Неожиданные дополнительные транспортные расходы и гранты

Такие вещи случаются, и пока расходы разумны, они должны покрываться любым разумным финансирующим органом. Это хорошая идея, чтобы сделать телефонный звонок, чтобы узнать, разрешено ли вам тратить деньги, или, по крайней мере, узнать, какие бюджетные ограничения у вас есть.

Например, на днях мой самолет перенаправили в другой аэропорт. Единственный способ вовремя защитить докторскую диссертацию — воспользоваться такси. Итак, я взял поездку на 80 км и заплатил 230 евро и полностью ожидаю, что мне вернут эти деньги.

Если бы я купил подержанную машину, чтобы добраться до защиты, и бутылку виски от боли и страданий, я бы не ожидал, что верну эти деньги.

В общем, всегда разумно просить о покрытии непредвиденных расходов. Однако, в отличие от других ответов, по моему опыту, возмещение непредвиденных расходов почти никогда не происходит, если вы выходите за рамки бюджета. Для поездок по крупным грантам ИП часто может перемещать деньги для покрытия непредвиденных расходов, если он / она хочет, но эти деньги должны откуда-то поступать. Для небольших грантов (например, гранта на поездку в размере 1000 долларов США) или поездок, финансируемых из внутренних источников, обычно существует бюджет, и просто нет дополнительных денег, которые можно было бы переложить. Приезжая в другой университет для проведения семинара, они в какой-то мере берут на себя ответственность. Иногда они дают посетителю явный бюджет, а иногда имеют дело с перерасходом средств.

Я бы посоветовал, прежде чем тратить какие-либо деньги, особенно деньги, которых у вас нет, связаться со «спонсором» для подтверждения. Без предварительного подтверждения я бы предположил, что мне не будут возмещены непредвиденные расходы.

За некоторыми исключениями, я рассматриваю все поездки, совершаемые в рамках моего назначения в университет (будь то встречи по проектам, официальные академические визиты, конференции и т. д.), как обычные командировки. То есть пойти на эту проектную встречу — это не мой личный выбор, а то, что я должен сделать в рамках своей работы.

Это означает, что я ожидаю не только полного возмещения всех ожидаемых расходов на поездку, но и того, что мой работодатель также берет на себя риск непредвиденных расходов. Это включает расходы на отмену или перенос, если причиной отмены является другая деловая встреча или любая другая причина, не зависящая от меня (но не в случае отмены по личным причинам — в прошлом мне возвращали деньги после отмены по личным причинам , но я расценил это как хороший жест со стороны грантополучателя, а не то, что я ожидал ) . Эти ожидания также четко покрываются правилами поездок моего нынешнего университета (то же самое было и в том месте, где я защитил докторскую диссертацию).

Если из-за ошибки с вашей стороны возникают дополнительные расходы, все становится немного запутанным. Теоретически мой университет не обязан платить за любую поездку, которую вы забронировали по ошибке. На практике мой университет имеет тенденцию покрывать даже серьезные ошибки (такие как бронирование неправильного рейса по билету, который нельзя изменить), если эти обстоятельства редки, явно непреднамеренны и не приносят вам никакой выгоды. Они, вероятно, были бы очень подозрительны, если бы вы, например, оказались на Гавайях еще на неделю из-за вашей «ошибки».

Все понимают, что ваши командировки — это, ну, дела, а не отдых. Следовательно, все, что может пойти не так, является частью вашей работы и должно быть возмещено (и, как правило, будет). Например, я опаздывал на самолет из Хьюстона в мой родной город чаще, чем мне хотелось бы сосчитать (либо потому, что мой прибывающий рейс опаздывал, либо потому, что стыковочный рейс был полностью отменен из-за погоды). В таких случаях я арендую машину на сутки, чтобы добраться до дома. Никто никогда не просил меня обосновывать это: все понимают, что было бы неразумно торчать в аэропорту всю ночь, чтобы утром сесть на ближайший рейс. Это просто стоимость ведения бизнеса.

В университетах, в которых я работал, университет имел страховой полис, покрывающий деловые поездки. Точные данные о покрытии различаются. В зависимости от деталей страхового полиса вам, возможно, придется заявить о поездке заранее. Возможно, вам также придется связаться со страховщиком, когда вы несете / собираетесь нести расходы. Я предлагаю проверить с соответствующими органами в вашем университете.

Если в вашем университете нет такого полиса, было бы неплохо приобрести его при оплате проезда, особенно если вы отправляетесь в места, где у вас обычно нет медицинской страховки (например, в другой стране). Такие расходы обычно подлежат возмещению (но вам, возможно, придется пройти через предпочитаемую университетом страховую компанию; проверьте!).

Не только в отношении путешествий случаются чрезвычайные ситуации, и деньги должны перейти из категории А в категорию Б на вашем счете.

В большинстве случаев университеты не будут просто создавать учетную запись для спонсируемых исследований на X долларов и говорить «потратьте их на свои исследования». Деньги будут распределены по категориям, как указано в вашем заявлении: доллары А на зарплату, В на бенни, С на поездки, D на капитальное оборудование, Е на расходные материалы и так далее.

Поскольку правительство может проводить аудит, когда считает нужным, большинство систем настраиваются в соответствии с нормативными требованиями крупных государственных учреждений, и они время от времени проводят проверки самостоятельно, чтобы убедиться в их соответствии.

Теперь у большинства агентств будут строгие правила относительно того, сколько денег может изменить категорию, прежде чем вы должны позвонить им и попросить разрешения. По моему опыту, счет в отеле в размере 200 долларов, как правило, не превышает этих пределов.

Для возмещения расходов на деловые поездки обычно не имеет значения, были ли расходы ожидаемыми или нет . У вас были определенные расходы, и когда вы сдаете свой отчет о транспортных расходах, вам будут возмещены или нет в зависимости от правил, которые должны были быть определены заранее.

Прежде чем отправиться в путешествие, вы, как правило, получаете разрешение на командировку от своего работодателя, в котором указывается, в какой степени покрываются дорожные расходы. Обычно это определение относится к некоторым местным правилам, которые (по крайней мере, в моем случае) пытаются очень конкретно определить, какие расходы могут быть покрыты. Иногда может быть установлен верхний предел возмещения, и тогда вы связаны этим, независимо от того, были ли расходы неожиданными или нет.

Если вы не получаете компенсацию от своего работодателя, у вас может быть грант на поездку или стипендия, которые обычно определяют верхний предел покрываемых расходов. Опять же, для этого предела обычно не имеет значения, ожидались ли какие-либо затраты или нет.

Если вы превысите какой-либо заранее определенный бюджет из-за непредвиденных обстоятельств, не зависящих от вас, возможно, стоит договориться о возмещении и этого. Однако я бы не ожидал, что это сработает, если только нет других средств для перераспределения, а обычно у вас нет законных прав на это.