рассматривать вас как будущего аспиранта, работающего со мной. К сожалению, это не свидетельствует о том, что вы знаете, над какими темами я работаю. Я бы порекомендовал в будущем отправлять только несколько писем. Сосредоточьтесь на максимум 10 или около того потенциальных руководителях, которые действительно соответствуют вашим конкретным исследовательским интересам. Объясните, что конкретно привлекло вас в них как руководителя. Объясните, над чем вы хотите работать с ними. Вы должны были прочитать одну из их статей или, как минимум, прочитать описание их исследования на их веб-странице. Тип письма, которое вы написали, получит очень мало ответов, потому что мы получаем несколько таких писем. Я надеюсь, что это не слишком резко. Я надеюсь, что вы прислушаетесь к этому совету и станете лучше в следующий раз, если будете отправлять больше электронных писем в будущем, потому что я действительно хочу, чтобы вы добились успеха.

Вот пример того, что я отправил своему потенциальному научному руководителю 10 лет назад. Я отправил электронное письмо только 6 профессорам, потому что действительно хотел потратить много времени на то, чтобы адаптировать свою электронную почту к их интересам и убедить их, что я хочу работать над тем, над чем работали они.

«Меня зовут ____________, и я старший специалист по прикладной математике в Калифорнийском университете в Дэвисе. Мне интересно работать в вашей лаборатории во время учебы в аспирантуре из-за моего широкого интереса к теоретической экологии.

Ваш веб-сайт особенно выделяется, потому что вы заявляете, что поощряете независимые исследования и командную работу. В настоящее время я сотрудничаю с шестью другими студентами, моделируя динамику популяций растений в фрагментированных ландшафтах. Мы определили свой собственный исследовательский вопрос, и, хотя это была самая сложная часть проекта, она была самой полезной.

Во время этого проекта я впервые наткнулся на вашу раннюю работу по динамике популяций растений в стадии покоящейся жизни, а также, читая некоторые из ваших новых статей по эпидемиологии, динамике добычи и эволюции хищников, мне очень нравится разнообразие проблем в вашей лаборатория

В частности, мне интересно проводить исследования в области пространственной экологии и понимать, как распространяются популяции. Это связано с тем, что распространение является не только фундаментальным процессом в экологии, но и потому, что оно лежит в основе борьбы с вредителями и болезнями окружающей среды. Я думаю, что ваша работа над моделями интегральной проекции будет особенно актуальна для моделей распространения, которые я хочу изучить (интегро-разностные уравнения). Я нахожусь в начальной фазе составления заявки на получение исследовательской стипендии NSF о том, как лучше всего выбирать места для борьбы с вредителями, когда виды вредителей распространяются в соответствии с такими уравнениями, и думаю, что вы были бы идеальным руководителем проекта.

Мне интересно, будут ли у вас какие-либо вакансии для новых аспирантов в вашей лаборатории в следующем году? Будем очень признательны за любые комментарии или отзывы».

Обратите внимание, что части, посвященные командной работе и независимым исследованиям, находятся специально на веб-сайте этого профессора, где рассказывается о качествах, которые он ищет в аспирантах. Я не помещал это предложение ни в одно из своих электронных писем другим профессорам (на самом деле все предложения, кроме первого, очень разные для каждого будущего профессора). Большинству профессоров я писал более короткие электронные письма, в которых основное внимание уделялось тому, как их работа связана с моей. Например, такие предложения, как выделенное жирным шрифтом в этом письме.

ваше здоровье,

-Доктор Х

Цель состоит в том, чтобы дать им полезные советы, которые они могли бы использовать и стать более успешными в будущем. Часто эти студенты приезжают из неблагополучных семей или из развивающихся стран, и я думаю, что очень важно попытаться помочь им, а не просто игнорировать их электронные письма. Конечно, по мере того, как кто-то становится более известным, даже эта стратегия может оказаться громоздкой.

За прошедший сезон подачи заявок в аспирантуру почти все студенты, которым я отправил этот ответ по электронной почте, выражали благодарность за совет.

Если меня не особенно интересует профиль студента, я просто удаляю письмо. Если отправитель не приложил никаких усилий, чтобы адресовать электронное письмо лично мне, я не чувствую себя обязанным отвечать на него.

Если меня интересует профиль студента, и он просто не знает, как связаться с потенциальными руководителями, вы можете ответить на общий совет, как предложено в ответе @WetlabStudent, или вы можете написать однострочный общий ответ, например: «Спасибо за протягивая руку. Что конкретно могло бы вас заинтересовать в работе со мной?» и дайте студенту возможность быть более конкретным.

