Как правильно запросить сервер отчетов? [закрыто]

Это НЕ просто проблема «долларов и центов».

Я думаю, что другие ответы прекрасно обосновывают расходы на сервер, исходя из количества времени, которое он сэкономит, и рентабельности инвестиций. Это совершенно логично, но сначала вам нужно кое-что еще: какая-то форма «одобрения» со стороны пользователей.

Я имею в виду, что вы предлагаете перейти от одного инструмента (в данном случае Excel) к другому инструменту (системе отчетности), который сильно отличается по своим возможностям.

Прежде чем приступить к покупке выделенного сервера, вам нужно будет убедить конечных пользователей, что ваша новая система будет соответствовать их требованиям и стоит усилий, необходимых для внесения изменений. Вы можете не знать, что пользователи делают со своими электронными таблицами прямо сейчас, и переход на что-то другое может прервать рабочий процесс, к которому они привыкли (например, они могли потратить много времени на написание макросов, сводных таблиц, или кто-знает-что еще на основе ваших электронных таблиц). Это изменение действительно требует тщательной обработки, иначе вы можете столкнуться с гораздо большим сопротивлением, чем просто препятствием, связанным с запуском и запуском сервера.

Основная проблема здесь перед финансированием заключается в том, как справиться с жизненным циклом внедрения технологии . На практике один из способов сделать это заключается в следующем:

• Найдите очень небольшое количество «альфа-пользователей», готовых попробовать новую систему отчетности в качестве «пилотной программы». Внедрите систему отчетности, используя их отзывы, чтобы дать им то, что работает для их нужд. Используйте этот успех как основу для дальнейших диалогов о том, как будет работать система и какие проблемы она решает. Вы можете, конечно, просто разместить сервер SSRS на невыделенной машине (или на том, что работает в вашей среде).

• Если пилотная программа окажется успешной, вы сможете распространить систему на обычных пользователей. На этом этапе будут применяться аргументы ROI, которые дали другие ответы, и вы можете обосновать «доллары и центы» для новой системы отчетности. Не все пользователи согласятся, и вам, вероятно, потребуется поддерживать некоторые «устаревшие» отчеты.

• Затем с оставшимися отстающими можно будет работать индивидуально в течение более длительного периода времени при мягком давлении со стороны их руководства.

Ответ прост: вы должны оправдать расходы. Если есть вариант использования в бизнесе, когда он сэкономит деньги за счет повышения вашей производительности, вы можете продать его и получить одобрение.

Первый шаг — собрать воедино все время, которое вы тратите на составление этих отчетов. Следующее — определить, сколько это стоит и что вы не делаете, потому что составляете отчеты. Далее следует краткий пример того, что может иметь большое значение для получения одобрения.

Допустим, например, вы тратите 10 часов в неделю на составление отчетов наряду с другими вашими обязанностями. Допустим также, что ваша полная стоимость составляет 100 долларов в час (хорошая приблизительная оценка для работника, знающего ИТ). Это 1000 долларов в неделю, которые они тратят на то, чтобы вы составляли отчеты. Кроме того, 25% вашей рабочей недели вы могли бы потратить на другие дела для бизнеса. Давайте поместим другие вещи с альтернативной стоимостью в 500 долларов (стоимость того, что вы ничего не делаете) (ваше число может отличаться).

Новый сервер будет стоить где-то от 5 до 25 тысяч долларов в зависимости от программного обеспечения и тому подобного, но давайте возьмем меньшую сторону и выберем 7,5 тысяч долларов за новый сервер. Чтобы иметь новый сервер, вам нужно будет экономить 10 часов в неделю в течение 5 недель, чтобы окупить стоимость сервера (окупаемость 5 недель на самом оборудовании). Есть и другие преимущества: бизнес-пользователям не нужно ждать, пока вы составите отчеты. Допустим, есть 10 пользователей, которые каждую неделю ждут 1 час, пока вы составите свои отчеты. Добавьте также их время, так как они могут просто войти на сервер и получить свой отчет.

Когда вы начинаете записывать цифры, бизнес-решение становится ясным. Если доход превышает затраты, то для бизнеса имеет смысл принять решение о покупке чего-либо. Если после выяснения затрат для вас действительно имеет смысл продолжать составлять отчеты, то об этом говорят цифры.

Команда менеджеров заинтересована в долларах и центах, так что дайте им это. Покажите им доллары и смысл новой настройки (извините, не удержался). Сотрудничайте с кем-то, кто может провести анализ затрат и выгод в соответствии с вашими потребностями.

1. Узнайте, во сколько текущий процесс обходится организации сейчас как в количественном, так и в качественном отношении. (рабочие часы, трудовые доллары, организация файловой структуры для поиска отчетов и т. д.)

2. Узнайте, сколько ваша новая установка будет стоить организации (аппаратное обеспечение, программное обеспечение, ваше время на создание отчетов и настройку нового сервера отчетов)

3. Выясните, сколько времени потребуется, чтобы окупить новую конфигурацию. (Если экономить X долларов в день, неделю, месяц, это окупится через Y недель, месяцев, лет).

Чем больше деталей вы включите в свой анализ, тем лучше.