Как вести себя с тем, кто берет на себя управление и срывает собрания?

Фон

Я разработчик программного обеспечения, и в последнее время владелец продукта в моей команде периодически отсутствует. Ее непосредственный начальник "Джо" начал посещать некоторые из наших собраний, на которые она не может попасть. Мы делаем agile и стараемся, чтобы наши встречи (scrum, ретроспективы и т. д.) были как можно ближе к их намеченной цели, а в команде есть скрам-мастер (не я), который присутствует на этих встречах. Я не знаю, насколько Джо знаком с agile, поэтому я не уверен, полностью ли он осознает ту жесткость, с которой мы пытаемся проводить собрания.

Проблема

С тех пор, как Джо начал посещать наши собрания, было несколько случаев, когда он брал на себя собрание, чтобы говорить о чем-то другом, кроме предполагаемой цели собраний. Вещи, о которых он говорит, по-прежнему связаны с работой, но они мешают нам достигать целей наших встреч. Например: каждые две недели мы проводим собрание по планированию спринта на 30 минут, чтобы распределить работу на следующие две недели. На нашем последнем Джо провел 10-15 минут встречи, информируя команду о том, что через 3 месяца мы получим стажеров.

Я только недавно познакомился с Джо, но другие члены моей команды сказали мне, что у них уже были с ним проблемы в прошлом. Я считаю, что они пытались поговорить с ним об этом, но проблема все еще не устранена. Я поговорил о нем со своим менеджером, и мне сказали, что в прошлом обсуждалась эта проблема, в частности, однажды у команды была ретроспектива, на которой большая часть разговора вращалась вокруг встреч, отклоняющихся от темы. Я не знаю, был ли Джо на той встрече, или его специально вызвали, или команда просто обсуждала общую тему встреч не по теме. Я не видел, чтобы кто-то делал что-либо на собраниях, например прерывал Джо, чтобы отвести собрание назад.

Поскольку я только недавно познакомился с Джо, я недостаточно хорошо его знаю, чтобы иметь хорошее представление о том, как он отреагирует на обратную связь. Одна вещь, которую я должен упомянуть, это то, что я нахожусь далеко от остальной части моей команды, поэтому на каждой встрече они все в конференц-зале, а я звоню по скайпу.

Как мне вежливо остановить Джо, если он отклонится от темы, чтобы он не сорвал всю встречу?

Вы на месте, если хотите решить это на межличностном уровне только между вами двумя. Если вы хотите знать, как решить эту проблему в рамках процесса управления проектами или кто должен это делать, « Рабочее место» или «Управление проектами» также могут быть хорошей идеей. Вам может быть трудно достичь своей цели, если этот человек считает ваши действия «неправильными».
Из-за того, что Джо отвлекается, встречи затягиваются? Или он использует дополнительное время на собрании?
@ scohe001 Иногда он заставлял нас переходить (совещание по планированию спринта, о котором я упоминал), а иногда (например, наши выступления) остальная часть команды работает быстрее, чтобы компенсировать это. Я бы не сказал, что он использует дополнительное время, потому что его отвлечение, как правило, происходит ближе к началу встреч.

Ответы (3)

Биографическая справка: разработчик программного обеспечения, последние три года работающий в scrum-командах.

Я бы не стал говорить с Джо о большой картине, так как он не тот, с кем вы близки, и даже если он не совсем выше вас, он менеджер вашего владельца продукта, поэтому я должен помнить об иерархии здесь. Давать кому-то такой совет без просьбы этого человека может сделать ситуацию неловкой. К тому же, у вас есть основания полагать, что Джо был проинформирован об этом и не изменился, так что я не думаю, что разговор с вами (недавний коллега) окажет большое влияние.

Вместо этого я бы попытался переориентировать встречи на настоящий момент:

«Мы отошли от темы этого воссоединения, давайте запланируем другое время, чтобы поговорить об этой конкретной проблеме».

«Можем ли мы поговорить об этом после встречи, чтобы не терять фокус?»

«Не все нужны для этой дискуссии, давайте поговорим об этом позже».

Все эти предложения были сказаны мной или коллегами во время совещаний, которые были отвлечены. Наш нынешний скрам-мастер не является причиной этого, но он также не очень хорош в том, чтобы поддерживать совещание в нужном русле, поэтому некоторые из нас иногда берут на себя эту ответственность (прежний скрам-мастер отлично с этим справлялся, так что мы чувствуем разницу в продолжительность и качество встреч).

