Цитируя книгу Риты Малкахи:
Отчет о состоянии: в этом отчете описывается, на каком этапе находится проект в настоящее время относительно базовых показателей измерения производительности.
Отчет об отклонениях: в отчете об отклонениях фактические результаты сравниваются с базовыми показателями.
Итак, в основном они оба сравнивают текущие результаты с базовыми показателями, в чем тогда разница?
Ну, во-первых, базовый план(ы) может быть чем угодно – стоимость, график и т.д., но базовый план измерения производительности является подмножеством всех базовых показателей.
Во-вторых, отчет о состоянии, как уже было сказано, ориентирован на жизненно важные аспекты проекта. Скажем, например, Анализ освоенного объема — чтобы увидеть отклонение стоимости или графика от плана. Это может быть частью вашего отчета о состоянии проекта. Это показывает отклонение и может быть названо отчетом о отклонении, но опять же это является или может быть частью отчета о состоянии. Отчет о состоянии также может содержать другую информацию о рисках проекта, его влиянии, изменении заинтересованных сторон и т. д.
Отчет о отклонениях может быть частью отчета о состоянии, но отчет о отклонениях предназначен для других вещей, таких как отклонения в показателях качества / показателях дефектов.
Это как лозунг химии - все щелочи являются основаниями, но не все основания являются щелочами.
Аналогичный отчет о состоянии среди прочего может содержать отчеты о отклонениях или результаты, но отчет о отклонениях - это просто отчет о отклонениях.
Я не могу говорить об определениях Риты Малчахи, но PMBoK никоим образом не содержит определения отчета об отклонениях. В нем обсуждается дисперсионный анализ как метод определения того, где вы находитесь по сравнению с тем, где вы планировали быть. Следовательно, вы можете сделать вывод, что ваш анализ отклонений станет частью вашего отчета о состоянии.
PMBoK ссылается на отчеты о выполнении работы, а затем указывает на отчет о состоянии и отчет о ходе выполнения в качестве двух примеров. Я думаю, что основное различие между отчетом о состоянии и отчетом о проделанной работе заключается в том, что первый основан на моменте времени, т. е. это верно сейчас. Отчет о проделанной работе отличается тем, что в нем сообщается о том, что произошло за определенный период времени. Если ваш проект перевозил товары через географическую область, в вашем отчете о состоянии может быть указано, что вы находитесь в этом городе, все транспортные средства исправны, все сотрудники здоровы. В вашем отчете о проделанной работе может быть указано, что за последние две недели ваши автомобили преодолели 500 миль с момента последнего отчета о проделанной работе.
Ваш анализ отклонений может быть включен в оба варианта: в вашем отчете о состоянии может быть сказано, что вы должны были быть в городе Б, но находитесь только в городе А, с неблагоприятным отклонением в 200 миль; в вашем отчете о проделанной работе может быть написано, что мы планировали проехать 400 миль с момента последнего отчета о проделанной работе, но проехали 500, благоприятная разница в 100 миль.
Тогда у вас будет отчет о прогнозе и отчет о тенденциях. Ваши отчеты о тенденциях будут историческими, рассматривая ваши показатели во многих отчетах о прогрессе и статусе, а ваш прогнозный отчет будет прогнозным, используя ваш анализ тенденций и отклонений, чтобы предсказать, где вы будете в следующем будущем отчетном периоде.
В реальных проектах какая разница, как вы это называете. Вы решите назвать это так, как это лучше всего найдет отклик у тех, кто потребляет информацию, и вы включите в свои отчеты то, что им нужно услышать и понять. Но если вам нужно понять это, чтобы пройти тест PMP, я бы отбросил то, что вы читаете с Ритой (очень отличный источник), с PMBoK.
ИМХО, первая цитата вводит в заблуждение.
Отчеты о состоянии являются/должны быть более широкими и всеобъемлющими, чем отчеты об отклонениях.
Каждый менеджер, на которого я когда-либо работал, хотел получить отчет о состоянии дел. То, что они хотят видеть в своем отчете о состоянии, зависит от каждого менеджера. Если вы не контролируете отчет о состоянии, вы облегчите микроуправление шкафом. У меня был некоторый успех с отчетом о состоянии, который резюмирует 1) окончательный результат (как напоминание), 2) текущие действия 3) Действия, требующие принятия мер — места, где руководство может продуктивно опереться на помощь.
Я никогда не работал на менеджера, которому нужен отчет об отклонениях; по правде говоря, каждый менеджер, на которого я когда-либо работал, сопротивлялся усилиям, необходимым для создания подотчетной базовой линии. (Ответственность подобна аэрозольному полонию)
Книга Р. Малкахи блестящая и полезная. Он, как и все материалы для подготовки к PMP, основан на мифологии управления проектами, а не на том, что делается на самом деле. Это Ivory Tower Project management.
Отчет об отклонениях — это отчет, который специально и непосредственно ищет проблемы.
И: «Почему возникают эти проблемы и что должны прямо сейчас с ними делать лица, принимающие решения?»