Можно ли немного изменить переадресованное электронное письмо?

Иногда, когда я пересылаю профессиональное электронное письмо, мне хочется его немного изменить. Либо из-за небольшой английской ошибки (я работаю с не носителями языка), либо потому, что, поскольку они разговаривают со мной, они могут ссылаться на этого человека в более неформальной манере, чем при обращении к нему напрямую, например, вместо этого говоря «Боб». мистера Джонса.

Что я сделал до сих пор, так это исправил очевидные опечатки, оставил другие ошибки и переписал электронное письмо вместо того, чтобы пересылать его, когда возникает проблема с содержанием. Отсюда и вопрос в заголовке: могу ли я изменить его вместо того, чтобы переписывать, или это не одобряется?

Это может зависеть от того, почему вы должны быть тем, кто пересылает эти электронные письма в первую очередь. Является ли (например) некоторый контент слишком техническим для получателя, и вам нужно объяснить что-то в терминах непрофессионала?
Пересылка похожа на сообщение того, что кто-то сказал вам, с использованием кавычек, что означает, что вы точно цитируете. Таким образом, НЕОБХОДИМО, чтобы вы НЕ изменяли пересылаемую почту, что было бы равносильно присвоению кому-то цитаты, которую он никогда не говорил, что плохо.
Просто: Нет. Если, то с соответствующими аннотациями. В качестве альтернативы используйте косвенную речь и просто оставьте цитату: «Джоэл сказал, что Джон может отправить сообщение Хоакину». Никогда не лгать. Цитирование — это письменная форма «Джонатан точно сказал, что...», поэтому редактирование кавычек равносильно распространению лжи.
Единственный раз, когда я вижу, что это нормально, — это когда вы добавляете контент, ничего уже не изменяя, а затем выделяете изменения, которые вы сделали, используя шрифт другого цвета или что-то в этом роде. Это то, что Сноу упоминает в своем ответе. Я обнаружил, что это полезно, когда в исходном электронном письме есть список вопросов, и я ввожу ответы, прежде чем пересылать его дальше.
В некоторых случаях вы можете выделить или выделить текст (но не изменять и не добавлять его). Если вы это сделаете, дайте понять, что вы это сделали, например, «см. выделенную часть».
Вы должны решить проблему людей, рассылающих информацию, которую вы чувствуете себя обязанной исправить, возможно, предлагая процесс экспертной оценки, чтобы полностью избавиться от плохо сформулированных электронных писем.
Если вы считаете, что электронное письмо нельзя пересылать как есть, вы можете перефразировать оригинального автора. «Я получил отзыв от г-на Джонса о предлагаемых изменениях. Он поднял следующие вопросы…»
@Caterpillaraoz Это ответ или комментарий?
Мне кажется, или количество ответов в комментариях значительно увеличилось в эти дни?
@Caterpillaraoz изменение цитируемого текста — это то, что люди делают: academia.stackexchange.com/questions/94282/… поэтому ваш комментарий о том, что крайне важно не изменять содержимое, основан на заблуждении (во всяком случае, спорном).
@EdmundReed «вперед» эквивалентно «SIC», так как он пересылает ... так что нет, НЕ изменяйте то, что вы пересылаете :)
@Hamsteriffic: это не только ты. Это была чума, постепенно распространяющаяся по сети (исходя из SO) в течение последних года или двух.
Худшее, что я когда-либо делал, это вырезал некоторые отвеченные сообщения, которые не имели отношения к стороне, которой я пересылаю, и когда-либо чувствовал себя виноватым из-за этого, или удалял некоторые подписи.
@LightnessRacesinOrbit - я виноват. Виноват, виноват, виноват. С другой стороны, иногда ответ настолько тривиален, что A) я не думаю, что стоит писать «настоящий» ответ, потому что я не хочу получать за него репутацию, и B) по тому же признаку я также не хочу, чтобы за публикацию такого «очевидного» ответа проголосовали. И публикация его как Community Wiki кажется... дешевой. Итак, стреляйте в меня. :-)
@BobJarvis: Эти аргументы часто повторяются, и ни один из них не подходит .
Я сделал это один раз и подумал, что это безвредно, потому что я исправил только неуклюжие фразы или орфографию или что-то в этом роде. Человек, чью электронную почту я изменил, был недоволен мной и ясно дал понять, что ожидает, что я больше никогда этого не сделаю. Я вижу его точку зрения...
Если вам нужно задать этот вопрос, то нет. Конечно, нет строгих правил для всех, и если есть один человек, которому вы тоже нравитесь, и вы знаете друг друга, и границы того, что вы делаете с их электронными письмами, согласованы, тогда все может быть в порядке.
@Caterpillaraoz, пожалуйста, используйте поле для ответов. Это получило 93 голоса, но, возможно, 40 человек проголосовали бы против. Кроме того, комментарии ниже ответа с этим содержанием могут быть важны.
@LightnessRacesinOrbit: в Math.SE проблема намного старше двух лет. Есть тысячи вопросов, которые остаются без ответа, потому что кто-то ответил в комментариях.
Это проблема программистов StackExchange, а не пользователей. Они могли сделать кнопку «отметить комментарий как ответ на мой вопрос» в любой момент.
@qwer: Тогда раздел комментариев также будет разделом ответов, но хуже. Почему они это сделали?
Рекурсивный вопрос @LightnessRacesinOrbit. Прочитайте мой комментарий еще раз.
@qwer: мне нужно прочитать это только один раз, потому что это было сказано сто раз раньше, и теперь это имеет не больше смысла, чем предыдущие 99 раз.
@LightnessRacesinOrbit все еще, если вы не понимаете, вы можете прочитать это снова.
Дополнительный вопрос: можно ли исправлять мелкие ошибки при пересылке одного из ваших собственных писем? Скажем, вы написали внутреннее электронное письмо другой стороне. Он содержит несколько опечаток или «небрежных формулировок», но не то, что у стороны возникнут проблемы с пониманием. Теперь через некоторое время вам нужно переслать это письмо, скажем, вашему клиенту. Не для какого-то юридического спора и т. Д., Просто для информации, возможно, они попросили его посмотреть. Можно ли исправить ошибки перед отправкой? Я не меняю чужое слово. OTOH может ли - применительно к незначительным ошибкам - дать неверное представление о том, что было отправлено?

