Самый распространенный из известных мне способов избежать подобных проблем — использовать систему отслеживания рабочих мест. Тогда подробная информация обо всех должностях всегда доступна ответственным лицам на различных уровнях.

Так что, если ваш начальник поручил одному из ваших людей работу, он/она введет ее в систему отслеживания, и вы будете знать, что происходит на каждом этапе пути. Все программное обеспечение для управления проектами имеет такие функции, но их легко сделать, если у вас их нет.

Если у вас уже есть такое программное обеспечение и вы отвечаете за ИТ, вам необходимо провести обучение персонала, чтобы убедиться, что ваши сотрудники используют его правильно.

Ежедневных встреч, таких как описанные в вашем комментарии, достаточно, чтобы быть в курсе дел. Таким образом, в дополнение к этому, как менеджер, вы должны определить свою роль как в команде, так и с вашим боссом в качестве первой точки контакта. Простого электронного письма ему или ей должно быть достаточно или даже личной встречи.

Многие команды, о которых я знаю, справляются с этим, имея командный протокол, если кто-то поручает им что-либо, они направляют человека к своему непосредственному начальнику для решения и авторизации вместо того, чтобы приступить к этому, потому что другие обязанности, возможно, потребуется переназначить. и т.д,. Возможно, поднимите это на ежедневной встрече, и ваша команда увидит очевидную пользу от этого. Но, в конце концов, ты главный, так что можешь просто сделать это директивой.

Мой босс, который сидит рядом с моей комнатой, дает задание непосредственно моему товарищу по команде (дизайнер пользовательского интерфейса). Допустим, вы хотите пересмотреть изменения для пользовательского интерфейса. Разве она/он не должны убедиться, что я в курсе? Я чувствую, что информация не доходит до меня, и иногда я не знал, что у моего товарища по команде действительно есть что-то новое в их списке задач.

Это действительно нормально? или должен быть лучший способ исправить это?

Если вы являетесь ИТ-менеджером, вам необходимо понимать все ИТ-запросы и иметь представление о задачах, над которыми работают все в вашей команде, их доступном времени, общем направлении систем, бюджете и т. д. и т.д.

Если ваш босс обходит вас и напрямую назначает задачи вашей команде, это подрывает вашу способность управлять общей работой, которую должна выполнять ваша команда. Для меня это не нормально .

Вам следует поговорить с вашим боссом. Вы должны объяснить проблему так, как вы ее видите, и попытаться понять причину обхода вас. Затем вы должны вместе разработать процесс, который устроит вас обоих и поможет вам правильно управлять своей ИТ-командой.

Возможно, будет достаточно еженедельной встречи с вашим начальником, на которой вы просматриваете запросы на изменение в очереди вашей команды. Возможно, инструмент, где каждый (включая вашего начальника) может подавать запросы на рассмотрение. Возможно, что-то менее официальное.

Но все начинается с разговора с вашим боссом. Сделайте эту часть сейчас.