Как я могу сообщить руководству, что наша процедура учета рабочего времени несовершенна? [закрыто]

Директор компании, в которой я работал, требовал, чтобы все табели учета рабочего времени были точными с точностью до 5 минут для каждой задачи, чтобы будущие проекты можно было точно оценить с точки зрения времени и стоимости. За несоблюдение этого правила предусматривалось наказание. Все 37,5 часов в неделю должны быть учтены, но ни одно время не может превышать отведенные 37,5 часов.

Мой аргумент ему будет заключаться в том, что табели учета рабочего времени, в которых не учитываются неоплачиваемые сверхурочные (что делают многие из нас), не могут быть использованы для точной оценки стоимости проекта и времени проекта в будущем, поскольку сверхурочные не регистрируются в табелях учета рабочего времени.

Буду ли я прав, если скажу компании, что их мандат несовершенен, поскольку сверхурочные не учитываются? Как я могу профессионально и вежливо довести этот потенциальный недостаток до сведения руководства?

РЕДАКТИРОВАТЬ: Поскольку есть некоторая дискуссия о том, относится ли этот вопрос сюда (не уверен, куда еще он мог бы пойти на SE), возможно, это приводит к более серьезному вопросу не о том, «точны ли табели учета рабочего времени без неоплачиваемой сверхурочной работы», а скорее о том, «почему бы не мы записываем неоплачиваемые сверхурочные» (это не вопрос «навигация по рабочему месту»), я приму ответ Филиппа, поскольку он делает несколько замечательных замечаний (особенно о пикси).

Всем спасибо.

ПРИМЕР. Для упрощения математики предположим, что ваша команда создает веб-сайт для клиента.

  • 3 человека, одна неделя.
  • Каждый участник заносит в табель учета рабочего времени 37,5 часов (стандартная рабочая неделя).
  • Вы выставляете счет клиенту за 112,5 часов (по любому тарифу).
  • Ваша стоимость составляет 112,5 часов (в зависимости от того, сколько вы платите своему персоналу)

Приходит вторая работа - идентичный сайт. Вы указываете 112,5 часов по той же цене и обещаете, что это будет сделано за 1 неделю. Однако затем вы узнаете, что эти 3 человека работали 45 часов на прошлой неделе (7,5 часов были неоплачиваемыми сверхурочными), а не 37,5, и на этой неделе все они заканчивают работу каждый день вовремя.

  • 3 человека, одна неделя + 1 день (по 45 часов каждый)
  • Вы указали 112,5 часов, но...
  • Ваша стоимость 135 часов.

Один и тот же проект, разные затраты.

