Автор письма огрызнулся на мое электронное письмо с напоминанием. Что я могу сделать в будущем, чтобы предотвратить это, и должен ли я все же принять его письмо?

Я отправил электронное письмо с напоминанием за день до истечения срока для нескольких моих заявлений в аспирантуру. Он сказал что-то вроде

Это просто напоминание о том, что первые даты сдачи завтра: [список нескольких школ]. Надеюсь, вы еще не слишком заняты, чтобы писать. Если вы не получили электронное письмо от этих школ с инструкциями, дайте мне знать.

Я также отправил «повторную отправку» на электронную почту этого профессора через школьные порталы приложений. Профессор ответил что-то вроде

Вы уже отправили список сроков [я отправил, но это было около месяца назад]. НЕ полезно отправлять повторные напоминания.

Я думал, что это стандартно отправлять напоминания до истечения срока, особенно если сроки выполнения завтра, а письмо не отправлено. Я чувствую, что сказал или сделал что-то не так. Как я могу предотвратить это в будущем?

Я теперь не только не хочу рассылать напоминания о январских школах, но теперь я беспокоюсь о силе письма этого профессора. У меня есть четыре автора писем, и у меня есть соблазн бросить его письмо в некоторые январские школы. Причина этого в том, что это не единственный раз, когда он был немного резок со мной, хотя никогда так. Но я сказал ему некоторое время назад, что мне не нужно его письмо, если оно не будет сильным, и тем не менее он все же согласился написать для меня. Так что, если он честен в этом, я чувствую, что, возможно, мне следует сохранить его письмо.

Все это немного сбивает с толку и напрягает. Спасибо за ваше время, чтобы прочитать.

Один из способов сделать так, чтобы ваше сообщение выглядело менее микроуправлением и более проактивным, — это спросить, есть ли что-то, что может понадобиться от вас автору письма, и можете ли вы что-нибудь сделать. Это мягкий способ сказать: «Дедлайн приближается, и я понимаю, что вы заняты, поэтому я просто сообщаю вам, что я рад помочь вам всем, чем смогу, потому что я очень ценю вашу готовность». помочь мне." Таким образом вы показываете, что уделяете внимание деталям, хотите максимально упростить для них процесс, но при этом уважительно относитесь к тому, что они делают.
Бесполезно отправлять повторные напоминания. — О, да, это так.
Я бы не стал называть это "защелкиванием". Легкое раздражение в худшем случае.
@JeffE Так полезно получать повторяющиеся напоминания о том, что бесчисленное количество людей во всем мире используют программное обеспечение, чтобы причинить себе это. Администраторы врачей звонят людям за 24 часа до назначенного времени, почему? Потому что это работает на сокращение неявок. Как может этот профессор говорить такие глупости.
Это не настоящая проблема, забудьте об этом, не о чем беспокоиться. Никто не знает, сорвался ли он, это ваш вывод. Мне это кажется вежливым. Предположительно, его прослушивают и другие кандидаты. Конечно, он не стал полным Робертом де Ниро или Джо Пеши. Хорошо, что он достаточно организован, чтобы не нуждаться в напоминании. Так что перестаньте волноваться и не нужно напрягаться. (Если вы действительно хотели, если вы решили отправить такое напоминание в будущем, вы могли бы сказать : «Извините, если это напоминание не нужно, и я понимаю, что ваш текущий объем почты должен быть высоким, но вот напоминание о том, что ...» )
Вот что я сделал, когда мне понадобились письма. Когда кто-то согласился написать мне рекомендательное письмо, я сразу же прямо спросил: «Крайний срок такой-то, должен ли я посылать вам напоминания время от времени?», в одном случае ответ был «ежедневные напоминания, пожалуйста», а в другом "если вы не получили от меня никаких известий в течение двух недель, пожалуйста, напомните мне". Таким образом, вы можете заранее знать, нужно ли вам вообще напоминать людям и как часто.
@jpmc26 Возможно, да. Я изменил то, что он на самом деле написал для анонимности. На самом деле он написал «не» с большой буквы, чтобы подчеркнуть свое раздражение. Отредактировано для точности.

