Как справиться с нехваткой времени презентации на научной конференции?

Во-первых, на некоторых конференциях строго регламентировано время, и вам не дадут дополнительного времени.

Во-вторых, если есть важный слайд или два, просто сделайте это. Но убедитесь, что вы только немного увеличиваете свое время (например, 10%). Если вы собираетесь удлинить его на 50%, или на 200% (я это видел, и злился и на оратора, и еще больше - на стул за то, что это допустили) - пожалуйста, не надо.

Примечание: в качестве стула я осёл. И пока я даю что-то вроде 1 минуты отсрочки (на 15 минут разговоров), то после этого:

спикер: "Но после этого есть важный слайд!"

я: «Но не так важно, как время других участников».

РЕДАКТИРОВАТЬ: Во что бы то ни стало, я рекомендую репетировать и заканчивать вовремя или раньше времени. Я только отвечаю на вопрос - использовать лишние 40 сек на 2 недоделанных слайда или нет. «Вам следует подготовиться, чтобы избежать такой ситуации» так же актуально, как «вы должны пойти на рыбалку, а не на конференцию».

(Если вопрос звучит так: «Учитывая X, должен ли я делать A или B?», все законные ответы должны предполагать «X», даже если это неоптимальная/неприятная/непрофессиональная/неловкая ситуация.)

Как правило, вы должны стремиться к тому, чтобы ваша презентация была закончена на 2–3 минуты раньше отведенного времени. Таким образом, небольшие задержки, подобные тем, которые вы упомянули (в диапазоне менее 1 минуты), не должны требовать от вас пропуска какого-либо материала или сокращения времени обсуждения.

Впрочем, даже если этого не делать, сокращение 30 секунд обсуждения кажется меньшим злом по сравнению с пропуском слайдов, что часто воспринимается как признак плохо подготовленного выступления (по крайней мере, в моих кругах пропуск слайдов считается как минимум непрофессионально). Даже если это не так, 30 секунд обсуждения кажутся таким неуместно коротким временем, что я не могу представить, чтобы изменить свою презентацию для этого (в немного больших конференц-залах студенту-добровольцу может потребоваться больше 30 секунд, чтобы получить микрофон). тому, кто задает вопрос).

В общем, я бы постарался максимально точно придерживаться времени вашего выступления. Если бы все, что осталось, это краткие или благодарственные комментарии, я бы просто оставил их на доске, пока задаются первые вопросы. Однако, если у вас есть слайд с критическим содержанием — тот, который доносит вашу «изюминку», — о котором вы не говорили, вам следует использовать время.

Вероятно, вам не следует пропускать итоговую беседу. Если у вас мало времени, вы должны заметить это заранее и пропустить некоторые из предыдущих слайдов, чтобы вы могли вовремя перейти к своему резюме. Что касается очевидного пропуска слайдов, выглядящего непрофессионально, вам следует, если возможно, использовать что-то вроде представления докладчика в PowerPoint, чтобы вы могли пропускать слайды или показывать другие слайды, представляющие больший интерес для вашей конкретной аудитории, так, чтобы они не видели, как вы все просматриваете.

Вам не нужно зачитывать свои подтверждения. Мало кто хочет их слушать, особенно если это отнимает время на то, чтобы представить свою науку в коротком выступлении. Просто поместите их на экран, когда закончите.

Но иногда случается так, что один/два конкретных слайда занимают чуть больше времени. В результате у вас уходит время, прежде чем вы подведете итоги своей презентации .

Легко понять, как это могло произойти. Где-то в вашем выступлении у вас есть мельчайшие подробности, и вам трудно быстро пройтись по этому материалу.

Возможно, лучший способ решить эту проблему — добавить немного свободного времени в вашу презентацию, либо найти способ просмотреть другие слайды за меньшее время, либо найти один или два слайда, которые можно вообще удалить из презентации.

Поэтому я иногда пропускаю слайды с кратким изложением и подтверждением, чтобы не терять время на обсуждение.

Я думаю, вам может сойти с рук молчание на протяжении всего слайда-подтверждения. Велика вероятность, что большинство людей в зале так и не узнают, кто эти люди, и то, что они услышат их имена, ничего не изменит. Вы всегда можете указать их имена, а также откуда они родом, и сказать что-то вроде: «Без упорного труда этих талантливых сотрудников и коллег это исследование было бы невозможным», и остановиться на этом, особенно если время является ценным товаром.

Однако пропустить резюме кажется плохой идеей. Вы должны быть в состоянии настроить себя так, чтобы у вас была минута или две, чтобы подвести итоги своих достижений.

Спланируйте свою презентацию так, чтобы от 10% до 20% вашего времени и отведенных слайдов были необязательными подробными материалами. Запланируйте этот материал прямо перед вашим резюме и заключением, которые должны быть очень своевременными. Как только у вас будет время для заключения + 30 секунд или около того, быстро завершите текущий слайд и просмотрите заключение. Вы будете выглядеть по-настоящему профессионально, если закончите за несколько секунд до истечения времени, а ваша репутация приведет к большему количеству приглашений на презентацию.

