Как избежать добровольной работы над дополнительными задачами

Резюме: Мой коллега попросил меня дать «рекомендации» о том, как исправить что-то в их сфере полномочий. Я предоставил шаги для ее решения. Теперь я чувствую, что мой коллега пытается разделить эти задачи со мной, и что они ожидают, что я буду уделять им свое время. Как я могу профессионально управлять ожиданиями и не брать на себя дополнительную работу, если мой руководитель не скажет мне об этом?

Мы с Сэмом работаем в одной компании по разработке программного обеспечения. Недавно был проведен аудит настройки системы программного обеспечения. Проблема была обнаружена в области, находящейся под контролем Сэма.

Теперь нам нужно исправить проблему. Поскольку проблема была в области Сэма, он является владельцем этой задачи, чтобы предпринять необходимые шаги.

Я получил сообщение от Сэма с просьбой дать «рекомендации» по решению проблемы, так как у меня тоже есть опыт в этой области. Я провел небольшое исследование, чтобы проверить решение, которое имел в виду, и написал краткое изложение того, каковы, на мой взгляд, следующие шаги (вложено около 1 часа).

Сэм ответил «спасибо» и спросил, «можем ли мы продолжить выполнение этих шагов», чтобы решить проблему. Было совершенно очевидно, что общий тон этого сообщения заключался в том, что я должен взять на себя выполнение решения, но это всегда только подразумевалось. Никогда не упоминалось, что я действительно должен это сделать.

Теперь, есть некоторое совпадение между нашими областями. Но что меня беспокоит:

  • Сэм никогда прямо не спрашивал, могу ли я взять на себя эту задачу. Он не может поручить это мне, так как мы на одном уровне. Я считаю несколько нечестным пытаться разгрузить работу, даже не попросив об этом.
  • Я чувствую, что если я просто прыгну на это и попытаюсь помочь, я открою лазейку для дальнейших косвенных запросов в будущем.
  • Я также хочу помочь коллегам (что я и сделал, наметив шаги), поэтому я беспокоюсь о том, что меня будут считать некомандным игроком.
  • Один из основных членов моей небольшой команды уходит через 10 дней, и мне предстоит проделать массу работы, чтобы подобрать ему замену, у которой не так много опыта. Я беспокоюсь о том, что возьму на себя не очень маленькую задачу, в то время как в моей группе будет на 1 ключевого члена меньше.

Каков путь вперед здесь? Я хотел бы помочь Сэму, но я также не хочу попасться на крючок за то, что не входило в мои задачи, в то время как я сам испытываю давление из-за кадровых изменений.

Что плохого в том, чтобы помогать только тогда, когда вам задают прямой вопрос, например, с рекомендациями по дальнейшим действиям?
Все просто: скажите Сэму, чтобы он связался с вашим менеджером, если он хочет снять задачу. В противном случае скажите ему, что у вас другие приоритеты (т.е. вы заняты :) )
У нас один и тот же менеджер, но в таких ситуациях он очень невмешателен. Часто я получал от менеджера ответ типа «разберись», что также связано с тем, что они не так хорошо разбираются в технической области (Сэм и я — эксперты).
«... он спросил нас, «можем ли мы продолжить выполнение этих шагов», чтобы решить проблему ...» - Вы уверены, что он имел в виду мы = вы и он , а не мы = он и его команда ?
@ rs.29, как сказано, звучит как волонтерство. Я бы рекомендовал задавать этот вопрос, только если вы согласны с ответом «да».
@Technophile Похоже, OP хочет помочь, но также хочет получить признание за свои усилия;)
изменен заголовок и добавлено резюме. Пожалуйста, не стесняйтесь редактировать/откатывать, если это неправильно сформулировано. Я пытался переключиться на «Я-язык», потому что твои чувства кажутся настоящей проблемой.
@Dom обратите внимание, что объяснения можно услышать как переговоры / торг или как проблемы, для решения которых могут потребоваться советы или приказы руководства. «Бум, проблема решена», — думают они. «ЧТО они сказали мне сделать ЭТО?!?» Вы задаетесь вопросом. Не плохо и не хорошо, просто знайте, что такое может случиться.
@Technophile не уверен, почему мой комментарий был удален: / Я не совсем понимаю, что вы говорите. Мой подход твердый: «Я бы помог, но не могу, потому что у меня есть срочные дела». Сочувствие моему коллеге, что они застряли, но объяснение того, почему я не могу помочь их вытащить.