Ответы (6)

Я чувствую, что сказал или сделал что-то не так. Как я могу предотвратить это в будущем?

Единственная странная вещь, которую вы сделали, это напомнили через онлайн -систему и личную электронную почту, не подтверждая, что вы это сделали в электронном письме («Я пишу вам электронное письмо поверх онлайн-уведомлений, потому что мне сказали, что они иногда попадают в спам. ")

В ответ вы можете написать: «Приношу свои извинения. Я хотел поместить ссылки вверху вашего почтового ящика, чтобы вы могли легко их найти. теперь понимаю, что это может быть немного неприятно. Еще раз спасибо за вашу готовность написать письмо». Вы можете зайти позже и узнать, не хочет ли он НИКАКИХ напоминаний или ему просто нужно одно из онлайн-системы или одно по личной электронной почте.

Теперь я беспокоюсь о силе письма этого профессора. У меня есть четыре автора писем, и у меня есть соблазн бросить его письмо в некоторые январские школы.

Я бы сказал, что вам нужно выяснить, является ли его поведение с вами просто его типичным поведением, или он ведет себя более негативно по отношению к вам, чем по отношению к другим ученикам вашего положения. Кажется, наиболее уместно определить свое положение по отношению к ЕГО базовому уровню, а не по отношению к «хорошему человеку».

Чтобы подчеркнуть эту последнюю часть ответа больше: навыки межличностного общения связаны с калибровкой — как с настройкой вашего поведения на то, что лучше всего работает с этим человеком, так и с настройкой вашей интерпретации действий этого человека с учетом того, как этот человек обычно думает / действует / ведет себя.

Как я могу предотвратить это в будущем?

Что ж, вы всегда можете отправиться жить на необитаемый остров или присоединиться к ордену безмолвных монахов (и даже жизнь среди монахов не гарантирует, что вы избежите таких слабостей человеческой природы).

А если серьезно: вы не можете предотвратить это, и вы не должны пытаться. Вы не сделали абсолютно ничего плохого, отправив электронное письмо с напоминанием. На каждого профессора, раздраженно отвечающего на ваши электронные письма, приходится как минимум десять человек, которые были бы признательны за ваше электронное письмо с напоминанием, а некоторым из них напоминание даже потребуется, чтобы заставить их загрузить свое письмо. Таким образом, вы потеряете гораздо больше, чем приобретете, изменив свое поведение из-за реакции профессора. Просто примите тот факт, что работа с другими людьми требует время от времени странных и, возможно, неприятных взаимодействий (поверьте мне, их будет гораздо больше), и двигайтесь дальше.

Кстати, я также думаю, что крайне маловероятно, что профессор изменит свою рекомендацию из-за вашего электронного письма — это было бы крайне непрофессионально и неэтично, гораздо более неэтично, чем раздраженно отвечать на электронное письмо. В любом случае, удачи с вашими приложениями.

Это была именно моя мысль - сейчас у профессоров (да и вообще у всех) просто напряженное время, поэтому он, вероятно, раздражен другими вещами, и это был просто маленький кусочек пара, который нужно было выпустить.
«Профессора тоже люди» снова поражает.
Присоединение к этому ордену молчаливых монахов может фактически подвергнуть вас некоторым другим «недостаткам человеческой природы»…
@gerrit: «Профессора, возможно, социально некомпетентные люди» :)

Это просто напоминание о том, что первые даты сдачи завтра: [список нескольких школ]. Надеюсь, у вас еще есть время написать. Если вы не получили электронное письмо от этих школ с инструкциями, дайте мне знать.

Это было не очень хорошо сформулировано. Явно объявив свое сообщение « напоминанием », вы:

  1. Принимал участие в управлении их деятельностью.

