Я работаю в небольшой инженерной компании, инженерный отдел которой состоит из небольшой группы инженеров. Как правило, у нас будет один или два крупных текущих проекта разработки, но мы также должны поддерживать множество существующих продуктов. Из-за давления со стороны нашей холдинговой компании было выдвинуто требование, чтобы для того, чтобы понять, сколько стоит каждый из различных проектов, над которыми мы работаем, нам нужно было записывать, сколько времени мы тратим на них.
Причина этого требования в том, что наш отдел является самым дорогим отделом в компании. Совет директоров хочет понять, куда идут эти деньги и как они тратятся. Следовательно, они считают, что если они измерят наше время и то, над чем мы работаем, то лучше поймут и оправдают затраты отдела. Они не делают это напрямую для целей выставления счетов клиентам.
Мы начали пробовать это, используя различные приложения для «входа и выхода» и пытаясь использовать табели учета рабочего времени, но, к сожалению, это никогда не срабатывало, потому что очень легко забыть «входить и выходить», особенно когда основные проекты были прерваны. мелкими второстепенными задачами, которые были выполнены в течение дня (например, возникла проблема с продуктом, который требует решения, производственная проблема требует решения). Казалось, что такой метод записи времени больше подходит для мастерской/производственной среды, где у сотрудников есть четко определенные заранее запланированные задачи, и их не «перебивают» внезапные второстепенные задачи, требующие немедленного решения. Мы, конечно, быстро начали рассматривать это как досадную бюрократическую помеху. Мы поговорили с нашим непосредственным менеджером (который работает на производстве/в мастерских),
Я пытаюсь найти решение этой проблемы. Я считаю, что основная проблема заключается в том, что, будучи небольшой компанией с несколькими инженерами, одним или двумя крупными текущими проектами и множеством существующих продуктов для поддержки, неизбежно будут возникать вещи, требующие решения, а это означает, что инженер должен будет прерывать свою основную задачу (иногда на несколько дней) и решать тех. Однако я не уверен, как это решить. Я понимаю необходимость согласования рабочего времени сотрудников с проектами, чтобы помочь в расчете затрат, но считаю, что учет времени слишком бюрократичен и не подходит для иногда непредсказуемой рабочей среды.
Итак, что мы можем сделать, чтобы решить проблему? Можно ли применять учет рабочего времени ненавязчивым и полезным образом, или это просто неуместно в данной ситуации? Существуют ли какие-либо другие способы, которыми мы можем удовлетворить требования руководства, чтобы согласовать время сотрудников с проектами? Или это единственное решение, чтобы попытаться исправить уровень непредсказуемости, который у нас есть сейчас?
Вся наша работа, включая производственную поддержку, оплачивается клиентом. Это просто факт жизни, который вы должны отслеживать. Мы обязаны заполнять ежедневный табель учета рабочего времени. У меня обычно есть от 5 до 10 предметов, а у некоторых людей гораздо больше.
Часы входа и выхода не работают, как вы видели. В этой среде мы оцениваем с точностью до ближайших 15 минут. Мы обязаны ежедневно заполнять табели учета рабочего времени, чтобы не потерять след того, что мы сделали. Я обычно восстанавливаю свои, просматривая свои электронные письма/календарь и мгновенные сообщения, чтобы уловить мелочи (я могу вспомнить большие!).
На самом деле это несложно сделать, и мне приходилось делать это на всех работах разработчиков, которые у меня когда-либо были, потому что им действительно нужно знать, как выставлять счета. Многим инженерам, почти всем юристам и представителям многих других профессий удается выполнять эту задачу ежедневно, несмотря на многочисленные смены задач в течение дня. Я не уверен, почему ваша команда думает, что это сложно.
Может ли запись времени применяться ненавязчивым и полезным образом?
Нет.
Его можно оценить с разным уровнем успеха, но даже это будет навязчивым на каком-то уровне.
В конце концов, по крайней мере, в ИТ-среде и т.п., табели учета рабочего времени часто являются попыткой использовать устаревшие процессы управления производственным цехом, но в конечном итоге заканчиваются просто упражнением по « подсчету статистики ». Что касается последнего, то каждый мог бы сэкономить много времени, если бы менеджеры просто тратили часы так, как они хотели бы, чтобы они выглядели для своего начальства. Тогда все довольны.
