Как красиво сказать «Я ЗАНЯТ», не говоря «Я ЗАНЯТ»? (Как справиться с отвлекающими факторами на рабочем месте?) [дубликат]

На эту тему много пишут. Вот только одна статья, которая, как мне кажется, имеет красивое лаконичное название:

График производителя, график менеджера

Дело в том, что тем, кому поручено создавать что-то осязаемое, особенно творческим людям, таким как дизайнеры и программисты, необходимо непрерывное рабочее время. В отличие от менеджеров, где большая часть их работы состоит из постоянных совещаний, дизайнерам нужно время, чтобы сосредоточиться и по-настоящему погрузиться в свой проект.

Много лет назад я был на конференции и услышал, как Клемент Мок отвечает на вопрос о том, как его компания выставляет счета клиентам. Он заявил (перефразируя), что они выставляют счет за 4 часа, но предпочел бы 8. Хотя это касалось выставления счетов, его точка зрения заключалась в том, что вам нужно посвятить кусок твердого времени для создания творческой работы. 8 получасовых встреч, разделенных на 8 получасовых встреч за один день, не дадут вам почти такого же объема и качества работы, как сплошной блок из 4 часов непрерывной работы.

Чтобы ответить на ваш конкретный вопрос:

Как красиво сказать Я ЗАНЯТ

Не заморачивайтесь на «хорошо». Ты занят. Вам нужно выполнить работу. Им нужно уважать это. Как добраться до этой точки, во многом будет зависеть от специфики вашего рабочего места и отношений, которые у вас сложились с вашим руководителем.

Некоторые идеи, которые могут помочь:

• настаивайте на том, чтобы у вас был офис, а затем политика «заходите, если дверь открыта, не стучите, если она закрыта»
• иметь рабочее время для посещения совещаний и нерабочее время для фактического выполнения работы
• сказать: «Я отправляюсь, чтобы сделать работу» и иметь это в виду. Если вы не продвигаетесь вперед из-за отвлекающих факторов, объявите, что вы направляетесь в кафе на 4 часа, чтобы закончить кое-какую работу.
• если у вас есть внутренний общий календарь, заблокируйте рабочее время. Это снижает вероятность того, что ваше рабочее время будет разбито на мелкие части, а встречи будут происходить время от времени в течение дня.

Может быть полезно иметь доску рядом с вашим столом, на которой перечислены проекты, над которыми вы работаете, а также ожидаемая дата завершения. У вас может быть даже маленькая звездочка рядом с элементом, который вы сейчас используете. Убедитесь, что он виден из-за пределов вашего рабочего стола, и что вы постоянно обновляете его.

Когда кто-то подходит к вашему столу, просто укажите на доску и не обращайте на него внимания. Довольно скоро их научат просто смотреть на доску, даже не разговаривая с вами.

Я понимаю ваше недовольство тем, что ваш прогресс прерывается людьми, которые хотят спросить о вашем прогрессе. Тем не менее, решение этой проблемы не в том, чтобы донести до них, что у вас есть дела, и их не следует прерывать. Решение этой проблемы — дать им возможность получить ответы, не прерывая вас.

Вы говорите, что ведете какой-то список задач. Я предполагаю, что он находится в порядке приоритета или включает столбец приоритета, а также статус и, возможно, даже дату выполнения. Поместите это где-нибудь, чтобы все могли это видеть. Когда они спрашивают "Где это мое?" напомните им, где они могут найти ответ. Это может быть что-то электронное, но если ваши коллеги не пользуются Интернетом, это может быть лист бумаги, приклеенный к стене. Вы можете просто указать прерывателю на это и продолжить встречу или что-то в этом роде.

Они не станут меньше беспокоиться о своих важных результатах, потому что вам удастся сказать им, чтобы они оставили вас в покое. Они будут меньше беспокоиться, когда получат больше информации. Будьте прозрачными и публичными, и прерывания должны сократиться.

Возьмите под контроль некоторые из их ожиданий, знайте, что в некотором роде они всегда будут хотеть всего вчерашнего. Во многом это общение. Используйте имеющиеся у вас инструменты: электронная почта, программное обеспечение для проектов, голосовая почта и т. д.