  2. Предполагается, что у вас нет абсолютной уверенности в их надежности.

В общем, обе эти вещи могут вызвать обиду. Основная проблема заключается в том, что, как студент, запрашивающий рекомендательное письмо, вы обращаетесь с просьбой к профессиональному руководителю; почтение и благодарность являются типичными ожиданиями.

Таким образом, у вас есть два способа подойти к этому: либо как профессиональный коллега, пытающийся координировать деятельность, либо как профессиональный подчиненный, запрашивающий руководство у начальника.

Скажем что-то вроде этого как профессиональный коллега:

Я работаю над доработкой своих заявлений в [список школ], крайний срок которых истекает завтра, поэтому я просто хотел обсудить с вами рекомендательные письма и еще раз поблагодарить вас за ваше время и внимание. Пожалуйста, дайте мне знать, если они не смогли отправить вам приглашение по электронной почте или есть ли что-то еще, что я могу сделать со своей стороны.

Скажем так, как профессионально-подчиненный:

Спасибо, что помогли мне с процессом подачи заявки с вашей рекомендацией. Поскольку некоторые из крайних сроков истекают завтра, я пытаюсь убедиться, что у меня все в порядке, в том числе убедиться, что я правильно предоставил те документы, которые достаточно любезны, чтобы предоставить рекомендательные письма с доступом к приложениям. Пожалуйста, дайте мне знать, если есть что-то еще, что мне нужно сделать, и спасибо за ваше время и внимание!

Отнесетесь ли вы к рекомендателю как к коллеге или подчиненному, будет зависеть от множества личных факторов, так что это дело каждого конкретного случая.

Что следует избегать:

  1. «Напоминая» их. Напоминание кому-то говорит о том, что вы не на 100% уверены, что он на верном пути. Каким бы правдоподобным или разумным это ни было, некоторые все же могут обидеться на это.

  2. Управление их деятельностью. В каком-то смысле они согласились сделать что-то для вас, и поэтому вы можете обоснованно утверждать, что они обязаны выполнять оговоренные услуги. И хотя это может показаться технически верным, это часто раздражает людей; лучше не звучать как микро-менеджер.

