Как справиться с тем, что участник схватки говорит слишком долго?

Что я могу сказать во время встречи, что не было бы грубо, чтобы дать ей понять, что она слишком затянулась? Я хотел бы сказать ей лично, а не по электронной почте.

У вас правильная идея, но неправильный подход. Скажите ей лично, а не по электронной почте. Но не говорите об этом во время встречи (если ничего не помогает).

Поскольку здесь речь идет только об одном человеке, поговорите с ним наедине . Объясните, что команде нужно, чтобы она, в свою очередь, была сосредоточена и лаконична во время ежедневного стендапа, и объясните, почему.

Тренируйте ее, а не критикуйте. Делайте это индивидуально и приватно.

Если это продолжится, поговорите с ней еще раз и укажите, что это все еще занимает слишком много времени. Вы можете предложить ей обучающие материалы о скраме, стендапах и ее роли в них.

Если ничего из этого не помогает, то во время следующей встречи, прежде чем кто-либо заговорит, расскажите группе о концепции краткости и говорите только о том, что другие должны услышать.

Если и это не поможет, в следующий раз, когда она начнет отклоняться от курса, вежливо прервите ее чем-то вроде: «Извините меня на минутку, но я думаю, что мы сбились с пути. Пожалуйста, говорите нам только то, что другие должны услышать».

Как мудро отмечает @JamesRyan в своем комментарии, вы можете предложить возможность для последующего обсуждения между менеджером релиза и любым другим, кто хочет услышать остальную часть того, что она хочет сказать. Таким образом, не всем приходится тратить свое время. В моем магазине мы называли это "Tag Along".

(Вам, как скрам-мастеру, может понадобиться немного больше тренировок, чтобы поддерживать ежедневный стендап в нужном русле?)

Я бы сделал это в два этапа. Сначала попытайтесь сделать это, не выделяя ее. На следующей схватке начните с того, что напомните всей группе, каковы ожидания. Расскажите всем, что вы хотите услышать, что вы не хотите слышать и сколько времени вы хотите, чтобы это заняло. Может быть, упомяните о том, что она делала, но не говорите ей об этом конкретно. Надеюсь, она поймет и поймет намек.

Если это не сработает, просто отведите ее в сторону после одной из встреч. Что-то типа:

Я ценю детали, которыми вы делитесь, но цель схватки — дать очень краткую информацию. Например, на сегодняшней встрече мне действительно нужно было, чтобы вы рассказали нам только X, Y и Z.

Я думаю, что эти разговоры должны решить проблему, не вызывая у нее чувства порицания. Определенно не отправляйте это письмо. Как объясняет Филип, тон получается очень резким и не будет хорошо воспринят.

Я думаю, что вы в основном там - вам нужно, чтобы схватка была более сосредоточена на том, какой схватка должна быть. Сделав это, вы можете осторожно прервать участников схватки и сказать что-то вроде: «Кажется, это не имеет отношения к этой команде — не могли бы вы попытаться сосредоточиться на вещах, о которых должна знать эта команда?»

Тем не менее, тон вашего электронного письма кажется мне очень плохим (я не знаю, является ли английский вашим родным языком или нет) - он читается скорее как лекция непослушному школьнику, чем как реальная попытка повысить ценность схватка. Здесь вы должны помнить одну вещь: как скрам-мастер, вы несете большую долю ответственности за то, что схватки вышли из-под контроля, чем кто-либо другой. Здесь главное смирение.

Что я люблю говорить на стендапе: «Хорошо, все, это стендап, мы должны быть краткими, потому что мы все заняты. Мне нужно установить 30-секундный лимит на ваше выступление».

Убедитесь, что она не будет последней, кто доложит.

Если затем она будет тянуть слишком много времени, просто вежливо прервите ее и скажите: «Извините, __________, я вынужден прервать вас, если вы не сможете быстро резюмировать, о чем вам нужно сообщить». Затем переходите к следующему человеку. Она получит сообщение, и оно будет обработано без смущения или наказания. Ее оборвал процесс, а не ты.

Она менеджер по выпуску, так что на самом деле его вклад должен быть минимальным или вообще отсутствовать.

На самом деле не хотел повторять то, что говорили другие, но у меня немного другой подход, чтобы поделиться. Во время одной из длинных схваточных речей одного из таких перехитривших участников мне пришлось успокоить его, попросив время (пока он еще говорил), чтобы сказать, что мы не можем позволить себе услышать больше подробностей, находясь в нынешней команде, но что мы ценю услышать от него в автономном режиме. Позже, когда он повторил это в следующий раз, я лично сказал ему, чтобы он сначала присылал свои обновления по почте мне (мастеру схватки), помещая их в пули, очень точно и по делу, до часа нашей схватки. Это не только помогло ему научиться вести точный диалог, но и дало ему возможность научиться говорить доходчиво. Нам едва ли понадобилась неделя или две, чтобы дать ему выступить без предварительного уведомления по почте.

