Как упростить отправку рекомендательных писем в несколько учреждений для моих руководителей?

Если я подам заявку на 5 разных программ для выпускников, должны ли мои руководители отправить одно и то же письмо по электронной почте в 5 разных учебных заведений?

Если они не пишут заказные письма для каждого учреждения, тогда да.

Или, что более вероятно, им придется отправить письмо по электронной почте одному учреждению и заполнить четыре разные формы на четырех разных веб-сайтах. По крайней мере, для одного из этих веб-сайтов потребуется создать новую учетную запись с безопасным паролем (содержащим как минимум одну заглавную букву, одну строчную букву, одну цифру и один специальный символ, но без пробелов, дефисов, звездочек или эмодзи). ) и двухфакторная аутентификация. Четыре учреждения отправят инструкции по отправке писем на указанный вами адрес электронной почты; предполагается, что вы уже дали инструкции по представлению каждой из ваших ссылок. Для одного из справочных веб-сайтов потребуется последняя версия Java; другой молча выйдет из строя, если активен блокировщик рекламы.

(Я преувеличиваю, но только немного.)

Некоторые из ваших рекомендаций могут делегировать процесс отправки кому-то из отдела кадров или секретарю, но каждый должен заблаговременно согласовать точный протокол, чтобы вы могли включить правильную контактную информацию в свои заявки. Как предлагает Баффи, убедитесь, что настоящие письма написаны людьми, которые знают вас лично, которые обладают техническими знаниями, чтобы судить о вашей пригодности для обучения в аспирантуре, а не случайным человеком в отделе кадров или секретарем.

Я также согласна с Баффи в том, что письма, адаптированные для каждого учреждения, сильнее, при условии, что настройка действительно существенна . Если есть явные существенные различия в акцентах в разных учреждениях — например, один отдел занимается биологией, а другой — производством, — тогда вам следует сообщить об этих различиях вашим авторам писем. (Тем не менее, подавляющее большинство рекомендательных писем, которые я читаю для успешных заявлений в аспирантуру и на факультеты, не адаптированы , поэтому настройка может не потребоваться .)

Наконец, ни при каких обстоятельствах не пишите письмо самостоятельно. Вы не знаете, как написать сильное рекомендательное письмо. Вы, конечно, не умеете писать сильные рекомендательные письма тремя разными голосами, отличающимися от вашего собственного, которые согласуются с предыдущими письмами, «написанными» этими голосами. Я думаю, что даже составлять письмо самостоятельно опасно. Если одному из ваших рекомендателей требуется дополнительная информация о вашем прошлом (которая еще недостаточно описана в вашем заявлении о цели и вашем резюме, которым вы, конечно же, уже поделились с ним), чтобы написать сильное письмо, поговорите с ним лицом к лицу. лицо.

Скажите им в начале, что запросов будет несколько, и подскажите, сколько, если возможно. Это позволяет им подготовить общий ответ, который можно отправить в несколько мест. Но лучше, если письмо будет адресовано адресату, так что...

Для каждого отдельного запроса сообщите составителям письма, что, по вашему мнению, было бы хорошо подчеркнуть, при условии, что вы считаете это важным для получателя. Это позволяет автору письма немного изменить базовую форму, чтобы она лучше подходила вам.

Некоторые профессора, а может и другие, просят, чтобы вы сами написали общий черновик и отправили им. Это позволяет вам включать вещи, которые вы считаете важными в целом.

Наверное, лучше, чтобы письма приходили от людей, которые вас знают, а не от таких офисов, как HR.

Сообщите своим руководителям заблаговременно, сколько мест вы подаете заявление и, что особенно важно, как им нужно будет представить свою рекомендацию. Некоторые учреждения отправят письмо вашим рекомендателям по электронной почте с запросом их рекомендации, другие могут иметь онлайн-систему, в которую им нужно будет войти, и т. д. Постарайтесь заранее собрать всю эту информацию в одном электронном письме/документе и передать ее своим руководителям. Вы также можете указать крайний срок подачи заявок и некоторую информацию о каждом учреждении, если это поможет им адаптировать рекомендательное письмо. Затем сообщите им, как только вы отправите заявку, чтобы они ожидали письма с запросом ссылки.

Я бы не оставил это HR; если письма не отправляются, может быть сложно отследить. Однако, если ваш руководитель забудет отправить его, я уверен, что было бы очень легко отправить ему электронное письмо с напоминанием или поболтать за обедом.

Удачи с приложениями!