Эффективный отчет о состоянии ясно и лаконично сообщает заинтересованным сторонам, на каком этапе находится проект и насколько хорошо он продвигается. Его основная цель — информировать, и чтобы быть эффективным, он должен быть актуальным, актуальным и легко читаемым и понятным для вашей аудитории.

Среда :

электронная почта хороша для небольших проектов , но для более крупных проектов с несколькими потоками работы она может быть слишком ограниченной: электронная почта требует довольно коротких фрагментов информации (1 страница или около того), поэтому работает, если вы кратки. Специализированные инструменты отслеживания/отчетности PM или офисные документы (например, MSWord, MSExcel, MSPowerpoint) позволяют получить больше деталей и больше возможностей для представления информации (графика, форматирование, макет и т. д.).

Частота :

Я считаю, что еженедельные отчеты о состоянии работают хорошо . Если только это не требуется, ничего более частого, иначе вы потратите свое время, работая над своим отчетом о состоянии (и у вас будет не так много отчетов). Что-нибудь менее частое (например, ежемесячно), и ваш проект потеряет видимость.

Содержание:

Эффективный отчет о состоянии требует конкретных, фактических и четких утверждений, независимо от того, какой носитель вы используете. Речь идет о том, что происходит сейчас, поэтому сосредоточьтесь на том, что только что было сделано, и на том, что предстоит, выделяя любые ключевые проблемные области, которые могут повлиять на прогресс. Вот пример структурирования контента:

• Заголовок отчета: название/идентификатор проекта, имя PM, дата выпуска.
• Статус проекта : краткое сообщение о том, на каком этапе находится проект и как он идет вразрез с планом. Вы также можете использовать индикатор RAG (красный/желтый/зеленый), чтобы показать прогресс (не планировать/под угрозой/в пути). Покажите статус прошлой недели по сравнению с этой неделей, чтобы ваш читатель мог сразу увидеть, как развиваются события.
• Ключевые достижения на этой неделе : перечислите основные задачи, над которыми работали на этой неделе, и все достигнутые вехи или завершенные задачи.
• Основные мероприятия на следующей неделе : перечислите основные задачи, над которыми предстоит работать на следующей неделе, и вехи, которые необходимо выполнить.
• Основные риски и проблемы : перечислите любые существенные риски и проблемы, влияющие на ход проекта. Старайтесь, чтобы в нем было не более 5 пунктов, делайте его коротким, но всегда указывайте план/действия по решению каждой проблемы.

Другие рекомендации:

• Если это не требуется, я бы рекомендовал вам не включать информацию о бюджете в отчет о состоянии; как правило, эта информация касается только нескольких человек, это могут быть конфиденциальные данные, и вы часто не будете получать много обновлений каждую неделю (учет обычно ведется ежемесячно).
• Чтобы быть эффективными, формат и содержание отчета о состоянии должны соответствовать его аудитории . Как сказал Томас в своем ответе, его руководитель хочет одну страницу, чтобы управлять тем, как сообщается о вещах. В других случаях у вас могут быть заинтересованные стороны или супервайзеры, которые хотят видеть определенное количество деталей или контента в определенном формате. Хорошей практикой в ​​начале проекта является согласование с вашим руководителем/спонсором того, как вы будете отчитываться о своем проекте.
• Отчет о состоянии предназначен для информирования, поэтому не используйте его для решения проблем или решения конкретных проблем.
• Не используйте отчет о состоянии для объявления плохих новостей : если у вашего проекта проблемы, не ждите, чтобы сообщить об этом.
• Будьте дисциплинированы в составлении отчета: он дает представление о вашем проекте, а также показывает, что вы в курсе дел. Вам, как продакт-менеджеру, также очень полезно следить за тем, как идут дела, и это дает вам формальный, регулярный канал связи.

Это очень зависит от характера вашего проекта и команды. Как правило, я стараюсь выделить области усилий, которые сильно различаются. В программном обеспечении это обычно открытые препятствия, обнаруженные и устраненные препятствия, а также выполненная новая работа (истории). Я также включу несколько графиков, которые отображают запланированные расходы по сравнению с фактическими расходами по сравнению с общим бюджетом и исторический текущий прогресс по сравнению с ожидаемой общей работой (например, отчет CFD).

В идеале каждый из них, если не общий отчет, легко создается с помощью электронного инструмента отслеживания и требует незначительных дополнительных усилий.

Наконец, я склонен включать короткий абзац своих интерпретаций информации в качестве ведущего аспекта.

Итак, в качестве шаблона:

название проекта

Синопсис

Короткий абзац, описывающий мою интерпретацию текущей ситуации, а также называющий всех, кто заслуживает положительного признания. Я никогда не включаю негативные атрибуции в адрес конкретного сотрудника, они ложатся на всю команду в целом.

Открытые препятствия

Заголовок первого выпуска - обзор и разветвления
Заголовок второго выпуска - обзор и разветвления

Устраненные препятствия

Заголовок первого выпуска - обзор и разветвления
Заголовок второго выпуска - обзор и разветвления

Выполненная работа

Рассказ номер один Название
рассказа номер два

Бюджетные диаграммы/детали

Отчет о состоянии, который мы используем, состоит всего из 4 разделов: выполненные задачи, текущие задачи, запланированные задачи и блокирующие проблемы. Это просто документ Word, который отправляется по электронной почте руководителю в конце рабочего дня каждую пятницу (или, если вы берете отпуск, перед вашим уходом в последний рабочий день недели), а затем архивируется, хотя и с помощью нового программного обеспечения для архивации. , некоторые люди начали переходить к написанию отчета о состоянии в электронной почте. Если есть какие-либо важные проблемы, вы также можете включить раздел «примечания».

