Как академики-путешественники получают компенсацию за совместное проживание с семьями?

Я поеду на конференцию, на которой представлю свою работу. Мой спонсор обычно возмещает мне расходы на регистрацию на конференции, проезд и проживание.

Однако, поскольку меня будут сопровождать жена и дети, я буду бронировать для них отдельные проездные билеты и семейный номер, который обычно дороже одноместного.

Я спрошу у спонсора, возместят ли они мне расходы на проживание.

Я предполагаю, что многие другие ученые по всему миру путешествуют по работе со своими партнерами, друзьями или семьями, и мне интересно, как они обычно/в идеале получают справедливое возмещение за проживание, совместное с другими путешественниками, не финансируемыми.

Ответы (2)

Как правило, вы объясните специфику вашего путешествия и предоставите некоторые документы о

  • фактические расходы на поездку с семьей
  • расходы, которые у вас были бы, если бы вы путешествовали в одиночку

Затем вы сможете обосновать возмещение (более низких) расходов, перечисленных в пункте № 2, даже если все ваши счета показывают (более высокие) расходы из пункта № 1.

Если было что-то, что стоило столько же или даже меньше для всей семьи по сравнению с тем, что вы заплатили бы в одиночку, обязательно предоставьте хорошее доказательство гипотетической цены на 1 человека, и вы даже можете получить компенсацию часть того, что было пользуемся всей семьей :)

+1. Примечание: на многих конференциях дешевле разместиться не в конференц-отеле, а в другом месте. Таким образом, вы можете покрыть всю стоимость проживания, а также иметь более подходящую обстановку для вашей семьи. (На одной конференции мы сняли дом для отдыха неподалеку дешевле, чем место проведения конференции).
@dan1111: Это может сработать, но также может случиться так, что спонсор скажет, что вы получите только ту часть расходов, которая была бы необходима для финансирования вас в этом конкретном месте, т.е. если вы бронируете двухместный номер, вы только получите то, что было бы в одноместном номере, а иногда вы даже получаете 50% от цены двухместного номера.
@Dirk, это мой опыт, но, конечно, политика спонсоров может различаться (рекомендуется уточнить у них).
Дирк: Это правда, хотя я бы, наверное, попытался протестовать в случае получения только 50% двухместного номера (если это меньше, чем стоимость одноместного номера). Я считаю требование не иметь одноместного номера сомнительным для начала (в частности, если я уже выбрал место, где стоимость одноместного номера ниже 50% от стоимости двухместного номера в официальном конференц-отеле), и когда я не знаю кого-нибудь еще, кто будет присутствовать, я считаю неприемлемым находиться в комнате с совершенно незнакомым человеком.

Я всегда ел эти различия в стоимости. Моя семья небольшая (я и жена), и я все равно всегда получаю номер с большой двуспальной кроватью. Мы оплачиваем перелет моей жены, университет (может быть, за счет грантов) оплачивает мне перелет, суточные и гостиницу. Если требуется арендованный автомобиль, он не меняет размер, поэтому университет также оплачивает его.

Я не думаю, что университет оплатил бы разницу за то, что я решил изменить в своей рабочей поездке (дополнительные остановки, комната для детей и т. д.), потому что я думаю, что есть либо университетские правила, либо правила грантового агентства, которые запрещают это. . Это мой выбор путешествовать с семьей, я должен компенсировать разницу.

Проще, если вы можете претендовать на суточные, но часто это невозможно, и вы должны предоставить квитанции (например, это имеет налоговые последствия). На этом этапе технически вы могли претендовать только на свою долю в счете. Признавая абсурдность этого, многие места будут платить за большую комнату при том понимании, что вы не требуете еды и т. д.
@ChrisH, во многих местах, в каких странах? Мой университет платит суточные без квитанций на основе таблицы медианных/средних затрат для каждого города или региона. Гостиницы/аренда автомобилей/такси требуют квитанций. В каждой стране/регионе/нации действуют разные практики. Некоторые из них более или менее гибкие, чем вы предполагаете. Мой университет на самом деле не смотрит на размер комнаты, если вы не заказываете что-то возмутительное.
И в промышленности, и в академических кругах я никогда не встречал ничего, кроме слухов о суточных в Великобритании. Раньше они случались, но были ограничены в качестве налогооблагаемого дохода. В промышленности максимальная дневная сумма, подлежащая возмещению для определенных категорий лиц, предъявляющих претензии с квитанциями, устанавливалась для каждой страны отдельно.
@ChrisH, у Налогового управления США (PDF) есть метод для этого. Либо суточные предназначены для проживания, питания и непредвиденных расходов, либо не включают проживание. Они устанавливают приемлемые ставки для каждой локали. Эти суточные не являются налогооблагаемым доходом, если то, что выплачивается, меньше или равно объявленной ставке.
Как академики-путешественники получают компенсацию за совместное проживание с семьями?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v