Как убедить компанию не перебарщивать с электронной подписью?

Это напоминает мне подписи на форумах из прошлого...

В любом случае, в вашем примере он показывает «CTO» в качестве отправителя - как новый сотрудник вы будете иметь минимальное влияние напрямую, если только вы сами не являетесь руководителем уровня C. Мудрое восприятие.

Что бы я сделал, так это задал бы более косвенные вопросы, например:

• «Как вы думаете, мы могли бы добавить больше места или разделитель между подписью и вашим именем? Сложно быстро проанализировать содержимое письма с такой большой подписью, но с большим пространством между письмом и/или более четким разделителем помог бы."
• «Как вы думаете, мы могли бы сделать изображения в наших подписях меньше? Людям трудно увидеть их все сразу — если бы они были меньше, мы могли бы поставить их в одну строку. Это, вероятно, помогло бы другим людям более достоверно видеть нашу квалификацию. "

Ваша цель не в том, чтобы перейти к «подождите, что мы делаем с нашими подписями», а в том, чтобы задавать наводящие вопросы. Это кажется менее обвинительным, и с такими подписями я уверен, что люди C-уровня, по крайней мере , подумали о том, насколько они нелепы.

Добейтесь, чтобы технический директор и другие люди признали, насколько они сумасшедшие, задавая сопутствующие, но не прямые вопросы об этом.

Я думаю, что у вас, как у нового сотрудника, есть только один вариант.

Поднимите эту нелепость на новый уровень!

Обязательно зайдите на веб-сайт, который даст вам «ленту/сертификат» для прохождения небольшого электронного обучения не реже одного раза в неделю, и продолжайте добавлять их — конечно, в вертикальной ориентации к вашей подписи.

Только увидев, что это сильно преувеличено, руководство придет в себя. Также убедитесь, что вы добавляете свою подпись к ответам. Это можно легко включить в Outlook.

И еще вишенку положить сверху - а это не во всех ситуациях можно было бы использовать - но я довольно добродушный и шутник. Дальние достижения обязательно включу в свою подпись.

• Киркланд, занявший второе место в конкурсе орфографии 4-го класса начальной школы
• 3-е место в гонке Townstead Potato Sack
• Может печатать на двух клавиатурах одновременно
• Проголосовал за то, чтобы его остановили копы (старший год средней школы)

Густаво в комментариях упоминает кричащие гифки. Вы можете взять свои текущие анимации и заставить их мигать или превратить их в олдскульные флэш-мультфильмы. Лично самым неприятным может быть эффект увеличения и уменьшения масштаба. Вы можете не только донести свою точку зрения, но и продемонстрировать свои дизайнерские навыки. (Обратите внимание, что злой гений, технический директор, может увидеть вашу и понять вашу точку зрения, но затем попросить вас обновить их с помощью анимированных GIF-файлов и флэш-памяти.)

Поскольку вы новичок, и если вы не были наняты на должность в области маркетинга/брендинга, вы действительно не будете квалифицированы, чтобы предлагать изменения или иметь политический капитал, чтобы протолкнуть их. Эта подпись настолько выходит за рамки разумного, что я не думаю, что вам повезет, открыто выступая за перемены.

Единственный разумный и безопасный способ действий в вашей ситуации — подавать пример . Превратите весь этот беспорядок баннеров в один баннер скромного размера. Найдите уменьшенные версии этих логотипов (т.е. те, которые на самом деле предназначены для включения в электронное письмо) и преобразуйте их все в одно изображение баннера высотой не более нескольких строк.

Всякий раз, когда кто-то замечает или комментирует вашу подпись, объясните, что вы предпочитаете более тонкий и чистый вид своей подписи. Если повезет, это продвинется по цепочке управления, и если останутся разумные менеджеры, у них будет альтернативный дизайн, который они смогут использовать, чтобы убедить маньяка, который стандартизировал это.

Моим первым побуждением, когда я прочитал этот вопрос, было проверить, есть ли способ читать электронные письма от определенной группы пользователей в текстовом формате. Я немного осмотрелся, и неудивительно, что не потребовалось много времени, чтобы узнать, что другие люди сталкивались с этой проблемой раньше.

Этот ответ на superuser , например, предлагает настроить правило Outlook для перемещения писем со слишком большим количеством нежелательной почты в папку нежелательной почты с соответствующим названием и чтения почты в этой папке в режиме обычного текста.

Естественно, это не решает проблему в ее источнике, но, учитывая то, как обычно работает Office Policies, у вас, вероятно, не так много шансов на успех.

Вероятно, было бы самым безопасным и наиболее эффективным, если бы вы могли продемонстрировать, что эта действительно ужасная подпись электронной почты, по их мнению, подчеркивает, насколько впечатляющими они являются на самом деле, заставляет их выглядеть совершенно непрофессиональными и дилетантскими. Бонусные баллы, если вы можете связать это с одной вещью, которая действительно важна для корпорации (деньги), и прийти к столу с чем-то лучшим.