Ответы (7)

В частности, если это происходит впервые, просто задайте прямой вопрос:

Привет Сэм.

Как вы думаете, сколько времени вам потребуется от меня на этот проект?

Если это число покажется вам чем-то большим, чем то, чем вы довольны, поговорите со своим руководителем о том, как вы должны расставлять приоритеты в своем времени.

Обратите внимание, что это открытый вопрос, и нет никаких обязательств. Что-то в этом масштабе также должно быть проинформировано менеджером для распределения и определения приоритетов. Если Сэм пытается поговорить лично, чтобы получить обязательство, всегда возвращайтесь к электронной почте и создайте бумажный след. Любой, кто пытается делать сомнительные вещи, будет уклоняться от создания бумажного следа и может добровольно оставить вас в покое.
Это может быть очень контрпродуктивно. Если Сэм говорит "2 часа", а вы потратили два часа и ничего не сделали, что тогда? Я имею в виду, откуда Сэм вообще знал, что ты можешь или не можешь сделать за 2 часа? Разве это не зависит от вас, чтобы оценить?
Я думаю, что это самый простой и неконфликтный ответ. Я должен проверить, какое участие ожидается здесь, тогда мы сможем увидеть. У меня также возникло искушение написать в ответ что-то вроде «уверен, /ты/ можешь продолжать», но я думаю, что в данный момент это неразумно. На самом деле я хорошо лажу с Сэмом до сих пор.
Возьмите оценку времени, прибавьте 50% (или любую другую, по вашему мнению, погрешность) и решите, готовы ли вы инвестировать это. Если да, то как только вы приблизитесь, предупредите, как только вы закончите, вежливо откажитесь от дальнейших крупных инвестиций в помощь.
@seeker123456789 вы уже помогли. просто попроси Сэма забрать его сам, потому что у тебя есть собственная ответственность. Вы не можете делать его работу! Но будьте добры, скажите, если он застрянет, вы готовы провести с ним мозговой штурм, чтобы он мог закончить работу сам. таким образом, вы командный игрок, и вы не выполняете его часть.
@nvoigt: Затем вы спрашиваете своего менеджера, должны ли вы работать над задачей Сэма или над какой-то другой задачей. Это не «сплетни», так как ваш менеджер имеет полное право знать, над каким проектом вы работаете в любой момент времени. Но нет (вероятно, в большинстве разумных рабочих мест) ничего плохого в том, чтобы дать Сэму час или два своего времени, если вы чувствуете, что можете его уделить, а затем обратиться к своему менеджеру, когда он перерастет этот лимит .
@Кевин. Это похоже на то, что вы можете быть порядочным человеком, управлять своим временем и при этом иметь пропускную способность для эффективного общения!
@nvoigt — Сэм не может аппроксимировать, это откроет дискуссию о приоритетах, обязанностях и, конечно же, времени. Если Сэм может поместить это в другие измерения (например, «Вы мне нужны для шагов 1, 4 и 5 вашей рекомендации, не знаю, сколько времени это займет»), опять же, это то, с чем ОП может разумно работать.
@nvoigt «Работая над этой задачей, я обнаружил, что требуемая работа значительно превышает оценку в 2 часа, которую мы обсуждали. Вот работа, которую я проделал до сих пор, и я думаю, что XXXX человек может ее закончить». Где XXX человек — это кто-то, кто работает на Сэма. Если они сопротивляются, скажите им, что им нужно отправить электронное письмо вашему менеджеру, чтобы запросить дополнительные часы.