Возможно. Есть ли лучшее место для меня, чтобы задать этот вопрос?
Я не уверен, что есть SE об этом еще. Возможно, вам повезет найти его в Зоне 51.
Поскольку это наиболее подходящее место из того, что доступно, я предлагаю оставить его здесь. Это не просто вопрос выставления счетов, он связан с работой и рабочим местом, как я это понимаю (сверхурочная работа — горячая тема).
Но действительно ли ваш вопрос касается сверхурочной работы? Или просто о неправильной оценке, которая приводит к необходимости дополнительной работы, независимо от того, выполняется ли она в течение рабочего дня или в нерабочее время? Была бы ситуация иной, если бы ваша команда отказалась от сверхурочной работы и завершила проект в рабочее время в другие дни?
Ситуация действительно изменится, если члены вашей команды решат не работать бесплатно, но из-за неточности в учете рабочего времени ваши оценки учитывают это. Первоначально вопрос возник на моем последнем месте работы, где директор настаивал на том, чтобы мы были ОЧЕНЬ точны в наших табелях учета рабочего времени (чтобы точные цитаты). Были подразумеваемые штрафы, если мы не были. Я уверен, что это происходит и в других компаниях. Это заставило меня задуматься - я много работаю сверхурочно, что делает оценки и затраты неточными. Я чувствовал, что это отразилось на том, что наша работа была выполнена с соблюдением сроков и бюджета.
@VictorySaber Я довольно сильно отредактировал этот вопрос, чтобы привести его в соответствие со стандартами, это, по сути, вопрос, который вы хотели бы задать?
@JoeStrazzere, дело в том, что согласно расписанию первая работа заняла 37,5 часов (на человека). Человек, оценивающий вторую работу, посмотрит на нее и скажет: «37,5 часов на человека». Но правда в том, что это действительно заняло 45 часов (но он/она этого не знает). Таким образом, система учета рабочего времени, в которой не регистрируются неоплаченные сверхурочные, не может быть использована для точной оценки времени или затрат.
@RhysW Я ценю приложенные усилия, хотя вопрос, который я хочу задать, заключается не в том, «как мне сказать руководству, что X неправ», а в том, «прав ли я, говоря, что использование табеля учета рабочего времени, который не включает неоплачиваемые сверхурочные, не является точным для целей оценки времени и стоимости будущих проектов».
@VictorySaber Боюсь, вопрос «Прав ли я?» не является приемлемым вопросом на этом сайте, все, что он делает, это приводит к дискуссиям, и все высказывают свое мнение о том, что «правильно». Мы предпочитаем структурированные вопросы, которые ведут к фактическим или подтвержденным фактами ответам. Надеюсь, вы понимаете! :)
«Правильно ли, что использование табеля учета рабочего времени, который не включает неоплачиваемую сверхурочную работу, не является точным для целей оценки времени и стоимости будущих проектов?» Лучше?
@VictorySaber, что вопросы на самом деле не о навигации по рабочему месту, здесь вопросы в основном касаются взаимодействия между людьми, а не конкретной задачи на работе. Таким образом, вопросы по теме — это такие вещи, как общение с менеджерами, коллегами для решения проблем и т. Д.
@JoeStrazzere Я добавил пример. Для второго проекта ваша команда НЕ работает без оплаты сверхурочных, т.е. вы должны заплатить им за дополнительный день (чтобы каждый отработал по 45 часов и, таким образом, завершил проект). Таким образом, второй проект стоит больше, чем первый. Вы видите это сейчас?
В этом суть! Для человека, делающего предложение/оценку, правила и допущения для второго проекта точно такие же. Этот человек не знает, что команда выполняла неоплачиваемую сверхурочную работу, потому что это не записано в табеле учета рабочего времени. Поэтому, поскольку табель учета рабочего времени, единственный ресурс для оценки, НЕ включает неоплачиваемую сверхурочную работу, оценка будет неправильной.
@VictorySaber - Итак, вы говорите, что команда украла у компании доход за 22,5 часа, и теперь вы хотите сдать их руководству?
@ Чад, я понятия не имею, откуда ты это взял. В моей компании приходит работа. Человек, цитирующий, смотрит, сколько времени заняла аналогичная работа (табели учета рабочего времени). Затем он / она цитирует на основе этого, времени и стоимости. Через неделю работа не закончена. Он/она спрашивает «почему?». Мы говорим: «Потому что в другом проекте мы работали по 7,5 часов бесплатно сверхурочно каждый». Затем он / она спрашивает: «Почему этого нет в табелях учета рабочего времени»? Мы говорим: «Потому что табели учета рабочего времени позволяют нам записывать максимум 37,5 часов».
@VictorySaber, я бы рассмотрел вопрос о повторном открытии вопроса, если бы было более ясно, что вы подразумеваете под «неоплачиваемой сверхурочной работой». Если компания не платит вам за сверхурочные часы, то их стоимость не выше просто потому, что вы работали больше, и это сделало бы оценку очень правильной. Если предположить, что моя интерпретация этих событий неверна, значит, формулировка вопроса совершенно неясна. Надеюсь, мои интерпретации помогут вам увидеть, что может сбивать с толку. Удачи.

Ответы (2)

Проблема с любым видом управленческого учета заключается в том, что вы получаете только то, что измеряете.

Когда дело доходит до выставления счетов клиентам, может быть необходимо сообщить цифры, которые на самом деле не соответствуют действительности. Руководство может пообещать клиенту выполнить проект за 112,5 часов или 3 недели. Им удается справиться с этим за 3 недели, но им потребовалось больше 112,5 часов, позволяя людям работать сверхурочно. Теперь они могут попытаться выставить клиенту счет за сверхурочные часы, но могут решить этого не делать, потому что сказать клиенту: «Вы должны доплатить, потому что мы были слишком некомпетентны» — не лучший способ обеспечить дальнейший бизнес.