Ответы (12)

Могу ли я изменить его вместо того, чтобы переписывать?

Точно нет.

Это осуждается?

Абсолютно.

Когда вы пересылаете электронное письмо, подразумевается, что вы оставляете исходную цепочку писем нетронутой или используете какое-то форматирование, чтобы было понятно, где вы добавляете комментарии. Скрытно 1 вносить изменения нехорошо. Если вы «всего лишь» исправляете безобидные опечатки, которые могут показаться мелочными, или если вы чрезмерно зациклены на орфографии и грамматике, вы рискуете, что вас будут рассматривать как обладателя административной роли 2 . Многих, если не большинство, люди будут раздражать или обижать из-за того, что вы почувствовали необходимость «исправить» то, что они написали изначально, даже если то, что они написали, было дерьмом.

И если вы вносите более существенные изменения, угадывая намерение, что может легко произойти, когда вы улучшаете письмо человека, пишущего на его втором или третьем языке, вы можете вызвать всевозможные проблемы.

Если вы общаетесь с третьими лицами и беспокоитесь о проблемах с восприятием какого-либо контента или даже форматирования в начале цепочки электронной почты, это явный признак того, что вам не следует пересылать эту почту.

С этого момента исходная почта считается неприкосновенной и пересылается как есть и только при необходимости. Риск внесения даже незначительных изменений заключается в том, что это приучит вас не рассматривать изменение этих писем как проблему, которая может начать стирать границы между « он пропустил S здесь » и « я уверен, что он имел в виду, что мы уложимся в этот срок » . . Единственным исключением является случай, когда вас просят просто переслать что-то от старшего лица третьей/внешней стороне. Там вы обычно можете исправить случайную опечатку, но это обычно зарезервировано для ролей администратора / коммуникатора.