Тон, как всегда, так же важен, как и то, что вы говорите. Будьте оптимистичны и спокойны, не ведите себя нервно или раздраженно. Кроме того, смотрите не только на человека, который срывает встречу, но и осматривайте комнату. У этого человека меньше шансов почувствовать себя обделенным или подвергшимся нападению, и это дает возможность согласиться.

Надеюсь, он научится со временем. Если нет, то вы, по крайней мере, должны лучше управлять этими встречами (и Джо).

РЕДАКТИРОВАТЬ: поскольку у вас есть мастер схватки, который не вмешивается во время собраний (как и должен), я придерживаюсь своего совета, поскольку это то, что мы делаем в той же ситуации, и это работает нормально. Но если у вас с ним хорошие отношения, вы могли бы (в одиночку или с парой других разработчиков) поделиться своим разочарованием по поводу сорванных встреч и спросить, может ли он вмешаться, когда это произойдет.

В сообщении говорится, что Джо является менеджером владельца продукта, а не скрам-мастера (хотя он может быть начальником обоих)
А, я думал, что читал скрам-мастера. Это немного меняет дело, если есть скрам-мастер, который присутствует на собраниях.
Это во многом зависит от окружения на рабочем месте. Во многих случаях исправление высокоуровневого босса «в данный момент» не очень хорошо.
@DaveG В скрам-команде не должно быть босса, считается, что все находятся на одном уровне, поэтому такое участие людей не должно иметь большого значения. В идеале скрам-мастер следит за ходом событий (а поскольку он «организует» собрание, лучше исходить от него), но скрам-командам не следует так зацикливаться на иерархии. Это общий совет, который должен работать в большинстве мест с «нормальной» скрам-командой.
@MlleMei да, в команде Scrum. Но в данном случае на встречу выходит начальник ОП. Это не обычный случай.
@DaveG это все еще схваточная команда, и это происходит на собраниях, связанных с методологией схватки. Он заменяет владельца продукта и не имеет власти над другими членами скрам-команды. Да, помните, что он старший, и если он плохо отреагирует на эти перенаправления, вам придется изменить тактику. Но для большинства компаний, использующих методологию scrum, это не должно быть проблемой, поскольку иерархии не придается такого значения. Но я согласен, что лучший человек для этой работы — не ОП, а скрам-мастер.

У меня было такое поведение на собраниях, которые проводит моя команда. Обычный порядок действий, когда кто-то о чем-то разглагольствует, — мы прерываем и говорим что-то вроде

Может быть, об этом лучше поговорить после встречи?

Это делает либо кто-то другой на собрании, либо сам человек, заметивший, что он затягивает собрание. В этом случае я предполагаю, что это делает кто-то другой. Мы рассматриваем это как подталкивание, чтобы сказать: «Эй, товарищ по команде, ты говоришь круто, но нам нужно поговорить о других вещах». в то же время предлагая идею поговорить об этом после окончания встречи.

Что касается времени этого, когда лучше. Это может показаться грубым, когда вы перебиваете кого-то, когда он говорит, но когда ему дается идея, он может понять ее и согласиться с ней; может быть, даже корректируя свои действия на будущее.

«Это прозвучит грубо», разве цель этого сайта не в том, чтобы найти способ этого не делать?
Вероятно, я так сформулировал это... Это грубо, когда ты перебиваешь, но эта грубость отменяется знанием того, почему они перебили? Вы можете редактировать, если понимаете, к чему я клоню! :)

Я бы посоветовал поговорить со скрам-мастером о ситуации, поскольку они, безусловно, знают об этом, и это является частью их работы, чтобы справиться с этим. Однако иметь дело с такими людьми, как Джо, часто приходится не одному человеку, поэтому им может понадобиться помощь. Но они лучше вас знают ситуацию и то, что поможет. Любые попытки исправить это должны координироваться через них для достижения наилучшего эффекта, поэтому они являются естественной точкой для таких обсуждений.

Это несколько иная цель, чем предложение MlleMei, потому что я понимаю, что могут быть сложные усилия по исправлению ситуаций, подобных той, что была с Джо, которые могут включать в себя длительный период, когда открыто не пытаются исправить ситуацию на самой встрече. В зависимости от того, что это такое, и вовлеченных лиц, принятие мер без предварительного обсуждения с очевидным ответственным за решение этой проблемы рискует подорвать эти усилия.

Помимо этого небольшого ответа, ответ MlleMei довольно хорош, и мне нечего добавить по остальной теме.

Как вести себя с тем, кто берет на себя управление и срывает собрания?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v