Совершенствуйте свои навыки модератора — модерация разнообразных артефактов схватки является частью вашей работы в качестве скрам-мастера.

В своем следующем ежедневном ведении введите что-то вроде этого:

Раньше мы часто говорили обо всем на свете. Давайте попробуем сосредоточиться сейчас; все просто быстро перечисляют, над какой историей вы работали вчера; о котором вы будете говорить сегодня; и какие препятствия у вас есть. Мы будем говорить о препятствиях после схватки только с теми, кто участвует или может помочь. Давайте не будем сегодня говорить о каких-либо подробностях.

Затем оформите остальную часть встречи в формате «круглого стола»:

Алиса, пожалуйста, начните...

Затем...

Спасибо Алиса. Боб, пожалуйста...

Созовите всех членов (не позволяйте никому просто начать). Когда кто-то (не только тот, кого вы упомянули) начинает сбиваться с пути, немедленно включайтесь.

В конце закончите примерно так:

Спасибо, Зета. Всем хорошего дня. Боб и Чарли, не хотите ли вы остаться здесь на минутку, чтобы обсудить возникшее препятствие?

Если в какой-то момент вы не уверены, что дискуссия очень важна для выхода из этой схемы, спросите команду:

Хорошо, кажется, это выходит за рамки - важно обсудить это сейчас или мы можем решить это позже?

Короче: приучите коллег к тому, что вы активный модератор. Вы можете применить то же самое ко всем другим собраниям scrum (планирование, уточнение). Через некоторое время это перестанет быть неловким, и вы сможете каждый раз царствовать в своем проблемном деле, даже не выделяясь.

Если человек считает, что важно, чтобы другие члены команды получили информацию прямо сейчас, то попросите его вместо этого записать соответствующие вещи в качестве комментариев в вашем инструменте истории (конечно, в автономном режиме, а не на собрании схватки) и просто она указывает коллегам там, чтобы они могли проверить это по мере необходимости.

Поскольку изменить поведение людей очень сложно, подход, частью которого я был, заключается в том, чтобы перенести стендапы в инструмент обмена мгновенными сообщениями. Каждый член команды просто отвечает на «3 вопроса» к определенному времени. Делая это, вы встречаетесь с духом стендапа, а также создаете запись, на которую можно ссылаться в течение дня.

Вот пример обновления человека:

"Сегодня у меня встреча с таким-то в девять утра...", когда человек находится в другой стране.

Это не имеет отношения ни к кому в комнате. Что я могу сказать, чтобы этот человек понял, почему у нас собрание?

Я думаю, может быть, вам нужно начать с понимания цели стендапа самостоятельно.

«Встреча с таким-то» абсолютно уместна . С 9:00 до определенного времени после этого этот человек в вашей команде не будет доступен для связи и не будет поглощать часы скрама, выполняя задачи схватки. Это полностью актуально. Это может быть не "интересно" для вас, но это не совсем так.

То, что для упоминания этого пункта есть веская причина, удобно, потому что для вовлеченного человека также приятно чувствовать, что его команда* (и, в частности, его руководитель) проявляет интерес к объему работы, которую он выполняет. его работу, и иметь некоторую форму признания этого.

Так что эти моменты, безусловно, следует упомянуть, и, судя по тому, как вы говорите, я подозреваю, что это решает большую часть проблемы.

Однако пять минут, безусловно, слишком много для индивидуального вклада. Кажется, что этот человек слишком подробно описывает каждый пункт, вероятно, уходя от «что я сделал» и «что я буду делать» , в большей степени «что включало в себя это задание, проблемы, с которыми я столкнулся и как я их преодолел» . Об этом стоит говорить, но не в стендапе.

В заключение, вместо того, чтобы пытаться убедить этого человека говорить о меньшем количестве вещей, просто поощряйте его быть более кратким. Вы можете сделать это без какой-либо театральности или формальных, снисходительных электронных писем, начав сеанс с простого «Хорошо, давайте сегодня побыстрее — тридцать секунд на человека, пожалуйста!» и кривая улыбка. Это все, что нужно. А как скрам-мастер, если говорить прямо, это ваша работа.

