Я менеджер по работе с клиентами поставщика автомобилей. Как и все остальные, я использую электронную почту в качестве ежедневного основного инструмента для ведения бизнеса. Я рассылаю электронные письма различным сотрудникам нашей организации с предложениями, проблемами клиентов, жалобами, необходимой информацией и т. д.
И большинство из них остаются без ответа, и мне приходится проверять их несколько раз. И часто - я даже не получаю подтверждения по электронной почте или запросу.
Мой босс постоянно держит меня за спину, потому что у меня нет ответов, несмотря на мои многочисленные электронные письма, звонки и т. д. людям, от которых мне нужна информация. Я жонглирую десятками задач каждый день, и иногда я забываю следить за ними в третий или четвертый раз.
К сожалению, другие отделы не придерживаются того же стандарта последующих действий, который требуется от моего босса. Так совпало, что мы используем Outlook в качестве основной электронной почты.
Я не отправляю электронные письма ради отправки электронных писем. И когда я хочу пойти к чьему-то начальнику за то, что он не отвечает, мой начальник говорит мне не делать этого.
Существуют ли более эффективные инструменты в Outlook или где-либо еще, которые я мог бы использовать, чтобы следить за своими электронными письмами и отсутствием ответов?
Есть ли у кого-нибудь какие-либо предложения относительно того, как мне лучше оставаться в курсе тех, кто не отвечает?
Добавление срока с напоминанием было бы идеальным. Мне нужно что-то простое и быстрое в использовании, так как я ежедневно обрабатываю сотни электронных писем.
Вы пытались копировать своего босса в электронных письмах? Значит, он хотя бы в курсе, что вы следите? Что касается управления электронной почтой, я использую опцию «Задача». Рядом с каждым электронным письмом есть небольшой флажок, который вы можете щелкнуть, чтобы напомнить вам о дальнейших действиях.
Возможно, вы можете использовать стратегию «Inbox Zero»: я храню все отправленные электронные письма в папке «Входящие». Если что-то позаботится, кладу в архив. Таким образом, я всегда вижу электронные письма с невыполненными ответами. Если что-то не требует ответа, я сразу архивирую отправленное письмо.
Затем я также сортирую электронные письма от старых к новым и начинаю работать сверху. Таким образом, я сначала просматриваю самые старые электронные письма и регулярно просматриваю неотправленные электронные письма. Иногда я просто отправляю напоминание, когда думаю, что другой человек больше не ответит.
Более подробная информация есть в моей статье об управлении электронной почтой .
Моя стратегия состоит в том, чтобы звонить каждый раз, когда я отправляю электронное письмо. Обычно я отправляю электронное письмо, а затем сразу же звоню им. Затем, если я не получу от них известия в течение 2 дней, я снова перешлю электронное письмо и добавлю «Есть какие-либо обновления по этому поводу?» и звонить тоже. Если я не получу от них известия на следующий день, я посещу их лично. Если я не могу посетить их лично, я обычно звоню их менеджеру, заявляя, что мне не удалось связаться с ними, и спрашиваю, есть ли кто-то, кто лучше подходит для ответа на мой вопрос.
Мне нравится посещать их лично; поэтому они знают, что эти вопросы просто так не исчезнут, если они их проигнорируют.
Майкл
Нео
Дэвид К.
cdkMoose
Симулятор проницательности
Саша
тиего1967