Но если вы хотите измерить количество отработанных часов для внутреннего планирования проекта, обычно гораздо разумнее позволить людям сообщать о фактически отработанных часах, независимо от того, сколько вы фактически можете выставить. Когда компания предполагает, что каждый сотрудник работает 10 % неоплачиваемых сверхурочных часов, они могут учесть это, добавив 10 % ко всем отчетным часам проекта. Но это не учитывает тот факт, что сотрудники могут тратить сверхурочные часы, в основном работая над срочными проектами. Это означает, что усилия по некритическим проектам могут быть переоценены, а усилия по важным проектам недооценены.

Разница между оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами является важным показателем производительности, о котором должна знать каждая компания. Это означает, что, как правило, хорошей идеей является указание сверхурочных часов отдельной цифрой в табелях учета рабочего времени.

Но также имейте в виду, что неоплачиваемая сверхурочная работа — это цифра, о которой некоторые компании не хотят знать. Могут существовать правила, которые фактически запрещают неоплачиваемую сверхурочную работу, но деловая культура оказывает такое сильное давление на отдельных сотрудников, что это все еще происходит. Так что сверхурочные часы — это своего рода большой секрет полишинеля, о котором все знают, но никому не позволено признавать. Таким образом, в табелях утверждается, что все возвращаются домой вовремя, и притворяются, что вся работа, не отраженная в них, делается за ночь волшебными сверхурочными пикси.

Я еще не могу проголосовать, но эта строка «Это означает, что обычно рекомендуется указывать сверхурочные часы отдельной цифрой в табелях учета рабочего времени». Я определенно согласен с. Я думаю, что это должно быть сообщено, и я поражен, местами нет. Я предполагаю, что сотрудники могут раздражаться, когда видят, сколько свободного времени они уделяют в течение года.
И если у вас есть государственные контракты, чтобы не сообщать о неоплаченной сверхурочной работе, это мошенничество с табелями учета рабочего времени, и вы можете попасть в много юридических проблем.

Филипп затронул важные моменты, касающиеся табелей учета рабочего времени, так что считайте это дополнительным ответом.

Я заполнил табели учета рабочего времени за тридцать лет в пяти или шести различных организациях, но ни в одной из них не было действительно выставлено счета клиенту. Ни в одном из них они не предоставили полезную меру объема фактически проделанной работы. Мало того, что абсолютно нормально записывать точно официальное количество часов в неделю, независимо от того, что на самом деле было работой, но и правила табелей учета рабочего времени почти никогда не позволяют вам записывать лишние вещи, которые вам нужно сделать, например, очистку жесткого диска, установка нового программного обеспечения или помощь парню за соседним столом с проектом, над которым вы не должны работать. Кстати, один из моих табелей нужно было заполнить в часах с точностью до двух знаков после запятой — иными словами, с точностью до шести секунд!

Чтобы ответить на ваш фактический вопрос, ваша компания почти наверняка знает, что процесс несовершенен. Им, вероятно, нужны цифры для чего-то другого, а не для фактического планирования, даже если они говорят, что это то, для чего они нужны. Упомяните об этом своему непосредственному начальнику, а потом забудьте об этом. Кстати. ничто не мешает вам и вашей команде вести точный учет того, сколько времени вы тратите на вещи, чтобы вы могли более точно оценивать свою работу.

Мне нравится идея о том, что мы, ребята, делаем работу и ведем более точные записи. Одна распространенная жалоба, которую я видел, если, когда мы говорим «одна неделя», мы имеем в виду «[потому что мы трудоголики, и неделя для нас составляет почти 50 часов, это займет] одну неделю». Затем они отдают его кому-то другому, который работает по 9-5 часов, и это занимает полторы недели.
Как я могу сообщить руководству, что наша процедура учета рабочего времени несовершенна? [закрыто]
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v