Собеседование по навыкам MS Project

В. Как вы делаете информацию MS Project доступной и понятной для тех, кто не является менеджером проекта?

О. Как правило, это будет включать в себя представления, напечатанные в PDF, экспорт в Excel, иногда люди имеют опыт работы с Project Server, и ответ будет включать веб-отчеты.

В. Как MS Project определяет, что задача находится на критическом пути?

A — Если общий резерв <= 0, это критический путь. В зависимости от версии это можно настроить.

Q - Что такое критический путь?

A - Это самый длинный путь задач либо до крайнего срока, либо до последней задачи в проекте.

Q - Вы ставите перед сводными задачами предшественников или преемников?

О. Зависит от того, кого вы спросите, и у вашей организации могут быть рекомендации по этому вопросу. Лично я никогда этого не делаю, потому что это имеет тенденцию скрывать задачи, которые могут находиться на критическом пути.

Q - Вы предпочитаете автоматическое расписание или ручное и почему?

A - Опять же, больше предмет для обсуждения. Есть причины, по которым оба имеют смысл. Я использую авто и иногда устанавливаю ограничения для задач по задачам. Небольшие расписания иногда лучше планировать вручную. Я полагаю, что чем более опытным является пользователь MS Project, тем более вероятно, что он будет использовать автоматическое планирование.

В. Скажем, кому-то нужно индивидуальное представление для своей команды, как вы можете это сделать?

О. Обычно решение состоит в том, чтобы настроить пользовательское текстовое поле со списком выбора, назначить имена команд для задач, отфильтровать это поле и либо распечатать в PDF, либо экспортировать в Excel. Более продвинутое решение — создать собственное представление.

Q - Назовите два способа фильтрации в Project.

A - Один из них с автоматическими фильтрами. Во-вторых, создать собственный фильтр.

В. Использовали ли вы прокачку ресурсов? Какие подводные камни?

A - Опять же больше предмет для обсуждения. Самая большая ловушка может заключаться в том, что выравнивание может сдвигать задачи по времени, если оно не установлено правильно. Большинству людей это не нравится.

Надеюсь, эти вопросы стимулируют разговор и некоторые размышления об инструменте. Как вы знаете, MS Project очень богат и поэтому очень сложен. Почти всегда есть более одного способа сделать что-либо.

Надеюсь, это поможет!

Изменить: еще один -

В. Когда вы НЕ будете использовать MS Project для планирования проекта?

А - "Малые" проекты. Для меня это означает не более 50 задач и не более месяца или двух по продолжительности. Исключением является программа, состоящая из множества небольших проектов, которые все должны быть связаны, чтобы показать критический путь или отчетность по программе (или портфолио).

Я думаю, вам нужно быть очень осторожным, используя знания MS-Project в качестве средства разрешения конфликтов. Я не уверен, что это поможет вам очень много. В случае, если у вас есть два одинаково опытных или желательных кандидата, вам, очевидно, придется что- то выбрать между ними, но я сомневаюсь, что они будут настолько близки, что их можно будет отличить только от навыков MS-Project.

Сложность заключается в следующем: это такой огромный и сложный инструмент с таким количеством разных, но переплетенных способов достижения одного и того же результата, что знание любого функционального элемента не коррелирует с компетенцией любого отдельного менеджера по проектам. Великие менеджеры проектов могут быть мусором с MS-P, а опытные пользователи MS-Project — с фантастически подробными планами MS-Project (я знаю, что диаграмма Ганта — это не план проекта с пуристической точки зрения, но с фактическую точку зрения каждого премьер-министра, которого я когда-либо встречал), могут, тем не менее, быть не в состоянии выбраться из затемненной комнаты.

Подводя итог, я бы всегда пытался найти какого-нибудь другого коррелятора компетенции PM, прежде чем смотреть, насколько хорошо они знают MS-Project.

Однако, если вы настаиваете на том, что это путь вперед, я предлагаю следующее (обратите внимание, что я не собираюсь давать ответы совершенно сознательно, так как это позволит будущим кандидатам «обмануть», когда им зададут такие вопросы):

• Обсудите, почему менеджеры проектов вообще используют MS-Project (или какое-либо другое программное обеспечение для планирования и составления графиков проектов)? Я видел много планов проектов, созданных вручную в Excel, и иногда это вполне разумно. Если кандидат знает, когда и почему это иногда уместно, он продемонстрирует понимание того, как его планы могут быть использованы, а также доведены до аудитории и почему это важно.

• Каковы ограничения MS-Project? Это вопрос с подвохом, потому что, поскольку он такой гибкий, ограничение в одной области использования может быть неочевидным в другой области использования, но ответы кандидата могут пролить свет на любые трудности, с которыми он сталкивается с продуктом, и оттуда возможно, вы сможете оценить их компетентность в MS-Project и некоторые из наиболее сложных функций планирования проекта и составления графиков в целом.

• Для чего мы используем ограничения и когда их следует использовать? Неопытные продакт-менеджеры часто перегружают свой план ограничениями. Если ваш кандидат понимает это и, что более важно, объясняет, почему это плохая идея (и что делать вместо этого), тогда у вас будет кто-то, кто понимает некоторые распространенные проблемы, с которыми люди сталкиваются с MS-Project, и как их избежать.

• Каков ваш стандартный набор шагов, которые вы выполняете, когда впервые запускаете совершенно новый MS-Project в новом проекте? Я ожидаю увидеть некоторые задачи, связанные с календарем проекта, рабочим временем, проектными праздниками и т. д. Но кандидат должен быть в состоянии объяснить, что он делает и, самое главное, почему он делает эти шаги. Неспособность сделать это правильно приводит к распространенным и потенциально серьезным проблемам в будущем. Знание и понимание этих эффектов продемонстрирует продакт-менеджеру, который столкнулся с этими распространенными проблемами «новичков» и преодолел их.

• Одно дело использовать MS-Project для создания плана проекта до его запуска. Но как продакт-менеджеру использовать MS-Project, когда проект запущен? Хорошие кандидаты должны быть в состоянии рассказать вам о шагах, которые они выполняют в ходе проекта, и, самое главное, о том, почему они это делают. Каковы причины этих шагов, каковы результаты, каких проблем они пытаются избежать. Когда перестанут обновлять MS-Project

• Как бы вы добавили непредвиденные обстоятельства в план MS-Project? Еще один вопрос с небольшой хитростью, так как есть много способов сделать это, и ни один из них не является более правильным, чем другие, но беседа в первую очередь прояснит взгляды кандидата на непредвиденные обстоятельства. В любом случае то, как это представлено в плане, очень важно и может привести или решить многие общие будущие проблемы. Если кандидат может продемонстрировать понимание этого и того, как это применить, то это хорошие признаки.

Наконец, я призываю вас быть немного более осмотрительными в своем мнении, что "...большую часть знаний о программном обеспечении можно получить постфактум". С MS-Project очень легко освоить базовые навыки, которые кажутся интуитивно понятными, но очень сложно масштабировать эти навыки до более сложного плана и использования инструмента. Понимание того, что для этого нужно и что это значит, укажет на PM, который прошел через эту мельницу (но он все еще может быть мусором PM, поэтому использование MS-Project в качестве средства разрешения конфликтов не очень поможет!).

Надеюсь, это поможет. Удачи!