Как заставить людей посещать онлайн-встречи в качестве нового менеджера по запуску проекта?

Я новый менеджер по запуску проектов в корпорации, похожей на Oracle, которая разрабатывает и продает корпоративные приложения. Я неопытен в своей роли, но я начинаю сам и много работаю. Моя проблема в том, что это первый запуск продукта, на который мне поручили - мне было трудно заставить людей появляться на онлайн-встречах. Эти первоначальные встречи важны для назначения результатов, установления сроков выполнения и сокращения контрольных списков и документов со спецификациями. Люди, с которыми я работаю, со всего мира - из Великобритании, Нидерландов, США и т. Д. Когда я устанавливаю эти конференц-связи WebEx, они либо принимают, но не появляются, либо отказываются. Я чувствую, что у меня будет эта проблема на протяжении всего процесса выпуска. Может ли кто-нибудь порекомендовать какие-либо решения или методы, которые я могу использовать? Спасибо!

Это люди, с которыми вы встречаетесь, клиенты или коллеги?
Привет Чад. Они являются сотрудниками, представляющими различные функциональные области в рамках выпуска, например, управление продуктом, маркетинг, предварительные продажи / продажи, поддержка и т. Д.
Сколько людей вы пытаетесь запланировать на эти встречи?
На данный момент 3 человека в Великобритании, 1 в NE и 3 в Атланте.
Привет Джо. У нас была первая стартовая встреча для ознакомления и общих дальнейших шагов... после этой встречи я начал рассылать приглашения на рабочие сессии, о которых я говорю. Они оба официально назначены, а также выполняют другие задачи. Так что да, они заняты, но это все еще важные встречи, которые имеют большое значение.
Рискуя констатировать очевидное, вы учитываете разницу в часовых поясах, когда отправляете эти приглашения на собрания, не так ли? Между Атлантой и Великобританией разница в пять часов. Я знаю, что немедленно отказался бы и посмеялся бы над глупым американским премьер-министром, если бы получил приглашение на встречу в 18:00.
Больше, чем их учет - я работаю в нерабочее время в 5 или 6 утра, чтобы приспособиться к Великобритании и Нидерландам.

Ответы (5)

Сначала сделайте несколько радостных рук. Поговорите лично с людьми, которых вы приглашаете, и заручитесь их согласием на участие в собраниях. Лучше всего, если вы можете сделать это лично, но если не поможет даже по телефону. Объясните, чего вы пытаетесь достичь, почему их присутствие важно, и найдите время, когда они доступны.

Ограничьте людей, которых вы приглашаете, людьми, которые действительно нужны для звонка. Если им не нужен их вклад или обратная связь для звонка, лучше предложить им дополнительное приглашение и отправить им сводку. Последнее, что кому-то нужно, это еще одна встреча, на которой у них нет реальной причины быть там.

Всегда убеждайте менеджеров участвовать в проекте, прежде чем приглашать членов их команды. Попросите менеджера назначить людей и привлечь их к отслеживанию хода проекта. Давление сверху имеет большое значение для того, чтобы заставить людей посещать встречи, которые в противном случае они хотели бы пропустить.

Ложка сахара может иметь большое значение для людей. Дайте людям почувствовать себя особенными и почувствуйте, что их участие в проекте очень много значит для вас. Хвалите работу, которую они делают, и давайте положительные отзывы их начальникам, где это уместно. Часто корпоративные дроны чувствуют себя застрявшими в своих кубах и недооцененными. Небольшое признание может иметь большое значение для их полного вовлечения в ваш проект, что часто может иметь огромное значение для успеха или провала проекта.

Спасибо, Чад. Отличный совет. Я собираюсь использовать некоторые советы, которые вы предоставили здесь. Я думаю, что получение первоначального согласия и одобрения менеджера будет иметь большое значение. Однозначно переходим на эту стратегию.

Основываясь на моем опыте работы с разработчиками, владельцами продуктов и т. д. в разных часовых поясах, ключевыми моментами являются наличие нужных людей, проведение встреч в нужное время и правильная частота встреч.

Работа в разных часовых поясах обычно означает, что один или несколько человек должны присутствовать на собрании в нерабочее время. Как правило, я был тем, кто работал в неурочные часы, чтобы все остальные были на собраниях в рабочее время. В другой команде нас было всего один или два человека в трех часовых поясах, поэтому мы просто договаривались от встречи к встрече, у кого будет паршивое время.