Я предполагаю, что вы не агент по свободному перемещению, собирающий все, над чем, по вашему мнению, нужно поработать. У вас есть какой-то менеджер, который ставит вам задачи. Так что пусть этот менеджер решает, должны ли вы работать над этим.

Привет, Сэм, если тебе нужна поддержка или возникнут дополнительные вопросы, я буду рад их обсудить. Если вам нужна реальная работа, пожалуйста, свяжитесь с $Manager , чтобы они могли спланировать, чтобы я работал над ней.

Таким образом, вы не сказали «нет», вы показали Сэму конструктивный путь вперед. В то же время вы убедились, что это не противоречит вашим другим обязанностям.

У нас с Сэмом один и тот же менеджер, но в целом мы относительно свободны в принятии решений. Менеджер несколько невмешателен, что иногда создает такие ситуации, когда не на 100% ясно, кто что берет (но, конечно, также дает свободу)
Я бы также сделал копию вашего менеджера, пока вы делаете это.
Я бы сформулировал это немного по-другому. «Если вы хотите, чтобы я потратил какое-то время на эту задачу, попросите {Менеджера} соответствующим образом переставить другие мои приоритеты». То есть сделать так, чтобы менеджер действительно был вынужден понимать влияние на другую вашу работу, и ЛИБО что-то с этим делать, ЛИБО отклонять просьбу Сэма.

Вы упоминаете в комментариях, что

  • ваш менеджер невмешателен, и что
  • ты хорошо ладишь с Сэмом.

Так что просто подойдите к Сэму в офис (или поднимите трубку, если вы в домашнем офисе) и поговорите о том, кто будет делать работу: он, вы или он с вами, помогая ему, если он застрянет (что, кажется, ваш предпочтительный вариант и, вероятно, имеет смысл, учитывая вашу текущую рабочую нагрузку).

И послушайте , что он хочет сказать: может быть, у него есть неожиданная, высокоприоритетная проблема, которую нужно решить, и вам действительно имеет смысл сделать эту работу вместо него. Или, может быть, ваши рекомендации прошли мимо его головы, и ему просто нужна личная передача знаний. А может быть, написав «мы», он действительно имел в виду «его и его команду» (как предположил один из комментаторов), и это все просто большое недоразумение.

Вы узнаете это, только открыто поговорив, а не обмениваясь письмами с тонкими намеками. Если ваш менеджер действительно невмешателен, вы двое координируете задачи между собой — это именно то, чего он от вас хочет. Не беспокойтесь о том, что вас не считают командным игроком, будьте командным игроком.

С другой стороны, я также хочу помочь коллегам (что я также сделал, наметив шаги), поэтому я беспокоюсь, что меня не считают командным игроком.

Это действительно единственная проблема, которую я вижу здесь.

Это вы боитесь не получить одобрения вашего коллеги. Это необходимость контролировать то, что другие думают о вас (что в принципе невозможно).

Вам нужно преодолеть это. Вы не можете делать работу за всех. Возможно, вы захотите записаться на терапию созависимости или пройти обучение уверенности в себе.

Если вы ничего не сделаете с этой чертой вашего характера, этот коллега (и другие) продолжит перекладывать на вас свою работу. И жизнь слишком коротка для этого.

Это зависит от компании. Если проект провалится, то он может попросить Сэма, Сэм может сказать: проект выше моих сил, тогда я попросил Б помочь мне спасти проект, но он отказался. В зависимости от корпоративной культуры менеджер может спросить вас: почему вы ему не помогли? И отвечая: немогу все органы работать могут не летать.
@lalala, но Сэм не просил помощи напрямую. В этом-то и дело. «Я считаю несколько нечестным пытаться разгрузить работу, фактически не попросив об этом». См. Остальную часть вопроса ОП для большего контекста.

Когда он начнет ловить рыбу, не кусайте, но дайте понять, желательно в письменной форме, что вы думаете, что это в его корзине.

«Ну, для меня это звучит как солидный план. Так что, если вы согласны, вероятно, будет хорошей идеей, если вы начнете его реализовывать». или "Ну, я бы так и сделал, но это, очевидно, ваша задача и ваше решение" должны прояснить вашу точку зрения.

