Когда я пишу первое электронное письмо в том, что, как я надеюсь, будет диалогом, я обычно пишу электронные письма, которые могут выглядеть длинными (> 300 слов), но (по моему мнению) объясняют все, что мне нужно донести. Например, при поиске будущего академического сотрудничества с компанией (думаю, диссертация), я объясняю, каковы мои навыки, опыт и интересы. Я считаю их существенными, поэтому, если бы я их опустил, меня бы все равно спросили о них, только позже. Кроме того, я прилагаю свое резюме.
Меня предупредили, что они могут показаться слишком сложными для того, чтобы кто-то мог их прочитать и в них вложиться, что люди заняты и могут пропустить это на мгновение, а затем забыть об этом. И я могу согласиться с этим, и это правда, что это случается слишком часто, что мне нужно напомнить людям, чтобы они ответили. С другой стороны:
Отправка первого письма в полной форме в надежде, что я не забыл включить что-нибудь важное, кажется лучшим выбором, поскольку другой человек может действовать в соответствии с предоставленной информацией сразу же. Например, если они уже видят проблему, они могут сразу отказать мне, или, если они не тот человек, который может ответить, они могут перенаправить меня к кому-то другому. Для меня это сэкономило бы время.
Я думаю, что это заставляет меня выглядеть более профессионально и / или мой запрос более продуманным. Я уже приложил достаточно усилий, чтобы написать осмысленный, структурированный текст, который, надеюсь, в целом читается лучше, чем череда чередующихся вопросов, ответов и пояснений.
Вопросы:
Это напоминает мне правило IRC: «не здоровайся, а задавай вопрос» .
Примечание: это Западная Европа, среда университета/бизнеса высоких технологий.
Редактировать: Уточнение по поводу местоположения: я живу в Дании, но иногда, конечно, я также имею дело с людьми за пределами страны.
Люди заняты. Они не хотят тратить время на расшифровку вашего сообщения, чтобы понять, чего вы хотите. Если они не доберутся туда в первые несколько секунд просмотра вашего сообщения, есть большая вероятность, что они вообще его проигнорируют.
Вам нужно более эффективно структурировать свои сообщения, но это не значит, что вы должны упускать важную информацию. Вот несколько рекомендаций, которые я нашел полезными в своем письме (они полезны для электронной почты, но могут быть применены к любому письменному общению):
Сформулируйте свою цель или главную мысль заранее, прямо в первом предложении. Это ваше резюме. Вы не хотите писать историю с нагнетанием климата, вы хотите донести суть. Если вы предполагаете, что первое предложение — это единственное, что они читают (потому что это может быть так), что вы хотите сказать?
Если вам нужно несколько абзацев, предположите, что они будут читать только первое предложение и, возможно, последнее предложение каждого из них. Вот как люди читают, когда просматривают (я знаю, потому что именно так я прочитал ваш вопрос, он довольно длинный). Вы можете содержать любую другую вспомогательную информацию в середине абзаца; это будет там, когда кто-то захочет остановиться и прочитать больше. Убедитесь, что первое предложение содержит самую важную информацию, а последнее предложение является либо второй по важности информацией, либо кратким изложением того, что пытается донести абзац.
Переформулируйте свою основную мысль или просьбу в конце. Первое, что сделают большинство людей, — это просмотрят ваше сообщение, чтобы понять, о чем оно, а первое и последнее предложения — это то, на что они будут обращать внимание. Только тогда, если это вызовет у них интерес, они прочитают остальную часть материала в середине, так что именно туда вы сможете поместить всю вспомогательную информацию. Опять же, предположим, что они могут прочитать только первое и последнее предложение вашего письма.
Это всего лишь несколько простых вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать свое письмо более эффективным, и они применимы независимо от того, кому вы пишете или чего вы пытаетесь достичь.
пользователь79491
Бремби
Бернхард Баркер
Толстяк