1 — Как прокомментировал UKMonkey , очевидные и заметные изменения, такие как редактирование финансовой информации или удаление первой части цепочки электронной почты, являются здесь исключениями.

2 - Ничто из вышеперечисленного не применяется, если вы на самом деле выполняете административную роль / помощника, поскольку в этом случае часть ваших обязанностей обычно включает улучшение и передачу информации. Я не пренебрегаю здесь ролью администратора, но это проблема , если вы являетесь участником/менеджером и получаете нехарактерную видимость для административных задач. Подробнее об этом здесь и здесь .

Акцент на «Скрытно» — иногда вы хотите явно что-то скрыть — например, чей-то адрес или денежную стоимость в счете / расчетном листе. Удаление адреса, но четкое указание, что он был там и был удален, не является необоснованным, поскольку, если по какой-либо причине этот пункт становится спорным, может быть запрошена эта конкретная информация.
@UKMonkey Хороший вопрос, добавлена ​​сноска.
Я также хотел бы добавить, что когда вы пересылаете сообщение, имя этого человека по-прежнему связано с тем, что вы сейчас отредактировали, и, как заметил Лилиенталь, вы только догадываетесь о намерениях. Если вы перешлете кому-то мое электронное письмо, оно будет прочитано как «Лорд Фаркуад говорит…», но если вы отредактировали мое электронное письмо, теперь вы ложно говорите от моего имени. Если я допустил ошибку, дайте мне жить с этой ошибкой, но, пожалуйста, не рискуйте присоединять мое имя к ошибке, которую вы, возможно, совершили.
От @Lilienthal «Когда вы пересылаете электронное письмо, оно [...] остается нетронутым или [...] используется какое-то форматирование [при] добавлении комментариев». Я думаю, что «неприкосновенность» — довольно сильное определение. Я часто выполняю встроенное редактирование, такое как выше, чтобы изменить цитируемое или пересылаемое сообщение, обычно для длины, но иногда для ясности (путем удаления ненужных формулировок или отступлений), и до тех пор, пока очевидно, что текст изменен, ни у кого не должно быть проблем. с таким цитированием.
Кроме того, как любит говорить мой коллега: «Мы стали взрослыми, черт возьми!» Люди делают опечатки. Можем ли мы? Нет, нет, мы не должны. Но мы делаем. Давайте не будем притворяться, что мы идеальны, и просто примем, что опечатки случаются время от времени. И что выглядит как «Этот парень сделал опечатку» или «Этот парень потенциально нечестен в общении?» Я возьму мистера Опечатку в любой день.
Бывают случаи, когда требуется только часть электронного письма, а остальное вполне можно опустить (потому что оно не относится к получателю, может содержать личную информацию и т. д.). В таких случаях я ставил отметку (...), указывающую, что там больше текста.
Как насчет того, чтобы выделить несколько коротких сегментов в очень длинном электронном письме, которое вы пересылаете, чтобы указать, на что вы ссылаетесь в своем письме? Это точно не считается модификацией, не так ли?
Я был бы абсолютно возмущен, если бы кто-то изменил мое электронное письмо, а затем переслал его, как если бы я его написал. Это совершенно неприемлемо, и я не вижу ничего сверх очевидного. Подойдет только "[snip]". Даже добавление «[sic]» или изменение текста и добавление квадратных скобок недопустимо, тогда как это было бы нормально, если бы исходное содержимое было передано в кавычках.
Единственное, что хуже, это когда кто-то берет на себя обязательство переслать внутреннюю цепочку электронной почты новому лицу, возможно, третьему лицу, которое изначально никогда не считалось получателем этой цепочки электронной почты, не спросив предварительно разрешения. Это случилось со мной и чуть не разрушило отношения с поставщиком. Я не мог понять, почему кто-то может вести себя таким образом.
И если есть что-то очень неясное или явно неправильное в пересылаемой части, укажите это в своем собственном тексте: (Обратите внимание, что мой начальник случайно написал 3 в своем электронном письме, но у нас в настоящее время есть 4 вещицы)
Виновен :( Итак, чтобы было ясно, можно ли извлекать части (отмечая ...), удалять конфиденциальные данные (зачеркивая ***) или добавлять слова для грамматической правильности после многоточия (внутри [ ] )?Я думаю, что это больше, чем «исключения», и его можно было бы добавить к ответу.
@UKMonkey Когда я чувствую необходимость отредактировать что-то (например, пароль или личную идентификацию), я заменяю его [REDACTED]другим шрифтом и слегка серым цветом, чтобы было абсолютно ясно, что я редактировал оригинал.