Важно убедиться, что на собраниях присутствуют нужные люди. Некоторые из них будут обязательными, а другие могут быть необязательными. В некоторых случаях эти люди могут меняться от встречи к встрече в зависимости от повестки дня. При планировании встречи убедитесь, что все необходимые люди договорились о времени.

Для людей, которые необходимы, убедитесь, что вы подчеркиваете, что эти встречи не являются необязательными. Мне приходилось идти через головы людей в прошлом. В некоторых случаях разговор с их менеджером прояснил ситуацию. В других случаях мы решили, что человек не подходит для проекта, и его заменили. Это может быть сложной ситуацией с коллегами, поскольку это не может повлиять на рабочие отношения.

Ограничение частоты совещаний также поможет, особенно если есть необходимость присутствия некоторых людей на совещании в нестандартное рабочее время.

Рассмотрите возможность разделения встречи на более мелкие встречи, где это возможно. Больше людей обычно означает более длительные встречи. Если у вас слишком много тем для обсуждения, вы можете столкнуться с тем, что люди будут присутствовать на долгом совещании, где они были нужны только в течение короткого промежутка времени. Эти люди с меньшей вероятностью придут на следующую встречу.

Нужна ли эта встреча? Похоже, некоторые из ваших людей говорят вам, что это не так, и что их время лучше потратить на что-нибудь другое.

Сделайте встречу продуктивной, установив (и следуя) повестку дня, список тем, которые необходимо обсудить. Установите точки действия и назначьте их людям с ожиданием, что точки действия будут выполнены к определенной дате. Запишите все это через несколько минут во время собрания и опубликуйте протокол по электронной почте в течение 5 минут после закрытия собрания.

Слишком много участников разговора также могут отвлекать от цели. Нет смысла иметь десятки людей, когда информация актуальна только для небольшой группы. Организуйте несколько разных более коротких встреч, оптимально подходящих для непосредственно важных людей.

Кроме того, видеозвонки отстой. Серьезно, сделайте аудиозвонок, а не видеозвонок. В том, чтобы видеть всех в лицо, мало пользы, а видео может оттолкнуть среднестатистического гика.

Наконец, вести собрание намного сложнее, чем просто присутствовать на нем. Подумайте о том, чтобы попросить кого-нибудь из руководства дать совет, как улучшить организацию собрания, и тогда пользователи сами придут.

Дополнительно: ОБЯЗАТЕЛЬНО отмените встречи, если группа ничего не стоит обсудить.

Встреча необходима. Это собрание для объединения различных функциональных областей в рамках проекта, т. е. Управление продуктом, маркетинг, разработка, а также для определения пунктов повестки дня, результатов и сроков выполнения.
Это аудиовызовы, а не видеовызовы, и они выполняются через WebEx и совместный доступ к экрану для работы над элементами действий, описанными выше. Абсолютно необходимо для запуска проекта. Один момент, который я действительно получил от вас, заключается в том, чтобы создать четкую маркированную повестку дня с четкими ожиданиями в электронном письме.
И это рабочие сессии, рассчитанные максимум на 4-6 человек.

Определите ключевых людей, которые вам нужны, которые не делают этого. Позвоните им один за другим, прежде чем запланировать следующий, с учетом времени.

Привет, Джон. Это Стив, я новый менеджер по запуску проекта в офисе/отделе X. Как вы знаете, мы назначаем встречи, чтобы определить расписание и результаты для Y Project. Я знаю, что вы играете важную роль в этом, потому что вы являетесь ведущим разработчиком/аналитиком бюджета/техническим менеджером этого проекта/в британском офисе/проекта ABC. Для меня очень важно, чтобы я получил ваш вклад. Я рассматриваю возможность организации следующей встречи в следующий вторник в 16:00 по вашему местному времени. Это работает для вас? ... Будут ли в будущем дни/времена, которые будут более простыми/более распространенными в вашем офисе? Если у вас есть какие-либо другие отзывы о том, как мы организовывали встречи, я был бы рад их услышать. ... Спасибо, с нетерпением жду вашего представления на встрече,

Это делает следующие вещи:

