Когда я работал над своим предыдущим проектом, руководство проекта дипломатично играло с общением. Был большой беспорядок, связанный с ожиданиями, обязательствами и обещаниями. В какой-то момент я дал понять, что они не раскрыли определенную информацию в начале, подписываясь на проект, и они намеренно скрыли часть информации, упустили часть информации и занизили некоторые моменты, чтобы это ускользнуло от моего пристального внимания. Они пообещали определенные вещи в устной форме, но в итоге отказались. К сожалению, ни один из этих разговоров не задокументирован. Следовательно, в конце концов, у меня нет никаких доказательств, чтобы дать отпор или обратиться в отдел кадров или к высшему руководству. Я чувствую, что это был очень плохой опыт управления проектами.
Недавно я присоединился к новому проекту для совершенно нового клиента и с новой командой. У меня сложились хорошие отношения и общение с руководством проекта, и наиболее важные моменты были задокументированы.
Старший менеджер проекта (SPM), который взял меня на проект, с тех пор покинул организацию и был заменен. Новый SPM встретился со мной один на один и изложил свои ожидания, цели и обещания. После встречи я записала все пункты в электронное письмо вместе с его обещаниями мне и отправила ему как МАМЕ. Мое намерение состояло в том, чтобы задокументировать это общение, чтобы не было никакой путаницы или проблем в будущем. И я четко указал в почте, что цель почты - перепроверить погоду. Я правильно понимаю все пункты и нет неверных интерпретаций . А также заявил в конце письма, что он приветствуется и не стесняется исправлять, если какие-либо пункты неверны, и добавлять, если я что-то пропустил.. Тем не менее, SPM, похоже, воспринял это негативно и сказал, что «я верю в людей, и мы должны верить друг в друга» , и попросил меня повторно отправить электронное письмо, добавив некоторые условия, связанные с результатами. Я это сделал. Я считаю, что он воспринял все это негативно и у него сложилось негативное впечатление, что я ему не доверяю, но я сделал это, основываясь на своем недавнем опыте управления проектами. Я не могу позволить себе еще один такой опыт.
Теперь мои конкретные вопросы
(1) Учитывая ситуацию, что я сделал неправильно? Как мне следовало поступить в этой ситуации и задокументировать общение?
(2) Теперь у меня сложилось негативное впечатление, и это сожгло мосты с моим новым супербоссом (боссом Босса)? Как я могу смягчить влияние на наши рабочие отношения и наладить с ним хорошие отношения?
Я сделал это специально, чтобы избежать более раннего инцидента. А если человек потом откажется от своих обещаний? Что, если этот человек утверждает, что он уже сообщал некоторые аспекты, которые он не сообщал? Эти вещи произошли со мной как раз перед тем, как присоединиться к этому проекту с моим предыдущим менеджером проекта. Как еще я могу избежать подобных вещей в этом проекте (и будущих проектах)?
Менеджер проекта никогда не должен расстраиваться из-за документирования устного общения, если он возражает против письменного продолжения устного разговора, то попробуйте поработать с этим менеджером проекта, чтобы выяснить, не написали ли вы что-то неправильное.
Поскольку это односторонний письменный отчет о двустороннем устном разговоре, весьма вероятно, что у другой стороны могла быть другая интерпретация разговора и того, о чем говорилось. В большинстве случаев это все, что есть, и еще одна встреча для устранения недоразумений в письменном отчете может помочь вам двоим сообщить о вещах, по которым вы еще не пришли к согласию.
Однако, если премьер-министр просто принимает письменные отчеты об устных договоренностях без каких-либо других проблем с тем, что конкретно было написано, тогда у него может быть повестка дня. В конце концов, крысам не нравится, когда на них падает свет.
Доверие действительно не должно входить в уравнение здесь. Следующие пункты вполне допустимо зафиксировать в письменной форме:
Обещания не очень хорошо отслеживать, потому что обещание требует доверия к другому человеку. Мы хотим фиксировать письменные записи соглашений и фактов, а не обещаний, надежд и желаний. Возможно, это может быть еще одной причиной того, что премьер-министр обиделся.
Еще одна полезная привычка — вести протоколы совещаний. На WikiHow есть хорошее объяснение того, как вести протокол встречи.
http://www.wikihow.com/Take-Minutes
Возможно, полная официальная практика ведения протоколов собраний — это уже слишком, но если вы будете делать заметки о разговорах на собрании и потом делиться ими с участниками собрания, то всегда будет письменный отчет о предложениях и консенсусе.
Все это должно быть сделано без страсти или предрассудков. Обсуждайте только факты и не вступайте в разговоры с менеджером проектов на эмоциональных основаниях или рассуждениях, так как многие коррумпированные продакт-менеджеры будут пытаться использовать эмоциональные рассуждения или аргументы, чтобы получить преимущество над другими, вместо фактического управления проектом.