Если я получаю письмо, которое хочу переслать, но в нем содержится неприемлемое содержание, я делаю следующее:

Я пишу полное новое письмо с:

  • человек, который первоначально отправил почту в cc
  • Я использую кавычки, чтобы указать, что было в оригинальной почте. (например, как MR X привлек мое внимание/сказал/...: "бла-бла-бла")

Таким образом, я могу изменить содержание, оставив исходную мысль нетронутой.

В качестве альтернативы, если вы хотите сохранить «поток» цепочки электронной почты и / или другие, более ранние электронные письма полезны, было бы «переслать» электронное письмо, но полностью удалить «проблемное» электронное письмо и заменить его сводкой. как описано выше.

Нет необходимости изменять пересылаемое электронное письмо, если только в нем нет чего-то достаточно неправильного, чтобы требовать изменения.

Большую часть времени я редактирую переадресованные электронные письма, добавляя информацию или отвечая на вопросы, и помечаю их другим цветом, чтобы было понятно, что я сделал.

Например:

Смотрите мои комментарии ниже, выделенные красным

Редактирование грамматики/орфографии пересылаемых электронных писем не требуется, если смысл очевиден и может показаться немного грубым, если вы включаете отправителя в список адресов электронной почты.

Я понял, почему исправление ошибки может показаться грубым, поэтому я этого не сделал. Я откладываю очевидные опечатки; если я напишу, например, mitsake вместо ошибки, я бы предпочел, чтобы посредник исправил ее перед пересылкой электронного письма. Однако меня больше беспокоят вопросы «формальности», некоторые люди могут быть раздражены, если на них ссылаются недостаточно формально.
Это не имеет значения. Пока вы используете правильное написание/термины, это все, что имеет для вас значение. Кому-то другому может быть вполне приятно называть Боба Бобом, но для вас он мистер Джонс. Он все еще Боб для кого-то другого.
@Nico Итог: если вы пересылаете его, делайте это как есть (незначительные опечатки и все такое). Если в нем есть что- то , из- за чего вам некомфортно пересылать его как есть (опечатки заставляют автора выглядеть глупо; неформальные сообщения, которые можно отправить вам, но вы считаете, что другие не должны их видеть; что-то конфиденциальное, что следует отредактировать), не пересылайте его. но резюмировать основные моменты.
Мы тоже все время делаем комментарии другим цветом. Легче хранить всю информацию вместе, чем повторять все исходные вопросы или ответы, не привязываясь к исходным вопросам (таким образом легко пропустить ответ на один из них).
ЧАСТАЯ «необходимость редактирования пересылаемого электронного письма» заключается в том, чтобы вырвать слишком большие подписи электронных писем и прикрепленные изображения.

Другие ответы дали ответы, основанные на разуме и опыте. Я хотел бы добавить ответ на основе источника.

Согласно Руководству по сетевому этикету (RFC 1855) :

Если вы пересылаете или повторно публикуете полученное сообщение, не меняйте его формулировку. Если сообщение было личным сообщением для вас, и вы повторно публикуете его в группе, вы должны сначала получить разрешение. Вы можете сократить сообщение и процитировать только соответствующие части, но обязательно укажите авторство.

« Не менять формулировку» — это тонкий намек на то, что не следует менять формулировку.

Я также хотел бы подчеркнуть еще одну вещь: «сначала вы должны спросить разрешения» . Это означает, что когда вы хотите переслать вопрос Алисы «Почему Боб не может заставить кого-то другого делать эту чушь?» мистеру Джонсу, вы не должны исправлять Боба на мистера Джонса и отправлять его. Вы должны спросить Алису, можно ли переслать сообщение мистеру Джонсу.