  • Помещает дружественный голос к вашему имени / электронной почте
  • Заставляет их чувствовать себя важными/ценными
  • Повторяет цель для занятых людей, которые не читают каждое приглашение на встречу.
  • Дает им некоторую информацию о том, когда и как вы проводите свои встречи
  • Заставляет их чувствовать себя заинтересованными сторонами, а не жертвами

Важным дополнением к этому является то, что если вы проводите свои собрания, на которых вы указываете даты и сроки выполнения и цели без участия группы, вам не нужно собрание. Если кто-то говорит: «Привет, Стив, мы не можем прийти на эту дату», вам нужно их выслушать. Если вы скажете: «Конечно, вы можете, последний проект, который мы делали, вы сделали за 200 часов, и я уверен, что на этот раз вы справитесь за 100 часов» или скажете «извините, это дата, которую назначило руководство», вам не нужен встреча. Просто отправьте электронные письма с датами и звоните людям индивидуально. Если вы не приглашаете к обратной связи/не желаете быть гибкими, возможно, именно поэтому люди не посещают вас. Или, если каждый вопрос/порция информации просто получает согласие, вам, вероятно, также не нужны регулярные встречи. Это ваша работа - управлять этой штукой, поэтому она важна для вас. Вероятно, их работа заключается в кодировании/генерировании работы, и это для них важно. Они не получают баллы за то, что потратили час на прослушивание обновлений расписания. Если вы будете работать над тем, чтобы устранить барьеры, мешающие им выполнять свою работу, они также будут ценить вас больше.

Спасибо, отличные моменты и отличный пример электронной почты. Ваш последний абзац — очень полезный совет на долгосрочную перспективу или во время реализации проекта. Этот вопрос больше подходит для первоначальных встреч, когда мы устанавливаем первоначальные вероятные сроки выполнения и проводим рабочие сессии для понимания результатов.
Цитируемая часть предназначалась для сценария того, что вы скажете им по телефону. Я предлагаю вам взять телефон и позвонить людям, которые не показывались, и использовать это в качестве сценария для разговора с ними. Если вы просто продолжите рассылать электронные письма/рассылать приглашения в календаре, люди на самом деле не будут устанавливать личную связь и могут продолжать отталкивать вас.

Вы просто устанавливаете даты? может у людей нет времени когда у тебя есть? Попробуйте организовать встречу с помощью дудла. Также укажите, что они должны предложить другие даты, которые будут работать для них.

http://doodle.com

Кроме того, необходимо ли, чтобы все они появлялись одновременно? Вы не можете дать им задание самостоятельно?

А разница во времени между Европой и США составляет до 9 часов, если вы живете на западном побережье, это означает, что одна команда должна проводить собрание, когда они начинают работать, а другая команда — перед тем, как они уйдут.

В Outlook есть помощник по планированию, где вы можете проверить, какие временные интервалы свободны для всех, и я делаю их на основе этого. Первые 2 были в широтном временном интервале для Великобритании и Нидерландов, поэтому я прибегал к установке их раньше, что в конечном итоге составляет 6 часов утра по моему времени. Все еще были люди, которые не появлялись после принятия, ссылаясь на новый конфликт или отказ с самого начала.
Да, это хорошее предложение давать им задания самостоятельно. Но гораздо эффективнее и гибче, когда вся команда работает и общается между организациями.
например: нас 6 человек, и мы обычно переносим каждую вторую встречу из-за новых возникающих конфликтов, срочных исправлений ошибок, новых встреч с клиентами, просто вещей, которые более важны. было бы, вероятно, невозможно провести встречу с большим количеством людей или если бы мы были за океаном.
также можно провести встречу, когда большинство людей там, просто дайте другим памятку о том, что произошло, или, если возможно, даже видео чата? тогда вы не получите идеальных входных данных, но эти идеи можно обсудить и позже.
Да, это то, что я определенно могу смотреть в будущее. Запишите встречу и отправьте ее заинтересованным сторонам, а затем обсудите.
или сделайте короткую вырезанную версию из записи или напишите протокол, все что ~~работает~~ делает людей счастливыми :)
@BenStien - То, что в моем календаре не запланирована встреча на определенное время, не означает, что я доступен для случайной встречи.
Как заставить людей посещать онлайн-встречи в качестве нового менеджера по запуску проекта?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v