Если человек по-прежнему начинает болтать о вещах, не относящихся к теме, просто вежливо прервите его словами: «Извини, Джоффри, подожди… мы пока не будем говорить об этом в автономном режиме? Возможно, это слишком подробно для стендапа?»

Ожидаемый ответ в этот момент: «О, конечно, хорошо».

Если вы не получили такого ответа, значит, в вашей команде есть более серьезные проблемы, которые заслуживают рассмотрения в виде отдельного вопроса.

* Говоря о командах, почему в вашей команде есть релиз-менеджер? И, следовательно, на вашей стендап-митинге? Это немного странно в моей книге. Не похоже, чтобы их деятельность — встречи или что-то еще — напрямую повлияла на производительность вашей команды, потенциал взаимодействия и доступную рабочую силу . Если это так, то это, безусловно, объясняет эту проблему. У вас не должно быть людей, не входящих в вашу команду, на вашей стендап-встрече.

Вы можете попробовать привести их в предложение, например...

«Итак, расскажите нам о… Всего несколько быстрых замечаний о том, где вы находитесь, и о ожидаемом времени прибытия».

Сделайте то же самое для всех остальных, чтобы не было смысла выделять. После этого встретьтесь с этим человеком и просто скажите ему, что эти встречи предназначены только для быстрого обновления. Если они почувствуют необходимость в подробных отчетах для вас, попросите их отправить вам по электронной почте все заметки о том, что происходит. Это отпугнет их от того, чтобы сходить с ума от информации в схватке, и даст вам информацию в управляемой форме. Либо так, либо они перестанут печатать и продолжат работу.

Системный взгляд: поведение человека, по крайней мере, частично определяется окружающей средой и структурой вокруг него. Итак, в дополнение к некоторым уже опубликованным идеям рассмотрите возможность изменения структуры. Если они ежечасно сообщают информацию о своем дне, то что-то в структуре говорит им, что это уместно.

Вы можете установить временной интервал, чтобы показать, что длительные обновления не подходят. Используйте это с осторожностью. Он может быть эффективным, но его также можно рассматривать как пассивно-агрессивный.

Однако вы также можете обратиться к части «обновления». Скрамы часто переходят от человека к человеку, но это не обязательно. Вы можете переходить от элемента невыполненной работы к элементу невыполненной работы и задавать заданные вопросы, например: «Как быстро это движется к завершению и что-нибудь стоит на пути?» Очень вежливый способ представить это — начать делать это в середине спринта с объяснением, что сейчас мы на полпути, вы хотите сместить фокус на финишную черту, поэтому вы хотели бы попробовать этот фрейм во второй половине. а затем пересмотрите, как это было в ретро.

Другие ответы о межличностных взаимодействиях тоже ценны, но не забывайте о системной части.

Вызовите его блокирующим во время встречи.

Цель стендапа — обсудить, что вы делали вчера, что собираетесь делать сегодня и все, что может помешать вам сделать это.

Товарищ по команде, который тратит время всех на болтовню на собраниях, считается блокирующим фактором, потому что время, которое вы тратите на его выслушивание, — это время, которое вы не тратите на то, что действительно продуктивно. В результате было бы разумно назвать это блокирующим, с которым вы столкнулись вчера и с которым вы ожидаете столкнуться сегодня.

Прямо обзывать товарища по команде за то, что он блокирует, немного грубо? Да. Должны ли вы позволить этому остановить вас? Возможно нет. Частью смысла встречи является пометка блокирующих, чтобы их можно было разблокировать.

На моей последней работе у нас была очень дружелюбная культура, а также очень услужливая по отношению друг к другу. В результате мы обнаружили, что задаем вопросы и долго лезем в пояснения того, над чем работали. Как только мы осознали, что это становится проблемой и заставило нашу 15-минутную стойку продолжаться в течение часа, мы поняли, что должны внести изменения.

Ответ, к которому мы пришли, был довольно прост. Если кто-то в какой-либо момент чувствовал, что разговор становится длинным или неуместным, или обсуждение между двумя людьми может быть перенесено после стендапа, они могли сказать слово. В нашем случае это был «Шоколад». Идея здесь заключалась в том, что, несмотря ни на что, если кто-то сказал «Шоколад», это был исключительно полезный и позитивный способ продвинуть встречу вперед. Это стало установленным правилом и помогло напомнить всем во время встречи, что нужно сосредоточиться на задаче и быть кратким. Однако самой важной частью этого инструмента было уважение. Я хочу подчеркнуть, это может работать только в том случае, если все будут уважать друг друга. Мы обнаружили, что это было особенно полезно, и это помогло нам сделать стендапы краткими.