Привет, Дзурис, я отредактировал ваш вопрос, чтобы удалить обратные кавычки кода и вместо этого добавить другое форматирование акцента. Этот мета дает хороший обзор того, почему мы не используем обратные кавычки кода здесь, на рабочем месте. Не стесняйтесь редактировать свой ответ, если вы предпочитаете другой способ форматирования ответа.
Спасибо! Попробую в будущем настроить! Я просто изменил форматирование «вы должны сначала спросить разрешения» на то же, что и «не изменять формулировку», поскольку они оба являются цитатами из цитируемого блока, и одинаковое форматирование кажется более подходящим. Возможно, слово «подчеркнуть» вводит в заблуждение.
@David Ваш комментарий о редактировании чьего-то ответа очень забавен в ветке о редактировании электронных писем :-)

После двадцати лет работы в ИТ-индустрии я научился пересылать электронные письма следующим образом:

  • Любые изменения в исходном тексте выделены полужирным шрифтом и используют красный текст (или другой цвет). Если эти параметры недоступны (например, текстовое сообщение), я бы вместо этого использовал звездочки или какой-либо другой способ указать, какие части изменились.
  • Верхняя часть (мое сообщение) включает строку «Изменения в исходном электронном письме выделены ниже красным цветом» или что-то подобное, объясняющее форматирование, использованное выше.
  • Если переадресованное электронное письмо содержит длинную цепочку писем, не относящихся к получателю, я удалю цепочку, начинающуюся с первого нерелевантного электронного письма. Однако я НЕ выбираю после этого момента. Либо уходит вся оставшаяся цепочка, либо ничего не происходит.

Фактический «правильный» процесс может зависеть от культуры - как компании, так и региона. Все мои рабочие места были в районе Хьюстона, но, очевидно, я имел дело с людьми по всей территории США, а также во многих других странах.

Имейте в виду, однако, что если вы измените исходное электронное письмо без каких-либо из этих предостережений, вы, по сути, вложите слова в уста исходного отправителя ... и это никогда не бывает хорошо.

Что касается ваших конкретных примеров, я никогда не исправляю имена, опечатки или формулировки — только неверную информацию (имена серверов, URL-адреса и т. д.), которая может понадобиться получателю. При необходимости конфиденциальная информация, такая как имена пользователей/пароли, удаляется, но я помещаю в этом месте выделенный комментарий, отмечая, что конфиденциальная информация была удалена.

«Любые изменения в исходном тексте выделены жирным шрифтом и используются красный текст (или другой цвет)» . Это зависит от электронных писем в формате HTML.
@LightnessRacesinOrbit — цветная часть, да, но обычно вы можете использовать полужирный шрифт даже для обычного текста. Тем не менее, подавляющее большинство моих работ использовало Microsoft Outlook для почтового клиента, и вы правы... он имеет тенденцию делать все в формате HTML или, по крайней мере, в формате Rich Text.
@Omegacron: Нет, электронная почта в виде обычного текста — это просто ASCII. ASCII вообще не имеет разметки. Всего 95 простых символов. Ни жирного шрифта, ни даже акцентов, знаков фунта или евро, ничего подобного. Тем не менее, я не думаю, что использование HTML в профессиональной электронной почте является проблемой, особенно для текстовой разметки. Это определенно лучше, чем отправить вложение .docx.
@MSalters некоторые почтовые клиенты выделяют жирным шрифтом слова, заключенные между звездочками. И даже если они этого не делают, заключение в звездочки исторически использовалось для выделения в текстовых электронных письмах, сообщениях Usenet и сообщениях BBS.
@MSalters: Это не проблема, если кто-то использует больше, чем просто цвет, чтобы показать, когда цитата превращается в аннотацию. Конечно, деловой мир в значительной степени остановился на электронных письмах в формате HTML, но даже в этом случае нетрудно попасть в большой беспорядок, если вы не делаете что-то вроде последовательного отступа строк цитируемого текста. В противном случае вы не можете знать, что первоначальный автор не использовал жирный или красный текст.
+1 За то, что любое изменение должно быть четко обозначено. Однако цитирование может быть хорошей альтернативой пересылке, когда необходимы изменения.
Некоторые системы электронной почты удаляют разметку. Обидно, но правда. Тогда ваши правки молчат.
«Если пересылаемое электронное письмо содержит длинную цепочку писем, не имеющих отношения к получателю, я удалю цепочку, начинающуюся с первого нерелевантного электронного письма… либо вся цепочка будет отправлена, либо ничего не произойдет». ...за исключением, конечно, оставшейся цепочки перед первым нерелевантным письмом.
Все хорошие комментарии, поэтому я изменил формулировку, включив электронные письма в виде простого текста. Цитирование не может быть вариантом, если соответствующая информация длинная или разбросана по всей цепочке электронной почты. @RyanfaeScotland - я изменил это, чтобы сказать «оставшаяся цепочка идет или ничего». Все, что находится между двумя релевантными электронными письмами в цепочке, останется, но я хотел сказать, что я не храню электронное письмо А, не удаляю электронное письмо Б, не удаляю электронное письмо С, не сохраняю электронное письмо Г, не удаляю электронное письмо Е и т. д. и т. д. и т. д. - Я держу их линейными.