Я не думал об этом таким образом. Думаю, в этих вещах больше тонкостей и этикета, чем я думал. Лично я не воспринял бы такое электронное письмо, как мое, с обидой, так как это просто официальное напоминание. Я учту это в следующий раз, спасибо.
@Фред Определенно. И просто говоря, объективный тон, который вы использовали, сработал бы со многими людьми, так что я предполагаю, что это ситуационная вещь.
Я полагаю, что это вопрос вкуса и / или культуры, но (как человек, который писал письма для студентов) я нахожу сообщение ОП прямым и точным, а ваше — подхалимским и неискренним. Как бы это ни было сформулировано, это напоминание, поэтому я не вижу смысла избегать этого слова.
@ user37208 Согласен, что это зависит от вкуса и/или культуры. Я определенно вижу, как сообщение профессионального подчиненного может показаться подхалимским, хотя вы бы не возражали против сообщения профессионального коллеги?
@Nat В меньшей степени, но они оба кажутся мне немного пассивно-агрессивными, потому что танцуют вокруг фактического передаваемого сообщения.
@user37208 user37208 Я определенно вижу, как это будет звучать как очень многословный подход к предоставлению напоминания, и я, безусловно, согласен с тем, что объективный тон, который OP использовал в своем электронном письме, был бы более кратким и эффективным, что можно было бы воспринять как знак уважения на время автора рекомендаций. Где пассивно-агрессивная часть?
Я полностью согласен с @user37208 в том, что предложенные вами письма кажутся подхалимскими и неискренними. Кроме того, пожалуйста, дайте мне знать, если есть что-то еще, что мне нужно сделать, это только усугубит ситуацию, обременяя автора письма другой (совершенно бессмысленной и надуманной) задачей, которая не должна быть его обязанностью. Как автор писем, я абсолютно хочу, чтобы студент давал мне инструкции (настолько ясные и прямые, насколько это возможно) о том, что им нужно, чтобы я делал, и, наоборот, был бы очень раздражен, если бы студент попросил меня дать им инструкции , что совершенно не моя работа.
Я согласен с тем, что Пожалуйста, дайте мне знать, если есть что-то еще, что мне нужно сделать, потому что мы все знаем, что мяч на стороне профессора. Чтобы несколько акцентировать внимание, вы могли бы сказать «Пожалуйста, дайте мне знать, если вы больше не можете написать письмо». Я бы никогда не выручил в такой крайний срок, но это четко определяет выбор: написать письмо сейчас или мне придется начать искать другого автора писем.
С другой стороны, мне нравится начинать со слов «Спасибо» [ опять же , я бы добавил] за помощь в процессе подачи заявки с вашей рекомендацией. Людям нравится, когда их спрашивают, и им нравится, когда их благодарят.
@DanRomik: Я совершенно не так понял фразу, предложенную Нэтом, но вы поняли, что это можно прочитать и так. Может быть, что-то вроде «Пожалуйста, дайте мне знать, если я забыл предоставить какую-либо соответствующую информацию, или если я могу сделать что-то еще, что было бы вам полезно, было бы лучше?»
@IlmariKaronen да, это действительно лучше (и похоже на язык в конце первого предложенного письма Ната).
+1. Я на самом деле нашел оригинальное письмо OP странным и немного грубым (особенно «Я надеюсь, что вы не слишком заняты, чтобы писать еще», что похоже на сарказм, но, возможно, это только я). Предложение в этом ответе выглядит лучше, что еще больше улучшается в комментариях.

У моей жены есть поговорка: «У каждого свое ведро [ фекалий ]».

Легко принять это за чистую монету и отреагировать. Если у вас есть опыт общения с этим человеком, а он всегда несносный какашка, это одно; с другой стороны, если он обычно не такой, возможно, у него был плохой день, и он набросился. Вы можете общаться с ним напрямую? Подумайте о том, чтобы зайти на чашку кофе, узнать, есть ли у него личные проблемы, поговорить с ним напрямую и выяснить, в чем проблема на самом деле. Помните, что электронная почта действительно отстой как средство коммуникации для всего, кроме холодных, сухих фактов.

Если он просто не собирается вкладываться в работу и подводит вас, вы будете лучше знать, чем полагаться на него в следующий раз.

Эта великолепная идея. Моя тревога в последнее время достигает пика, и мне трудно обдумывать такие вещи. Хороший совет, спасибо.
посмотри, сможешь ли ты узнать, есть ли у него личные проблемы - я не совсем уверен, что это то, что должны делать ученики.

Один трюк, который у нас был в свое время именно для этой ситуации, был (мягкое злоупотребление):

Благодарственное письмо.

Вместо напоминания, которое, как вы сами убедились, может быть истолковано как назойливое, отправьте записку с выражением признательности профессору за то, что он написал письмо от вашего имени, несмотря на «краткий срок X», и как много это значит для ты. Написанная правильно, такая заметка не может быть истолкована как неуместно напористая.

Если они написали письмо, у них возникнет теплое нечеткое чувство.

Если они этого не сделали, то, если они не социопаты (в этом случае вы, вероятно, все равно не хотите их письма), они испытают серьезный когнитивный диссонанс из-за того, что еще не написали или не отправили его, а затем, скорее всего, продолжат делать это. так сразу. После чего они получат теплое пушистое чувство.

Все выигрывают.