Если он не согласен, ему нужно открыто обсудить это, а затем вы можете привлечь менеджера, чтобы уточнить, кто над чем работает, если вы видите вещи по-другому.

Нет — это законченное предложение.

Сэм: Можем ли мы продолжить выполнение этих шагов?

Ты: Прости, Сэм. Я бы с удовольствием помог еще, но сейчас у меня просто нет времени.

Это правда, все еще достаточно вежливо, но достаточно прямо, чтобы установить вашу границу.

Если вам трудно сказать «нет», заведите себе привычку никогда не обещать сразу ничего существенного. Допустим, Сэм спрашивает вас лично или по телефону. Тогда разговор может быть таким:

Сэм: Можем ли мы сделать ту или иную часть моей работы вместе?

Вы: Спасибо, что спросили. Позвольте мне проверить свое расписание и вернуться к вам не позднее завтрашнего дня.

Тогда проверьте свое расписание. Сделайте реалистичную оценку своих приоритетов и рабочей нагрузки. В любое удобное время (не позволяйте себя торопить), но самое позднее на следующий день, сообщите Сэму, какую помощь, если таковая имеется, он может ожидать, когда. Если ему нужна помощь больше, чем вы можете предоставить, но вы действительно хотите помочь ему и дальше, спросите своего босса, можете ли вы изменить приоритетность некоторых задач или получить дополнительные ресурсы, чтобы помочь Сэму. Уточните, что нужно будет ждать, как долго и какие ресурсы вам нужны. Скажите Сэму, что вам нужно сначала обсудить это со своим боссом.

Я считаю несколько нечестным пытаться разгрузить работу, даже не попросив об этом.

Вы косвенно вызвались, изложив решение.

Если вы не хотите участвовать, не вмешивайтесь. Однако уже слишком поздно, если вы не хотите этого делать, просто скажите, что заняты другими делами.

Он не вызвался взять на себя полную ответственность за эту задачу. Он только обрисовал решение, и эта обрисовывающая часть сделана.
«Вы косвенно вызвались добровольно», к сожалению, это верно в некоторых рабочих условиях и некоторых рабочих отношениях. Поскольку я тот, кто ценит поддержку своих товарищей по команде, знание того, будет ли моя помощь истолкована как волонтерство или нет, имеет решающее значение для баланса моих рабочих приоритетов. Хотя я думаю, что этот ответ представляет только некоторые ситуации, я не думаю, что он заслуживает отрицательного голоса.
@NathanGoings представляет эту конкретную ситуацию, она не предназначена для охвата всего
@donjuedo, изложение решения, особенно того, которое заняло около 1 часа, часто может составлять треть или половину работы по решению проблемы. Если это точное решение, это означает, что проблема определена, что само по себе может потребовать значительной работы.
@NathanGoings конечно, но outlining a solution!= добровольно во что бы то ни стало, отсюда и отрицательные голоса.
@hanshenrik, это просто вопрос восприятия, и реальный результат из реальной жизни говорит, что я прав, независимо от того, как вы хотите это интерпретировать. Интерпретация коллеги ОП является наиболее заметной.
@Килиси, если вы просите своих коллег помочь в решении проблемы, и один из них предлагает план ее решения, вы автоматически предполагаете, что коллега будет делать работу за вас, просто потому, что он -рабочий придумал план, как это решить? Я думаю, в этом мы отличаемся? Вы предполагаете, что коллега сделает работу за вас, а я нет?
@hanshenrik нет, нет, я не делаю такого предположения, но я не коллега ОП. Я знаю людей, которые увидели бы в этом возможность/открытие, чтобы попытаться заставить ОП работать, если это возможно. В этом и есть разница. В «реальном» мире нет недостатка в людях, которые воспользуются доброжелательностью других. Лучше всего не давать им возможности сделать это, как говорит мой ответ. Меня укусили только один раз.
Как избежать добровольной работы над дополнительными задачами
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v