Вот некоторые вещи, которые следует учитывать:

• Спросите, когда им это нужно. Вы можете быть удивлены тем, что они дадут вам больше времени, чем вы думаете. Откажитесь, если вы думаете, что это нереально, и они не могут оправдать срочность.
• Назовите дату/время как можно скорее и сообщите им, когда это будет. Это просто, позвольте мне взглянуть на мой список, и я свяжусь с вами до обеда.
• Сообщите им, если вы собираетесь опоздать.
• Если вам нужна дополнительная информация или вы ждете кого-то еще, сообщите им о статусе. Может быть, они могут помочь. Может быть нет.
• Напомните тем, кто вас прерывает, о сроке родов. Быть последовательным. Также не стесняйтесь сообщить им, что чем больше вас прерывают, тем больше вероятность того, что все запросы будут отложены.

Я знаю, это звучит как дополнительная работа, и это так. Я купил несколько домов и предпочитаю агента, который подталкивает всех к тому, чтобы все было сделано вовремя. Так всем платят, включая тебя.

Никто в аэропорту не хочет, чтобы их рейс задержали, но если он будет задержан, им нужно знать, на какой срок. Представьте себе, если бы ваша компания сказала вам, что ваша зарплата поступит где-то на следующей неделе.

Я думаю, сначала вам нужно скорректировать свое отношение. Это не драма дивы — хотеть знать статус проектов, которые вам дали, которые важны для их способности выполнять свою работу. Вы явно блокпост прямо сейчас, и они имеют право хотеть, чтобы его расчистили.

Поэтому для начала нужно настроить рабочий процесс, чтобы статусы выдавались своевременно. Вам нужен способ, чтобы они могли проверять статус, не беспокоя вас так часто, и вам нужен способ устанавливать приоритеты, и вам нужно сообщать людям, когда их приоритет был снижен и какая новая ожидаемая дата.

Они раздражают вас, потому что вы плохо общаетесь. Коммуникация — большая часть вашей работы, не менее важная, если не более важная, чем работа над дизайном. Если вы говорите людям, что работаете над чем-то, хотя на самом деле этого явно не происходит, они могут разозлиться. Скажите им правду: «Впереди у вас шесть проектов, и я ожидаю, что смогу начать его в среду на следующей неделе». Ежедневная электронная почта со списком проектов, статусом и ожидаемым завершением — это то, что вы, вероятно, должны делать в первую очередь каждый день.

Агенты по недвижимости по роду своей работы не всегда находятся в офисе, поэтому вполне естественно, что им нужно связаться с вами, когда они будут в офисе на несколько минут, прежде чем идти показывать дома. Обижаться на прерывания просто контрпродуктивно. Это характер бизнеса, который вы поддерживаете.

Если вы начнете давать им более качественную информацию и иметь что-то, на что они могут посмотреть, какие проекты выполняются, в каком порядке и ожидаемые даты начала и окончания их проектов, они будут меньше вас беспокоить. Но они никогда не перестанут беспокоить вас, поскольку вы их задерживаете, и им нужно получать то, что вы для них делаете. Они ваши клиенты, и вы должны начать относиться к ним соответственно.

Я знаю, вы сказали, что работаете в нескольких офисах, у меня нет опыта в этом, но вот что я узнал о том, как избежать перерывов для работников умственного труда.

Если у вас есть «руководитель группы», «руководитель» или кто-то, кто не обязательно является вашим начальником, но занимает координирующую должность, вы можете спросить своего руководителя отдела, можно ли изменить метод работы , чтобы вся новая работа ДОЛЖНА проходить через него. лидер команды. Это нужно сделать таким образом, чтобы общение с членами команды было совершенно непродуктивным. У вашего руководителя должен быть способ дать вам указанную работу, не отвлекая вас, например, добавить ее в список на доске, как упоминал Крис Лайвли, или в базу данных. Физически передавать вам лист бумаги неправильно.

Чтобы люди не отвлекались на обновления, в прошлом я украл Scrum-бан у типов «программного обеспечения» для управления своими задачами. Это работает очень хорошо для групповой организации, любой, кто не входит в группу, может интерпретировать это.

Не будьте слишком строги к типам, ориентированным на клиентов. Приставание — это их способ добиться цели, это всегда срабатывало, потому что люди позволяли это. Почитайте про оперантное обусловливание и удачи с «вспышками угасания». Эти ссылки в основном касаются крыс и собак, хотя они прекрасно применимы и к людям.