Единственные изменения, которые вы должны внести в электронное письмо, которое вы пересылаете на удаление. В этом случае удалите все, что не имеет значения. Если вы можете четко указать, что изменение принадлежит вам, допустимо также вставить строку, указывающую правильную дату. Если вы делаете удаления, убедитесь, что они не меняют контекст/значение электронного письма (например, обрезание части предложения может быть проблематичным), так что будьте осторожны. Если вы вырезаете часть предложения, используйте многоточие, чтобы показать, что в исходном сообщении было больше.

Пример:

Иногда, когда я пересылаю профессиональное электронное письмо, мне хочется его немного изменить.

[отрезать]

Что я сделал до сих пор, так это исправил очевидные опечатки, оставил другие ошибки, ...

[отрезать]

Пример «модификации» ... фактической модификации нет; поправка явно не является частью цитаты:

Крайний срок подачи — пятница, 20 октября, 2:30, поэтому, пожалуйста, направляйте мне все материалы, которые требуют проверки, к вечеру четверга.

Крайний срок на самом деле 14:30, следовательно, ей нужно представить документы накануне.

Помните, что все материалы должны быть бла-бла-бла...

+1. Такая очевидная редакция является единственно приемлемой модификацией.
Вы также можете явно указать, что выбор и выбор определенных писем из цепочки электронной почты для удаления вместо непрерывной блокировки также будет проблематичным, поскольку вы искажаете разговор в этот момент.
Некоторые люди используют многоточие в своих оригинальных электронных письмах, поэтому многоточия, используемые для обозначения удаления, должны быть заключены в скобки.

Можно ли немного изменить переадресованное электронное письмо?

Вместо этого может быть приемлемым или предпочтительным использовать блочные кавычки: например, вы можете написать,

Уважаемый мистер Джонс,

Я обсуждал это с моим коллегой, и они сказали мне, что,

Мы включим изменения, которые [Mr. Джонс] спросил; Я ожидаю, что мы сможем продемонстрировать их на следующей неделе.

С наилучшими пожеланиями,
Нико

Примечание:

  • Блочная цитата имеет преимущества переадресации (т.е. вы передаете сообщение, используя точные слова автора)
  • Это вежливее по отношению к вашему читателю, чем пересылать электронное письмо целиком, потому что его легче читать, потому что вы редактируете все бесполезные фрагменты.
  • Обратите внимание, как я поставил [Mr. Jones] в квадратных скобках, чтобы показать, что это было редакционное изменение (которое я считаю стандартным и приемлемым, когда вы цитируете блоками).

Я полагаю, когда вы цитируете блоками, было бы приемлемо молча исправить любые простые орфографические ошибки, не используя квадратные скобки (исправление - молчаливая вежливость ... и лучше, чем сохранить орфографическую ошибку и добавить [sic] к этому!).

Но используйте редакционные квадратные скобки везде, где вы меняете формулировку.

