Как обратиться к менеджеру с предложением по реорганизации совещаний?

Как новый член команды, я немного не решаюсь говорить об этом с менеджером. Мой вопрос: как эффективно обратиться к моему руководителю по этому поводу?

Не сомневайтесь. Я всегда рад, когда члены моей команды приходят ко мне с предложениями. На протяжении многих лет я всегда просил всех новых членов приходить ко мне с тем, что они видят. «Новые глаза» часто видят то, что другие считают само собой разумеющимся.

Лучший способ сделать это — обратиться к вашему руководителю индивидуально и неформально, а не на групповом собрании. Скажите что-то вроде: «Эй, босс, я тут подумал. Каковы шансы изменить {официальные встречи}, чтобы они проводились только раз в две недели?"

Если он/она заинтересован, вы можете немного расширить и указать, как, по вашему мнению, они могут мешать дальнейшему прогрессу.

Будьте готовы, однако, к небольшому отпору. Совещания часто служат нескольким целям, о некоторых из которых вы, возможно, еще не знаете. В то время как еженедельный аспект собраний может быть излишним для ваших нужд, другие члены команды могут извлечь выгоду из способов, которые вы еще не понимаете, и могут извлечь выгоду из еженедельного времени.

В любом случае, сделайте ваш разговор дружелюбным, полезным и избегайте позиции «я умнее, чем люди, которые были здесь долгое время», и все будет в порядке.

Если вы так себя чувствуете, другие люди могут думать так же. Лучший подход — достичь консенсуса: «Сколько людей думают, что эта встреча нужна только раз в две недели?». Интервал может измениться, но, возможно, не так сильно, как вы думаете: некоторые встречи будут пропущены, потому что прогресса недостаточно для отчета, другие будут проводиться еженедельно, потому что слишком много изменений. Озвучьте других и узнайте, сколько из них согласны.

Если вы сидите на совещании в течение 4-5 часов, как, черт возьми, они заполняют это время, если вы считаете, что совещание не нужно? Вместо того, чтобы просто отменить одну встречу, можно сделать каждую вторую встречу «постоянной». Постарайтесь уложиться в 15 минут. Таким образом, вы будете в курсе того, что все делают.

Много раз на этих 4-5-часовых встречах я обнаруживал, что 2-3 из 10 участников пытаются решить какой-то вопрос, в то время как всех остальных этот вопрос не волнует, и они могли бы работать. Короткий 15-минутный стендап может позволить этим людям понять, что им нужно дальнейшее обсуждение, но позволить другим, не участвующим в обсуждении, уйти и продуктивно работать. Затем каждую неделю проводите полное собрание.

Что касается того, чтобы предложить это вашему боссу, я бы написал предложение и распечатал его. Затем попросите у начальства 15 минут времени, чтобы предложить повышение производительности. Боссы любят такие вещи, а не слепые в коридоре или просто заходят в их офис. Это также позволит им прочитать ваше предложение более одного раза и даст им время подумать над ним.