В нашем отделе мы пересылаем эти электронные письма администратору отдела, который отвечает вежливым, но общим электронным письмом, поощряя потенциальных студентов подавать заявки в соответствии с нашей обычной процедурой. Тем не менее, это нечто большее, и я понимаю, что многие факультеты не предлагают такую ​​услугу своим преподавателям.

Вместо этого, если вы являетесь пользователем Gmail, я рекомендую функцию «консервированных ответов», которая даже проще, чем метод копирования и вставки IMO.

Похоже, здесь существует консенсус относительно ответов на обычные электронные письма с помощью готовых электронных писем. Мне нечего добавить к существующим ответам, кроме технического решения, облегчающего процесс копирования и вставки электронных писем. Два программного обеспечения, которые я могу порекомендовать пользователям Windows, это PhraseExpress и AutoHotkey . Первый имеет графический интерфейс и может синхронизироваться с вашим телефоном, второй дает вам больше гибкости.

Для AutoHotKey используйте:

:*:cemail::
SendRaw,
(
text text text
)
return

Таким образом, каждый раз, когда вы печатаете cemail(сокращенно от «консервированного электронного письма»), text text textон будет набираться автоматически. Если вам нужно настроить текст, используйте этот шаблон:

InputBox, string1, What to type?, Suggestion 1`, 2`, 3 
InputBox, string2, What to type?, Suggestion a`, b`, c 
SendInput text text %string1% text %string2%

Коробка будет такой:

Жизнь заключается в постановке целей и приоритетов.

Если ваша цель — стать святым, то потратьте время, помогая этим случайным неизвестным личностям осуществить их амбиции. Если нет, просто нажмите «удалить».

Никто не может сказать вам, стоит ли стремиться к святости или к получению Нобелевской премии за свою научную работу (или что-то среднее между этими крайностями), но история показывает, что попытки добиться того и другого одновременно не работают.

Интересный вопрос. Я прошел процесс подачи заявки несколько лет назад, и довольно много профессоров так и не ответили, и, честно говоря, я думаю, что это совершенно нормально, и сказал многим своим друзьям не ожидать ответа при подаче заявки. Если вы действительно хотите, я буду краток и скажу, что вы ищете студентов с более ясным представлением о предметах своих исследований и тех, кто лучше знает, что вы изучаете. а потом пожелайте им удачи.

Как вежливо отвечать на общие электронные письма

Не. Если электронное письмо нежелательно, вы не обязаны отвечать.

Я знаю, что это идет вразрез с нашим внутренним моральным компасом, но подумайте об этом так: отправлять электронную почту быстро и легко. Слишком быстро и слишком легко. Эти люди, скорее всего, приложили меньше усилий для отправки такого письма, чем усилия, которые вы приложили для его чтения! Это ты здесь в невыгодном положении. Отвечать — это не что иное, как позволять себе украсть еще больше времени против вашей воли. Вот почему ваши коллеги просто удаляют их. Не расстраивайтесь из-за того, что игнорируете плохие письма.

На самом деле, стыдно за ответ! Если вы отвечаете на плохие письма, вы только показываете, что их стратегия работает, и побуждаете их продолжать отправлять больше. Вы помогаете, игнорируя.

Вы хотите быть полезным. Но они не просят твоей помощи, они просят об особой услуге. То, что вы сейчас делаете, является непрошенным советом , таким же непрошенным, как и их спам. И, как и большинство нежелательных вещей, это только делает все хуже. Вас будут воспринимать как снисходительного и покровительственного человека. По сути, вы говорите: «Будь больше похож на меня, а не на себя». Никто не хочет это слышать. Вы никому не помогаете, вы просто заставляете себя чувствовать себя лучше, будучи самим собой.

Вы должны быть осторожны, чтобы не тратить на ответ на электронное письмо больше времени, чем было потрачено на его отправку. Не расстраивайтесь из-за удаления полностью общего электронного письма, но если у меня есть время или электронное письмо имеет какую-либо ценность, я отправляю электронное письмо с одним предложением, в котором спрашиваю подробности о том, как это относится к моей собственной работе, или если это студент, запрашивающий стажировка с хорошей электронной почтой, я предлагаю в будущем подать заявку на докторскую степень с надлежащей связью с работой человека, с которым они хотят связаться. Вы также можете написать веб-страницу о том, что вы хотите написать в «холодных» приложениях PhD или postdoc (или сказать, что это не приветствуется), а затем просто отправить URL-адрес, когда вы получите эти электронные письма.