Поскольку я чрезмерно педантичен, я мог бы также добавить многоточие ..., чтобы отметить везде, где я удалил текст в блочной цитате: но я не рекомендую этого делать, потому что это может бесполезно затруднить чтение цитируемого текста.

Я видел, как люди, цитируя ответ в почтовой ветке списка рассылки, [...]обрезают часть цитаты (например, то, на что вы не отвечаете). Я сделал это сам, и это хорошо работает в этом контексте. Я думаю, что это может быть хорошо и при пересылке. Согласен, что добавление [sic] просто подчеркивает ошибку и не должно быть сделано, если не было двусмысленности.
Я думаю, что если вы собираетесь вносить какие-либо молчаливые исправления, вы должны явно сказать «с легким копированием с моей стороны», чтобы было ясно, что вы привели внутреннюю дискуссию в порядок для внешней презентации. А если вы не хотите этого говорить, то не стоит менять ничего, что не отмечено [].
Если это моя подпись в деловом электронном письме (т. е. если оно цитируется, а не пересылается), я не чувствую себя обязанным подчеркивать, что я копирую и редактирую орфографические ошибки.

Правильный способ изменить то, что написал кто-то другой:

Поместите любые дополнения в [квадратные скобки] и

Замените все удаления на ... многоточия.

Но ограничивайте любые изменения тем, что абсолютно необходимо , чтобы прояснить смысл.

Пример: Президент [Эндрю] Джонсон выступил против Четырнадцатой поправки…

Это нормально в английском предложении с использованием кавычек, но массовое цитирование электронной почты — это другой зверь, и его нельзя изменить таким образом.

Уже было описано, почему обычно считается неприемлемым изменять сообщение для пересылки.

Однако есть два практических исключения, которыми я хотел бы поделиться, к которым я и люди, с которыми я работаю, привыкли. Оба они не подразумевают переформулировку или даже переформатирование исходного письма.

1. Используйте исходное письмо в качестве настенного экрана для обсуждения

К сожалению, Stack Overflow/Markdown не поддерживает раскрашивание, поэтому используйте жирный шрифт и курсив .

В этом случае вы фактически отредактируете текст в исходном письме, но будете использовать цвета или другие визуальные выделения, чтобы отделить текст от первоначального замысла автора.

Оригинал

От кого: orders@petfoods.biz Кому: djechelon@nyan.cat

Уважаемый /usr/local/ΕΨΗΕΛΩΝ,

о вашем заказе 12 кг корма для кошек, стоимость доставки составляет 27,50 долларов США. Пожалуйста, свяжитесь с мистером Доггом, чтобы спланировать доставку на дом.

Идентификатор вашего заказа: 28AC66F.

перенаправлено

От: djechelon@nyan.cat Кому: manager@nyan.cat

Босс, мои соображения ниже

Оригинал

От кого: orders@petfoods.biz Кому: djechelon@nyan.cat

Уважаемый /usr/local/ΕΨΗΕΛΩΝ,

насчет вашего заказа на 12кг кошачьего корма - неужели он такой голодный? -, стоимость доставки, если $27,50. Пожалуйста, свяжитесь с мистером Доггом, чтобы спланировать доставку на дом. Не могли бы вы написать мне его номер? я потерял его контакт

Идентификатор вашего заказа: 28AC66F.

2. Выделите для наглядности

В этом случае вы не переформулируете электронное письмо, а только используете жирный шрифт или маркер Outlook (особенно желтый по умолчанию), чтобы выделить то, что первоначальный отправитель не выделил, без изменения формулировки.

От: djechelon@nyan.cat Кому: manager@nyan.cat

Босс, я сделал заказ. Проверьте это онлайн

Оригинал

От кого: orders@petfoods.biz Кому: djechelon@nyan.cat

Уважаемый /usr/local/ΕΨΗΕΛΩΝ,

о вашем заказе 12 кг корма для кошек, стоимость доставки составляет 27,50 долларов США. Пожалуйста, свяжитесь с мистером Доггом, чтобы спланировать доставку на дом.

Идентификатор вашего заказа: 28AC66F.

В этом случае я выделил идентификатор заказа, чтобы мой босс (который всегда спешит) мог легко найти важную информацию.

