В официальных электронных письмах допустимо ли сбрасывать блок подписи после первого сообщения?

Я бы определенно предложил отказаться от них после первого электронного письма от данного участника. Фактически, многие почтовые клиенты и даже некоторые почтовые серверы имеют автоматические функции для этого.

Цепочки электронной почты могут быть довольно длинными, независимо от того, являются ли они «формальными» или нет. Как только у вас есть подпись в теме, их работа сделана. После этого они шумят и загромождают ветку избыточным и в основном неинформативным контентом. Особенно это касается подписей с фотографиями и крупными, причудливыми шрифтами.

Когда дела идут, обычно достаточно подписи меньшего размера. Пример:

Сэм Смит, компания, координатор операций сайта

Есть случаи, когда я бы сделал исключение: когда вы просите, чтобы с вами связались напрямую, или может потребоваться ответ по другим каналам, кроме электронной почты. В таких ситуациях я бы добавил подпись обратно, если необходимо, вручную.

Да, вполне допустимо отказаться от более длинной подписи и использовать для подписи укороченную версию. Что-то вроде:

--
Харидас Пал,
инженер, компания

Я использую это --, чтобы указать совместимому почтовому серверу/клиентам, чтобы определить, что оставшаяся часть является подписью, поэтому, если есть возможность скрыть часть подписи (даже сокращенную) по умолчанию, она будет скрыта.

В последнее время использование и содержимое блока подписи регулируются корпоративной политикой. Компания, в которой я работаю, указала, что блок подписи появляется как в новых сообщениях, так и в ответах. Они продиктовали информацию, которую хотят, чтобы мы включили в наш блок подписи.

Кроме корпоративной политики нет никаких стандартов. Некоторые никогда не включают блокировку подписи, другие — только в новых сообщениях, а третьи — в каждом сообщении.

Со временем я предпочитаю использовать как компактный блок, соответствующий корпоративной политике, и включать его во все сообщения. Это расстраивает, когда вас добавляют в середине цепочки, а ключевой человек в начале цепочки не включил свой адрес электронной почты/телефон в блок подписи, потому что его сообщение было ответом.

Не рискует ли это быть слишком формальным?

Риск не настолько велик, что вы будете выглядеть слишком официально. Использование разумной формальности, как правило, всегда является более безопасным вариантом при общении на рабочем месте.

Риск в том, что это необоснованная формальность. Формальность сама по себе не является проблемой — вы используете ее неуместно и чрезмерно, и это мешает общению.

Речь идет об электронной почте, но урок, который можно извлечь из этого, шире: несколько произвольные протоколы формальности в меру хороши. Их использование свидетельствует о профессионализме, взаимном уважении и манерах. Но если вы начнете позволять им мешать выполнению работы, это переворачивается, и это совсем нехорошо. Это выглядит непрофессионально, неэффективно, возможно, даже некомпетентно, если довести дело до крайности.