Настоящим преимуществом является то, что все эти дополнительные слайды никогда не пропадают даром — это слайды для ответов на неизбежные вопросы, которые задаст ваша аудитория. Будь то в зале для презентаций или в баре позже, как бы профессионально вы ни закончили свое выступление, подождите, пока ваша аудитория не увидит, как вы поднимаете слайд, чтобы ответить на каждый заданный вопрос.

У меня есть несколько предложений; во-первых, если это действительно так, что у вас нет времени, и остался только итоговый слайд, просто покажите слайд. Может быть, поговорите об этом всего секунду и дайте людям прочитать, пока вы отвечаете на вопросы.

На самом деле, что вы делаете, так это следите за оставшимся временем во время разговора. Если вы приближаетесь к концу, и у вас почти не осталось времени, возможно, пропустите предыдущий слайд или доказательство, чтобы убедиться, что вы пришли к выводу.

30 секунд или минуту обычно нормально. Тот, кто председательствует на сессии, должен предупредить вас о времени, и тогда вы сможете быстро закончить. Если вам придется предупреждать вас более одного раза, что вы не успели, вы произведете плохое впечатление на аудиторию.

Не все конференции одинаковы. На некоторых небольших семинарах вполне нормально говорить немного дольше, и 40 секунд вообще не должны быть проблемой. На таких небольших конференциях и семинарах люди часто довольно свободно и подробно обсуждают различные аспекты, и обычно нет необходимости поддерживать чрезмерно строгий график, за исключением уважения к организаторам, председателю и коллегам - которые все несомненно важно.

Можно также наблюдать, как такие случаи решались на предыдущих сессиях (по моему опыту, всегда есть по крайней мере один спикер, который не соблюдает график). На таких небольших конференциях также иногда допускается перебивать выступающего вопросом, и председатель, очевидно, должен учитывать время, затраченное на это прерывание.

В других случаях, например, на больших конференциях с параллельными сессиями, время имеет решающее значение, и я предпочел бы прекратить выступление максимум через 30 секунд после того, как загорится «красная лампочка», чем пытаться поспешно передать всю информацию, которую я изначально планировал передать. подарок. К счастью, я не помню, чтобы это когда-либо случалось со мной. В таких ситуациях, которых, конечно, можно и нужно избежать при соответствующей репетиции, я скорее пропущу результат или всю подтему выступления, чем благодарности. Резюме не обязательно требует объяснения, если не осталось времени, и я согласен, что может быть достаточно показать его как окончательную прозрачность; но я думаю, что благодарности важнее.

Это зависит от того, насколько хорошо вы подготовитесь. После того, как вы попрактикуетесь в пробной версии вашего доклада с собственной исследовательской группой и примете к сведению их изменения, стоит попрактиковаться еще раз. Это может быть перед одной и той же группой, но лучше привлечь людей на том же уровне, которые могут быть заинтересованы либо в самой работе, либо в том, что вы вернете услугу (особенно важно для аспирантов, помогайте друг другу). Тогда вы гораздо лучше почувствуете свое реальное время.

Если у вас есть хороший итоговый слайд, показывая его в конце, вы также можете выиграть минуту или около того.

Если вы склонны опережать время, значит, вы не соблюдаете темп на протяжении всей презентации.

При подготовке к презентации вы должны определить, когда вы будете показывать каждый слайд на протяжении всей презентации. Однако не думайте, что на обсуждение каждого слайда уйдет одинаково много времени. Последовательность из 5 диаграмм (например, объясняющих последовательность событий) может занимать столько же времени, сколько и один список.

Во время презентации следите за таймером, и когда вы заметите, что отстаете, вы можете меньше говорить о некоторых менее важных слайдах. И наоборот, если вы продвигаетесь вперед, вы можете поговорить еще о важных (или просто позволить им перейти в слот вопросов).

Подготовьте эти необязательные разделы заранее, когда будете писать сценарий своего выступления.

Держите таймер и триггер, который сообщает вам, когда у вас осталось две или три минуты. Лучше всего использовать вибробудильник на часах или мобильном телефоне. Если вы еще не добрались до изюминки, идите туда сейчас.

Теперь у вас есть минута, чтобы пробежаться по оставшейся преамбуле, а затем у вас есть «роскошная» минута или две, чтобы осветить тот момент, который вы хотите затронуть.

Это выгодно по двум причинам

1. Ты не выглядишь как халтурщик, когда подходишь и
2. В сценарии, где вы переходите, вы торопитесь с тем, что вы считаете самой важной частью презентации . То, что вы не дойдете до слайда n-1, — это еще одна тема, но если вы урежете что-то в середине выступления, вы сможете уделить своей изюминке то время, которого она заслуживает.

Теперь, период обсуждения, вероятно, будет включать в себя ответы на вопросы, показывая те средние слайды, которые вы быстро прошли, но теперь вы проявляете уважение, придерживаясь времени и контролируя беседу. Беспроигрышный.