Как и в случае с другими подходами, пропагандирующими нечестные (если с добрыми намерениями) методы, ожидаемое «теплое нечеткое чувство» вполне может оказаться раздражением и негодованием со стороны профессора по поводу того, что им манипулируют и ему лгут, пусть даже «доброжелательно». Извините, я просто не разделяю вашего утверждения о том, что «правильно написанная заметка не может быть истолкована как неуместно напористая»; для меня самые теплые, нечеткие чувства, которые я испытываю, — это когда люди честны со мной, а не пытаются манипулировать мной дешевым и прозрачным способом, как если бы я была какой-то марионеткой на веревочке.
@DanRomik Я не согласен. Я думаю, что ваше использование слова «нечестный» доводит его определение до буквальной крайности, где оно на самом деле превращается в понятие «вежливость», которая, если настаивать на толковании вещей в негативном свете, на самом деле является формой нечестность.

Просто извинись и иди дальше. Не нужно пропускать его письмо. Похоже, вы скоро уйдете, и вам больше не придется иметь дело с его резким характером.

Некоторые профессора просили меня присылать им напоминания, потому что они заняты, и я так и делаю. Вы на самом деле не ошиблись, сделав это, если только он прямо не попросил вас этого не делать. Извинения ничего не стоят и только смазывают колеса. Похоже, этот профессор хорошо справляется с организованностью (или думает, что умеет). Некоторые профессора получают сотни электронных писем в день, и он, вероятно, был раздражен еще одним (еще двумя?) электронными письмами, сообщающими ему что-то, что он уже знал.

Теперь вопрос в том, отправите ли вы извинения по электронной почте...

Может быть, извинения вообще не нужны. Профессор мог быть слишком занят, написав слишком много писем слишком близко к крайнему сроку, и сломался из-за стресса. Может, профессору просто нужно немного тишины, чтобы закончить письма. Мы все иногда огрызаемся, надеюсь, мы огрызаемся на людей, с которыми мы можем помириться и которые могут нас простить.
@Bent Извинение - это выражение прощения?
Профессору, возможно, следует извиниться на более позднем этапе, а не ОП. Я бы не стал извиняться перед профессором и ничего не упоминал бы, лишь бы письма отправлялись вовремя. ОП не должен извиняться, если бы в ситуации ОП я бы простил профессора, пока письма отправляются. В западном мире, если вы извиняетесь, вы тот, кого нужно простить. Это наоборот.
@Bent Со всем уважением, я не согласен. ОП беспокоил своего профессора, отправив им дополнительное электронное письмо. Иногда вам нужно проглотить свою гордость (профессор слишком остро отреагировал? Да, немного) и сгладить ситуацию, взяв на себя большую ответственность и извиняясь за то, что кого-то расстроил. В идеальном мире да, профессор извинился бы за то, что огрызнулся. Но это не идеальный мир.
Я думаю, что вопрос не столько в том, есть ли у студента моральный императив извиниться (звучит так, как будто вы согласны, что нет, поскольку он не сделал ничего плохого), сколько в том, будет ли ему стратегически выгодно извиняться. . По этому вопросу я бы сказал, что когда кто-то раздраженно огрызается на вас за то, что вы отправляете ему слишком много электронных писем, последнее, что вы хотели бы сделать, это беспокоить его еще одним электронным письмом с извинениями за все предыдущие электронные письма...
@DanRomik Я согласен с тем, что существует проблема морали и стратегии, и я думаю, что мы согласны с моральной частью. По стратегии это не очевидно. (1) «Скрипучее колесо получает смазку». против (2) Проф в плохом настроении пишет слабую ссылку.
@DanRomik Для меня это просто управление властными отношениями и нанесение удара по своей гордости, чтобы получить то, что вам нужно (хорошее письмо). Нет, не отправляйте электронное письмо, в котором нет ничего, кроме «извините за все электронные письма», но вы можете выразить свои извинения лично, или с помощью другого необходимого электронного письма, или любым другим способом.
Автор письма огрызнулся на мое электронное письмо с напоминанием. Что я могу сделать в будущем, чтобы предотвратить это, и должен ли я все же принять его письмо?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v