Как подчеркнуть важность общения с членами команды, которые жалуются на то, что команда тратит время на встречи и бесполезные обсуждения

Моя цель — способствовать общению в команде и подчеркивать его важность, но для этого мне нужно найти правильные слова и действия/процессы. Как бы вы справились с этим?

Практика, как и все остальное.

Проанализируйте, как вы проводите встречи, сколько их и как долго, и насколько они эффективны. Как только вы в этом убедитесь, применяйте его таким образом, чтобы он не был властным.

Если член команды поднимает что-то, что затем будет обсуждаться на собрании, заставьте его объяснить это и постарайтесь заставить его подумать над проблемой и выполнить большую часть работы, передав это ему. Итак, они говорят свое слово, и если больше никто не может что-то добавить, вы передаете это им… «какое, по вашему мнению, хорошее решение»… как будто вы считаете, что их вклад ценен. Это просто требует практики и терпения.

Это зависит от того, действительно ли вы проводите слишком много совещаний.

Как человек, который был свидетелем этого, я знаю, что это может иметь место. Раздражает, когда нужно тратить много времени на бесполезные совещания, особенно если у тебя много работы.

Краткий контрольный список:

1. У каждой встречи есть четкая цель ? Есть ли смысл в этой цели? Разве нельзя было достичь цели другими средствами?
2. Каждая встреча имеет четкую структуру или это просто случайные замечания, некоторые из которых даже не относятся к обсуждаемой теме?
3. Вы начинаете и заканчиваете вовремя ?
4. Некоторые люди захватывают собрания , делая невозможным участие других людей? Учтите, что люди разные. Некоторые люди более замкнуты и не чувствуют себя комфортно, когда им приходится кричать или ссориться, чтобы их выслушали.
5. Кого приглашают на эти встречи? Это только те люди, которым действительно нужно быть там?
6. Дискуссия профессиональная , по теме ?
7. Ваши встречи служат только для того, чтобы узаконить некоторые решения ? Иногда для менеджеров организуются встречи, чтобы узаконить решения, которые они приняли заранее («Мы обсудили это и решили, что...»)
8. Проблема подотчетности . Лично для меня важно, что я могу нести ответственность только за решения, которые я принял. Если я сделал что-то не так, я сознаюсь в этом! Конечно, иногда меня заставляют делать то, с чем я не согласен. Но тогда я хочу, чтобы было признано, что решение было принято, например, моим начальником или начальниками или всеми участниками обсуждения, несмотря на мое возражение. Меня нельзя винить в том, что решение, которое не сработало, было принято «всеми» или моим начальником, хотя официально оно входит в зону моей ответственности. У вас есть четкое представление об обязанностях?

Обмен хороший. Но важно держать подотчетность в порядке и правильно ее организовать.

Только после того, как вы убедитесь, что ваши встречи и обсуждения имеют смысл, вы можете попытаться убедить двух членов команды в том, что они предлагают дополнительную ценность. Используйте примеры из прошлого, чтобы назвать ситуации, в которых вклад других людей решил проблему или улучшил качество принятого решения.

Между прочим, есть довольно много исследований, которые подтверждают, что «мозговой штурм» бесполезен, и люди, работающие индивидуально, получают лучшие результаты, чем при свободном обсуждении в группах.

Кажется, вы подходите к этому с точки зрения абстрактной веры в то, что общение — это хорошо , и разочарованы тем, что, по вашему мнению, для этих участников «общение ценится не так сильно, как действия».

Таким образом, ключевой момент, по-видимому, заключается в том, чтобы отложить в сторону веру в общение ради самого общения и вместо этого сосредоточиться на том, как именно данное общение необходимо для осуществления соответствующих действий .

Например:

• «Давайте быстро обсудим задачу x и убедимся, что мы согласны с тем, что нужно сделать». переверните его и попросите описать вам своими словами свое впечатление от того, что предстоит сделать. Если вам кажется, что ключевые вещи отсутствуют или отличаются от вашей собственной интерпретации, вы можете задать вопросы. На самом деле, может быть, лучше сразу начать с запроса на их интерпретацию, а не использовать это как запасной вариант.

• «У клиента Y есть проблема с Z, давайте обсудим несколько идей, как это исправить, и выберем один»

• «Кажется, Фред не может понять, как использовать проект, который вы сделали на прошлой неделе, не могли бы вы прийти и показать ему и мне вместе, как с ним работать?»

Одна вещь, подразумеваемая в этом, - менее формально запланированное общение в формате «встречи» и более импровизированное общение по мере необходимости. Однако при этом вам нужно проявлять некоторую осторожность в отношении частоты и времени перерывов — если вы имеете дело, скажем, с разработчиками программного обеспечения, которым требуется большое количество времени без перерывов, чтобы сосредоточиться на особенно сложных проблемах, вам нужно будет быть настроенным на то, когда есть и не лучшее время для прерывания , возможно, до такой степени, что буквально спрашивают или используют время, когда они встают из-за своих рабочих мест. Остерегайтесь также перерывов в расписании — «когда мы можем поговорить о x?» может быть очень проблематичным вопросом, если человек находится в разгаре невиданного конца поиска решения насущной проблемы Y.

В дополнение к другим хорошим ответам здесь, вы должны подумать о том, как запланированы встречи. Вы не описываете, в каких ролях эти люди, но если они в творческих ролях, стоит прочитать Расписание Создателя, Расписание Менеджера . Чтобы процитировать изюминку:

Но есть и другой способ использования времени, распространенный среди людей, занимающихся созданием вещей, таких как программисты и писатели. Как правило, они предпочитают использовать время как минимум в полдня. Вы не можете хорошо писать или программировать в единицах часа. Этого времени едва хватает, чтобы начать. ... Когда вы работаете по графику создателя, встречи превращаются в катастрофу. Одна встреча может испортить весь день, если разбить ее на две части, каждая из которых слишком мала, чтобы сделать что-то серьезное.

Если эти люди выполняют творческие функции, включая разработку программного обеспечения, вы можете рассмотреть возможность планирования совещаний таким образом, чтобы они не прерывали их день: чтобы все совещания проводились в конце дня или в начале, чтобы у них была хороший блок времени для работы без перерыва.

Ответ от 385703 хорош, но я бы еще больше сократил его.

У нас слишком много встреч со слишком большим количеством людей

Это мантра, которую подхватила моя собственная компания после того, как мы какое-то время сошли с ума от встреч и процессов.

Ключевым моментом здесь является организация встреч только тогда, когда они необходимы, и включение только тех людей, которые должны быть там, и если требуется обсуждение, чтобы встретиться или продвинуться к цели.

Если встреча была организована для того, чтобы поделиться информацией, которая на самом деле не требует обсуждения, рассмотрите возможность сделать это по электронной почте (люди могут прочитать ее, когда захотят, или проигнорировать, если захотят).