Я не могу себе представить, что вам будет сложно получить отзывы от ваших друзей и коллег по теме, и не будет слишком сложно переделать его так, чтобы худшие части (очень большое изображение партнера Microsoft App и 2015 г. партнер года, финалист изображения) удаляются/заменяются простыми URL-адресами или размерами и размещением более подходящим образом, а не в стиле подростка, который только что понял, как создать страницу MySpace еще в 2003 году.

«Послушайте, я получаю много негативных отзывов о нашей электронной подписи от потенциальных клиентов/покупателей, и я думаю, что это стоит нам денег… например, [приведите несколько задокументированных примеров]».

Чтобы помочь вам начать, несколько отзывов от нескольких ИТ-специалистов о подписи вашей компании:

Компания, в которой я сейчас работаю, имеет корпоративный логотип размером ~ 4 КБ в электронной подписи. Раньше он был непосредственно прикреплен к самому электронному письму, пока мы не получили жалобу от клиента на то, что он засоряет их систему продажи билетов. Мне было поручено преобразовать его в ссылку, которую можно загрузить/извлечь, а не в прямое вложение... трудно привести более убедительные аргументы в пользу изменений, чем жалобы от клиентов. (Лично мне трудно представить, что клиенты/клиенты и потенциальные клиенты/клиенты не хихикают и не жалуются на эту электронную подпись, поэтому я думаю, что вы сможете собрать такие отзывы от людей, которые важны для вас. свой бизнес пассивно и с минимальными усилиями.)

Мы не сможем помочь вам сориентироваться в корпоративной иерархии, вам нужно принять некоторые решения самостоятельно. Но если вы хотите сделать это, вам нужно сделать что-то вроде:

• Определите, существует ли стандарт или это особенность культуры.
• Если это стандарт, выясните, кто их туда поместил, чего они пытаются достичь и как, по их мнению, баннеры делают это.
• Если это связано с культурой, внесите изменения сами и поговорите об этом с теми, с кем вы тесно сотрудничаете. Скорее всего, вы получите такие лиды, как «X отправил этот раунд с просьбой передать его туда», и в этом случае поговорите с X. Будьте готовы — если люди, наиболее близкие к клиенту, которые могут лучше всего оценить их бизнес-ценность (маркетинг, продажи и т. д.) любите их, возможно, вы боретесь с безнадежным делом.
• Объясните потенциальный вред (например, риск того, что электронные письма попадут в спам-фильтры; трудно следить за разговором; клиенты могут счесть это непрофессиональным; расходы на пропускную способность и хранение).
• Спросите, можно ли достичь тех же целей другим способом. (например, если это действительно важно, объедините их в одно изображение, полученное из централизованного источника, профессионально разработанное, оптимизированное для электронной почты и регулярно обновляемое).

В различных исследованиях и статьях есть достаточно доказательств того, что подписи электронной почты, подобные подписям вашей компании, контрпродуктивны. Я погуглил «Когда мешают электронные подписи» и нашел кучу хороших статей.

Я не буду повторять советы других о том, как донести информацию, за исключением того, что как новый сотрудник у вас может быть немного больше свободы действий, чем у других, для обсуждения этой темы. «Когда я впервые получил от нас электронное письмо, когда я был в процессе найма, я заметил подпись и подумал, что это кажется странным. С тех пор я немного посмотрел и задумался, не больше ли мы вредим, чем помогаем? думал об этом, но просто то, что мы, возможно, не учли».

Или найдите способ показать им, что вам не все равно, и укажите им другие ответы здесь :-)

Зависит от того, где вы находитесь. Здесь, в Германии, электронное письмо является официальным документом, поэтому нижний колонтитул содержит:

Мое имя, должность и отдел, почтовый адрес, различные номера телефонов и веб-сайт.

Затем детский логотип

Затем он содержит официальные материалы; зарегистрированный офис, окружной суд, управляющие директора и т. д. Эта часть предусмотрена законом и не подлежит обсуждению.

Затем примечание о конфиденциальности.

С другой стороны, у нас вообще нет заголовка. Вы могли бы убедить их обойтись без богатой части наверху. Вы можете увидеть все это в Outlook или где-то еще.

Не может быть, чтобы менеджеры, которым приходится читать более 20 электронных писем в день, на самом деле просматривали все эти подписи, чтобы увидеть содержимое. Должно быть что-то другое в том, как они читают электронные письма: может быть, они не просматривают цепочку разговоров (поэтому им никогда не нужно прокручивать дальше подписи), или их почтовый клиент скрывает подписи.

Может быть, вы должны показать им, как это выглядит на вашем экране. Это может их удивить.