Предоставление информации бесплатно и открыто для всеобщего обозрения предотвращает появление темных уголков, в которых люди могут прятаться всякий раз, когда заинтересованные стороны недовольны прогрессом. Это также защищает вас, и вы не должны прекращать это делать, потому что это доставляет людям дискомфорт. Это может доставлять им дискомфорт, потому что они привыкли прятаться в темных углах для защиты. Свет — ваша защита, не отказывайтесь от него.
Вы понимаете, что это звучит чрезвычайнооборонительный, да? Интересно, как вы сформулировали, что хотите задокументировать ожидания, и рассказали ли вы, как это может привести к дополнительным задержкам, но не поставить под угрозу проект? Подумайте, как может потребоваться больше, чем несколько электронных писем туда и обратно, чтобы сформулировать требование, которое в некоторых случаях может занять несколько дней, а затем привести к встрече, на которой кто-то хочет сказать: «Эй, почему так поздно?!? " что тогда внимание обращается на вас за то, что вы хотите, чтобы все это было задокументировано. Это часть компромисса: желая получить эту документацию, готовы ли вы взять на себя этот риск? Я сомневаюсь, что это обсуждалось или вы отправили его после встречи, не предупредив заранее. В этом случае вы, возможно, ослепили его этим документом, который, возможно, расстроил его. Как бы вы себя чувствовали, если бы после встречи вам вдруг сказали: «Привет,
Мое предложение о том, как примирить отношения, состоит в том, чтобы поговорить с ним о том, как он справлялся с предыдущими проектами, где у него были подобные проблемы. Возможно, у него есть свой способ справиться с этим, что может быть тем, чем должна заниматься компания. Подумайте над вопросом: если кто-то нарушит обещание, что вы на самом деле собираетесь делать? Собираетесь ли вы пойти к своему начальнику или юридическому лицу компании и спросить: «Что мы делаем, чтобы заставить этого человека сдержать свое обещание?» Это кажется разумным направлением действий, а дальше что? Хотя у вас, возможно, была головная боль из-за того, что раньше что-то не получалось, я сомневаюсь, насколько хорошо вы подумали, что то, что вы делаете сейчас, на самом деле исправит это, если другие люди не обязательно играют по тем же правилам, что и вы.
"Hey, why is this so late?!?" that then the attention turns to you for wanting this all documented. This is part of the trade-off that in wanting that documentation are you prepared to take on this risk?Это лучший риск, потому что это риск , который вы можете контролировать , работая усерднее, чтобы уложиться в согласованный срок. Альтернативой является то, что вы находитесь во власти продакт-менеджера, который может оправдать ожидания по мере их продвижения, и тогда, как бы усердно вы ни работали, вы все равно можете потерпеть неудачу, и любая неудача, скорее всего, всегда будет по вашей вине.Я нашел там два основных типа людей во время моей карьеры: во-первых, это те, кто делает эти контракты/документацию/... и прямые заказы или управляются ими.
А есть люди (особенно из старшего поколения) в нашей стране, которых мы бы назвали «с рукопожатием». Это означает, что они заключают лучшие контракты, подписанные рукопожатием, чем контракт на 100 страниц со штрафами за каждое возможное нарушение. Они сделают все, чтобы сдержать свое слово, а если не смогут, то дадут вам стократное вознаграждение, потому что иначе это будет позором на всю жизнь. Так что обещать им что-то и нарушать ваше слово было бы очень плохо, и они никогда больше не будут вам доверять, и это будет иметь большие последствия для будущих контрактов (если они вообще будут). Для них очень важна честность и благонадежность людей. Их девиз: «Почему я должен доверять контракту на 100 страниц, если я не могу доверять партнеру по контракту или его словам».
Редко встречаются люди только с одной из этих сторон, но вы увидите, что в большинстве случаев человек является одной из этих сторон.
Для второго типа может быть неловко, если вы, кажется, не доверяете его слову и не документируете/в контракте каждую мелочь. Или может случиться так, что этот человек действительно не так точен в своих словах или написал обещания, которые имели неприятные последствия, потому что позже они были истолкованы по-другому в его немилости.
Таким образом, это в основном зависит от типа человека, и требуется очень большой опыт, чтобы различать эти типы, особенно когда вы встречаете их в первый раз. Вот почему многие менеджеры проектов хорошо собираются вместе в начале проекта, когда члены команды не знают друг друга.
За это время вы можете объяснить свой неудачный опыт и, возможно, сократить документ только до основных ожиданий, целей и обещаний и всего около 2-3 слов (не слишком подробных) для каждого, таких как «на 10% выше рентабельность инвестиций», «лучшая командная работа». .
Для следующих проектов, ...: заработать опыт. Или сделать это одним способом и игнорировать другой тип. Или попробуйте угадать. Если вы новичок, вы будете делать ошибки.
РивьераМалыш
Бабу
Саймон О'Доэрти
Анджело
Dрыцарь