Что касается формата, то это просто маркированный список со ссылкой на идентификатор (у всего есть идентификатор, от дефектов до задач и документов) и несколько предложений о том, что мы сделали по этому поводу. Общая длина документа должна быть около страницы — если у руководителя возникнут какие-либо вопросы, он запросит более подробную информацию.

В зависимости от вашей политики отслеживания рабочего времени (наша политика в оборонной промышленности очень строгая, отслеживание времени с 6-минутными интервалами и все, что имеет номер программы и проекта), вы также можете включить эту информацию. Мы этого не делаем, просто потому, что наши руководители имеют доступ к нашим карточкам учета рабочего времени. Некоторые люди по-прежнему предпочитают копировать таблицу, созданную нашим программным обеспечением учета рабочего времени, в свой еженедельный отчет, но это не обязательно.

Что касается того, почему это эффективно, так это потому, что это происходит через короткие промежутки времени, кратко и по делу.

Если вас просят сообщать о своем статусе каждую неделю, у вас на самом деле довольно приличные воспоминания. Не все ведут журнал того, что они делают. Я стараюсь, но между различными проектами, над которыми я работаю, встречами, на которые я хожу, людьми, с которыми я разговариваю, и другими вещами, которые происходят в течение дня, мой журнал не всегда заполнен на 100%. Однако в пятницу днем, когда я сажусь писать это, моя память обычно достаточно хороша, чтобы помнить, что я делал в понедельник (даже в 4:30 в пятницу днем).

Он тоже короткий. Мой начальник хочет страницу, и не более того. Это просто то, на что можно будет сослаться позже, если возникнут какие-либо вопросы относительно того, что происходило. Табель учета рабочего времени рассказывает о том, над чем мы работали и как долго, но ничего не отвечает на вопрос «почему?». или как?" вопрос. Когда вы записываете свои задачи, вы можете отслеживать, почему вы что-то сделали, почему вы столкнулись с проблемами, как вы их решили и так далее. Это то, что полезно во время оценки эффективности и просто для того, чтобы узнать, как прошел проект во время ретроспективы.

Исходя из моего опыта в «рабочей» части уравнения (т. е. реализации консультативной доставки, а не управления), наиболее распространенный формат, который я использовал и который меня просили использовать, таков:

Тема - [проект] [время] статус [дата] {подробности (может быть подпроектом)}

Приветствие

Положение дел

• маркированный список достижений дня

В ожидании

• маркированный список проблем, которые ожидаются или могут повлиять на проект

Проблемы

• маркированный список открытых дел (если применимо) или открытых проблем — подпункт по мере необходимости

Непредвиденные обстоятельства

• маркированный список связанных, но частично не относящихся к теме вопросов (перерывы в расписании, организация работы и т. д.)

План на [дата|период]

• маркированный список того, что ожидается сделать на следующий день или неделю (неделя, если последний статус недели)

Итак, пример электронного письма может выглядеть так:

Имя клиента Статус EoD 05 декабря 2010 г.

Добрый вечер

Положение дел:

• Серверы предоставлены
• Выделенное хранилище
• СМИ поставили

В ожидании:

• Выделение сети для перемещения сервера

Проблемы:

• Питание не готово в новой стойке

Непредвиденные обстоятельства:

• Пикник для всей компании в пятницу днем

План на 06 декабря:

• Подать питание на новую стойку
• Выделение VLAN завершено
• Переместить серверы
• Установите {продукт}

Если вы хотите получить фантазию , используйте цвета для каждого раздела (либо самого текста, либо цвета выделения (фона):

• статус - зеленый
• в ожидании - желтый
• вопросы - красный
• случайный - фиолетовый
• план - коричневый

Отчет о состоянии, который я использовал для информирования руководства и команды, включает в себя вариант квадрантного отчета. Это позволит решить основную проблему, а также необходимость знать статус для руководства и команды. Мне удалось донести до руководства ключевые проблемы, а также осветить хорошо проделанную командой работу.

Составляет -

1. HighLights (сначала приносите хорошие новости)

2. LowLights (обновите плохие новости и укажите, что и кто будет работать над ее решением или выявлением проблемы)

3. Риск (Возможные вещи, которые могут пойти не так, и каковы варианты резервного копирования)

4. Следующие мероприятия (ключевые мероприятия / результаты на следующие 3 недели)

Как упоминалось ранее, аудитория является ключом к шаблону и частоте отчетов. Не бойтесь спрашивать мнение аудитории и вносить изменения.

Если вы ищете шаблон документа, мне нравятся квадрантные отчеты. Они дают человеку возможность быстро отсканировать документ и увидеть визуализацию статуса проекта через светофор. Если зрители того пожелают, они могут прочитать об определенной области. Вот пример: http://www.sebasolutions.com/downloads/ProjectStatus-RevB.pdf

Обратите внимание, что это отрывок из книги «Руководство по управлению программами» Джеймса Т. Брауна.