И если оригинал мали так плохо написан или отформатирован

Вы должны либо переслать электронное письмо с его формулировкой и форматированием как есть, или, если это настолько плохо, что может повредить первоначальному отправителю, вы можете процитировать фрагменты или обобщить его для аудитории, не пересылая вообще. Возможно, однажды кто-то из высших кругов потребует увидеть исходную почту; вот когда вы должны переслать его.

Если человек, отправивший вам электронное письмо, является единственным вовлеченным лицом, кроме вас и получателя, то я узнаю мнение отправителя. Если они согласны с тем, что вы исправляете любые ошибки и очищаете их, чтобы улучшить их имидж в глазах получателя, то я бы сказал, сделайте это. Если есть другие участники, то я бы оставил все как есть, если отправитель специально не обратился к нему.

Причина этого в том, что если в сообщение были включены другие, у них уже есть копии, которые будут отличаться от того, что вы отправляете. Если другие увидят, что сообщения, которые вы пересылаете, отличаются от оригинала, это может подорвать доверие к вам.

Я мог видеть случаи, когда «очистка» электронных писем может быть оправдана, например, если вы пересылаете часть внутреннего обсуждения клиенту, но только если

  1. Это часть или, по крайней мере, подразумевается в вашей роли/должностной инструкции.
  2. Существует правило или руководство, которое поддерживает ваше решение.

Другими словами, если человек, пишущий электронное письмо, не знает , что вы можете его изменить, или если вы не получили на это полномочий от этого лица (или, в некоторых случаях, от начальника), любое изменение в тексте может считаться нарушение доверия.

Многие считают письменное общение формой документации, особенно в профессиональном контексте. Хотя исправление очевидных орфографических или грамматических ошибок может показаться безобидным, любое несанкционированное изменение ставит под угрозу достоверность текста, а также доверие к вам/их.

Я добавлю, что пересылка электронного письма, которое автор , возможно, не ожидал , будет перенаправлено, что вполне может иметь место, если оно написано неформально, может, в худшем случае, также представлять собой нарушение доверия и/или конфиденциальности.

[C]могу ли я изменить его вместо того, чтобы переписывать, или это не одобряется?

Это приемлемо, если у вас есть разрешение либо от лица, написавшего электронное письмо, либо в соответствии с вашей ролью и политикой компании. Некоторые люди все равно могут счесть грубым, если вы исправите мелкие ошибки.

Если у вас нет разрешения, это нарушение доверия.

Я бы порекомендовал рассмотреть возможность пересылки электронной почты, эквивалентной цитате. В обоих случаях любые изменения или комментарии должны быть четко обозначены, например, квадратными скобками или, для более длинных отрывков, другим цветом?

Вы пытаетесь решить проблему неправильным путем.

Я ловлю себя на том, что хочу немного изменить его. Либо из-за небольшой английской ошибки (я работаю с не носителями языка), либо потому, что, поскольку они разговаривают со мной, они могут ссылаться на этого человека в более неформальной манере, чем при обращении к нему напрямую, например, вместо этого говоря «Боб». мистера Джонса.

Нет необходимости исправлять эти ошибки или устранять их в этом электронном письме , если они существенно не влияют на смысл документа.

Если они влияют на смысл, вам нужно отправить ответ автору по электронной почте, чтобы предупредить его и, возможно, заставить его внести исправление.

Но если ошибки носят просто грамматический или орфографический характер, форма обращения или аналогичные некритические проблемы, то, если вы чувствуете необходимость решить их вообще, вы должны ответить первоначальному автору и привлечь внимание к этим проблемам и предложить / попросить их избегать. их в будущем.

Также подумайте, эффективны ли такие исправления. Вся идея электронной почты в том, что она эффективна. Грамматическое совершенство, хотя и желательно, не обязательно для эффективного общения.

Наконец, любое редактирование сопряжено с риском внесения непреднамеренных ошибок или двусмысленности. Вы можете думать, что делаете это правильно, но я вижу, что правки создают проблемы почти так же часто, как я вижу, как они их устраняют.

Можно ли немного изменить переадресованное электронное письмо?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v