Должны ли вы отвечать на каждое электронное письмо, в котором вас направляют на работу (даже если это не ваш начальник)?

Предполагая, что это не тривиально (если это 5 минут работы, вероятно, проще сделать это просто из любезности), в вашей компании должен быть процесс для назначения и определения приоритетов работы. И этот процесс почти наверняка не включает случайных менеджеров, выбирающих случайных сотрудников и назначающих работу этому сотруднику.

Если нет системы управления проектами, чтобы дать сотрудникам очередь задач для работы, самый простой вариант — переслать электронное письмо своему менеджеру и спросить его, как он или она хотели бы, чтобы вы справились с этим. Что-то в духе

Имя менеджера,

Боб только что прислал мне запрос на работу над X. По моим оценкам, мне потребуется 2 дня, чтобы сделать X. Как вы знаете, в настоящее время я работаю над Y и Z. Хотите, чтобы я перешел к X и задержал доставку? Y и Z на 2 дня? Хотите, чтобы я поработал над X после завершения Y и Z? Или мне следует попросить Боба поговорить с вами о приоритетах X.

Спасибо,

Адель

Это информирует вашего менеджера о запросе и позволяет ему или ей выполнять важную управленческую задачу по определению приоритетов работы.

Должен ли я просто игнорировать сообщение?

Точно нет! Игнорировать сообщение непрофессионально. В целом, я согласен с советом Джастина .

1. Если это очень короткая задача, просто сделайте это. (Я бы сказал, 15 минут или меньше, потому что вы легко можете потратить столько времени на обсуждение приоритетов)
2. Если это более длительная задача, спросите своего босса. Однако, если ваш начальник в отпуске или слишком занят, чтобы ответить вам в течение рабочего дня, отправьте электронное письмо Бобу, чтобы сообщить ему, что вы спросили своего начальника, что делать. Это позволяет ему знать, что его не игнорируют. Обычно я убиваю двух зайцев одним выстрелом и копирую Боба в своем электронном письме боссу.

Правило №1: Не лги!

Пожалуйста, не лгите коллеге (или другому менеджеру и т. д.):

«Да, отличная идея! Я сделаю все возможное»

Это не укрепляет доверие между вами и другими, и на самом деле вы будете выглядеть плохо, когда другие научатся не доверять вам или верить вам на слово. Если бы вы сказали мне, что позаботитесь о чем-то, я чувствую, что должен разумно полагать, что работа будет сделана, или вы вернетесь ко мне и объясните, что вы не в состоянии помочь. Это применимо независимо от того, являюсь ли я вашим менеджером или вашим коллегой.

Зависит от корпоративной культуры:

То, что вы должны говорить и делать, действительно зависит от вашей корпоративной культуры. В некоторых средах, где отделы полностью разделены, со стороны Боба было бы дурным тоном поручать работу сотруднику другого отдела, но поскольку вы не сказали, в какой среде вы работаете, давайте предположим, что вы являетесь частью какой-то более плоская структура (но может еще не знать об этом), а «Боб» просто делает то, что считается нормальным.

Там, где я работаю, наша структура относительно плоская, и большинство людей работают в самостоятельных командах для достижения конкретных целей. Таким образом, неудивительно, что менеджер по продажам спрашивает разработчика, может ли он присоединиться к звонку, чтобы объяснить клиенту техническую концепцию, или тот же разработчик может изучить ошибку, о которой сообщил менеджер по продажам. Точно так же нет ничего необычного в том, что технический специалист по работе с клиентами может отлучиться на час, чтобы помочь с внутренним рекламным видео для другого отдела.

Что вы могли бы сказать:

Главное, чтобы наша собственная работа была на первом месте. У нас есть сроки, и если есть время, мы помогаем в других областях на благо компании. Если у нас нет времени из-за крайнего срока, мы можем сказать что-то вроде этого:

Привет, Боб, возможно, я могу изучить это для тебя, но Ларри нужно, чтобы я завершил устав проекта и подготовил его для рассмотрения к завтрашнему дню. Это то, что может подождать до тех пор? Если нет, почему бы тебе не спросить Салли? У нее есть опыт в этом, и она может помочь.

Короче говоря, не бойтесь говорить «нет», но будьте уверены, что вы не уроните мяч. Вместо этого верните его «Бобу» с некоторыми предложениями о том, к кому обратиться. Однако, если «Боб» отталкивает, вы можете попробовать следующее:

Хорошо, Боб, позволь мне поговорить с Ларри и объяснить ситуацию. Я посмотрю, сможем ли мы либо отодвинуть крайний срок устава проекта, либо посмотреть, свободен ли Фрэнк. Я знаю, что Фрэнк справится с этим, если понадобится.

Это очень хорошо работает в нашей организации, и это также должно работать в структурах, которые не являются такими плоскими. Ключ в том, чтобы быть честным, проявлять уважение, и если действительно есть проблема, обратитесь к своему непосредственному руководителю за разъяснениями.

Наконец, прежде чем применять эти методы (или любые другие методы из других ответов здесь), я настоятельно рекомендую вам обсудить правильное поведение с вашим менеджером. Корпоративные культурные нормы могут широко варьироваться от организации к организации, и это просто руководство или средство для начала работы. Например, в армии США армейский рядовой, говорящий сержанту, что он / она занят, может быть неприемлемым, тогда как для разработчика среднего бизнеса в составе Scrum-команды может быть более приемлемым сообщить об этом менеджеру по маркетингу. что он работает в критический срок, который отстает от графика.

В любом случае, в большинстве организаций не помешает быть честным и попросить разъяснений. Если сомневаетесь, спросите у своего менеджера. Удачи!

Я бы ответил на это, сказав, что в настоящее время вы работаете над чем-то для :вставьте здесь имя вашего менеджера: и что если Боб хочет, чтобы вы поработали над этим, ему нужно пройти через :вставьте здесь имя вашего менеджера:

Таким образом, вы размещаете запрос на нечастном носителе и информируете своего фактического босса. Возможно, ни ваш начальник, ни вы сами не захотите, чтобы вы работали над проектами Боба, но разница в том, что ваш начальник имеет право без риска отклонить запрос.

Существуют очевидные исключения, например, если генеральный директор / технический директор просит вас что-то сделать, вы отправляете электронное письмо / звоните своему менеджеру и сообщаете ему, когда начинаете работу.

Почта не надежна на 100%, и даже полученная почта не обязательно прочитана. Как правило, на все законные электронные письма, требующие определенных действий с вашей стороны, следует отвечать.

Вы должны подтвердить получение письма, при этом копия вашего менеджера. Ваше подтверждение не должно означать, что вы сделаете все, что от вас требуется, но что вы будете уточнять у своего руководителя, что вам следует делать.

Это подтверждает, что вы его получили, прочитали и поняли его, что вы не игнорируете проблему, и, что наиболее важно, оно попадает в руки человека, который должен решать, выполнять ли вы какую-то конкретную задачу или нет.