Единственное реальное решение — сделать единицы оплачиваемого времени практичными. Не считайте время до четверти часа. Отслеживайте время до 2-х или даже 4-х часового отрезка». Все, что занимает менее 2 или 4 часов, списывается как «техническое обслуживание» или что-то в этом роде.
Иногда -- особенно для государственных проектов. - действительно важно иметь достоверный отчет о том, как вы тратите свое время. Они понимают, что вы не можете _полностью_ заменить одну задачу, когда переключаетесь на другую, но вам нужно приложить усилия, иначе вы можете потерять контракт. В этой ситуации вам определенно нужно «приходить и уходить», и самый простой способ сделать это - это немного программного обеспечения, которое записывает время и подсчитывает итоги. Любой программист может состряпать базовую версию за несколько минут, или вы можете купить более мощную промышленную версию.
У меня есть еще более простая версия, которую я использую для записи того, над чем я работаю, поэтому я все это запоминаю во время ежеквартального обзора. Он просто добавляет в файл строку с датой/временем запуска и строкой комментария, который я ввел. Он не пытается различать время начала и окончания, и я использую его только тогда, когда мне нужно записать что-то важное, так как мои часы не нужно отслеживать.
В конце каждого полудня старайтесь назначать себе 10-15-минутную встречу, чтобы подумать о том, чего вы достигли и что вам мешало. (В большинстве случаев, когда вы знаете, что делаете, это займет меньше времени)
Таким образом, это достаточно недавно, чтобы вы могли вспомнить, но это не так часто, чтобы это было навязчиво. Не пытайтесь быть более точным, чем 15-минутные отрезки, и не бойтесь иметь «разное» для перерывов, которые слишком малы, чтобы их можно было выделить по отдельности, что вполне может составить много за неделю. Каждый должен делать такие вещи, как приводить в порядок свой стол, читать объявления генерального директора и т. д., и если в течение недели большая часть этого «разного» времени приходится на одного человека или один проект, вы, вероятно, будете знать и сможете сообщить об этом - в противном случае это просто расходы, разделенные между проектами, так же, как оплачиваются ваши финансовые или кадровые функции.
Используйте возможность подумать о том, что прошло хорошо, что вы могли бы сделать лучше (можете ли вы это исправить?). Помните, что все это является частью вашей работы, и бюджет времени должен быть потрачен на такие вещи.
Вы не пытаетесь облегчить микроуправление — а ежесекундный отчет о вашем дне, вероятно, никому не интересен — но быть в состоянии дать достаточно последовательное руководство, обслуживание которого обходится дороже. Ваши боссы, вероятно, просто хотят знать процент на проект в круглых числах, максимум до ближайших 5%, чтобы они могли сказать клиентам: «Вы стоите нам 40% времени нашего инженера, а другие проекты с аналогичной оплатой стоят нам половину. что, рассмотрите или заплатите» и иметь возможность правдоподобно подтвердить это. Выясните систему, которая дает им это.
Я думаю, что вам нужна система тикетов (также известная как баг-трекер, трекер проблем, инструмент pm), где каждая из этих второстепенных задач помещается в тикет. Затем вы либо назначаете эти билеты отдельным лицам, либо позволяете людям назначать самих себя. Эти системы продажи билетов часто имеют определяемый индикатор рабочего процесса / прогресса и некоторый способ указать общее время, затраченное (и кем) после завершения.
Таким образом, вы выделяете большую часть времени людей на обычные проекты разработки и выделяете часть их времени на систему тикетов (люди часто называют это «очередью»). В качестве альтернативы сотрудники могут по очереди тратить день или больше исключительно на работу с очередью.
Если вы все сделаете правильно, конечным результатом будет доступная для запросов база данных со всеми задачами, их статусом, кто над ними работал и как долго. Затем островолосые могут делать отчеты до посинения.
Преимущество этих систем продажи билетов заключается в том, что если люди используют их правильно, они никогда не окажутся в ситуации, когда они смотрят на пустую электронную таблицу и должны УГАДАТЬ, на что они потратили свое время, с абсурдной степенью детализации. Вместо этого заявки заполняются одна за другой, и менеджеры используют отчеты, чтобы понять, «сколько на что было потрачено».
Atlassian Jira — особенно удобная и настраиваемая система для такого рода вещей.
Д.А.
ОбремененныйИнженер
Д.А.
ОбремененныйИнженер
Д.А.
Шивский
ОбремененныйИнженер