Время от времени я сталкиваюсь с ситуацией, когда я получаю электронные письма от коллег (которые не являются моими начальниками или начальниками. На самом деле в большинстве случаев я занимаю относительно высокое положение по отношению к ним), тон которых больше похож на приказ, чем на вопрос. Не в ходе текущего разговора (где я бы понял краткий тон), а в начале нового разговора. Например, однажды я неожиданно получаю электронное письмо от кого-то, спрашивающего что-то вроде:
Мне нужна информация о проекте X, чтобы она помогла мне в моем проекте Y. Пожалуйста, пришлите мне подробности.
или
Я решил запланировать встречу на эту тему. Вы должны быть там в 15:00.
Изменить: есть много комментариев/ответов на первый пример. Я согласен в целом, но есть гораздо больше контекста. По сути, они просят меня об одолжении в их проекте, который не связан со мной. На мою работу/производительность это не повлияет. У меня есть опыт в этой области, поэтому я могу им помочь, но это не наш повседневный разговор. Это не член моей команды, с которым я обмениваюсь информацией каждый день, и я ожидаю, что в каждом общении они используют тот тон, который мне нужен. Это просто необычный запрос, исходящий от другой команды. Они не имеют власти надо мной, и я не имею власти над ними.
Это всего лишь несколько примеров от разных людей. Не обязательно точные слова, а просто общий тон, который делает меня немного менее взволнованным, чтобы ответить.
Мы небольшая компания и работаем над большим количеством проектов. В конце концов, успех каждого проекта (будь то часть моей работы или нет) — это успех компании. Хотя моя основная роль не требует от меня их поддержки, я легко понимаю, почему нужна моя помощь. Люди, работающие над этими проектами, просто приходят ко мне напрямую, минуя менеджеров (что абсолютно нормально, именно так и должны работать стартапы). Я рад помочь, если смогу, но я просто хотел бы вежливо указать, что им придется вежливо попросить. Я не думаю, что они намерены быть грубыми, но просто не понимают, как это попадается.
Я до сих пор не отреагировал напрямую, потому что мне не понравился тон, но подсознательно я думаю, что не поддерживаю их всем сердцем, что, как я знаю, несправедливо.
Я не собираюсь пересылать это кому-либо, например моему боссу или их боссу, и обострять это.
Правки: я внес некоторые правки, разъясняющие некоторые моменты моей роли. Кроме того, убрана строчка о том, что речь не идет о культуре (может быть!).
Также заметьте, что когда я говорю, что это не входит в мои обязанности, я просто не могу отказаться. Если я думаю, что это хорошо для организации (и если у меня есть время для поддержки), я хочу поддержать и всегда поддерживал это, независимо от тона. Мой менеджер доверяет моему усмотрению и обычно не вмешивается в проекты, над которыми я работаю.
Эти ответы хороши, но в них отсутствует одна возможная и часто эффективная техника поощрения изменения поведения.
Вы делаете это путем « моделирования » правильного/ожидаемого поведения.
Другими словами, притворитесь, будто они подсказали вам, используя безупречные манеры, и отвечайте им именно с тем уровнем уважения, который вы хотите от них видеть. Со временем они почувствуют и ответят взаимностью на ваш стиль общения, если вы будете делать это для них постоянно.
Модификация поведения посредством моделирования уже давно используется эффективными учителями и руководителями. Это работает, но требует времени и последовательности.
Я рад помочь, если смогу, но я просто хотел бы вежливо указать, что им придется вежливо попросить.
Не делайте этого - это невероятно мелочно и нелепо. Это может быть не так грубо, как вы думаете - некоторые люди просто очень прозаичны в электронных письмах, и два примера, которые вы там привели, вполне можно считать «прозаичными», а не откровенно грубыми.
Вместо этого, если это не является частью вашей рабочей роли, предположительно, эти вещи являются частью чьей-то еще - так что лучше всего, ИМХО, независимо от тона, это сказать им, где они должны искать эту информацию, либо сейчас, либо в будущем.
Пожалуйста, пришлите мне подробности этого проекта
Этим проектом занимается Алиса (cc'd) — ей лучше всего ответить здесь.
Или, если вы не знаете:
Вам придется прийти на эту встречу.
Боюсь, это не моя область, и я не уверен, кто лучше всего поможет здесь. Уточните у (вашего менеджера.)
Однако уточнение из комментариев:
Я не могу навязать это кому-то другому. Им действительно нужна моя помощь. Похоже, им придется использовать некоторые знания из моего опыта в проекте X, чтобы применить их в проекте Y.
...тогда это почти наверняка является частью вашей работы. Это не должно быть явно указано, большинство компаний разумно ожидают, что сотрудники будут помогать другим сотрудникам в областях, в которых они являются «внутренними экспертами», особенно если они единственные, кто владеет этими знаниями.
В этом случае вам просто нужно ответить, как в противном случае. Забудьте о прямолинейности и предположите, что они просят, а не просят. Вам, конечно, не нужно расставлять приоритеты в их запросах, но вы должны их выполнять. Таким образом, для:
Вам придется прийти на эту встречу.
Я бы, наверное, ответил:
Конечно, тогда я свободен и рад помочь. Не стесняйтесь разослать приглашение.
Или, если это вызвало конфликт:
Боюсь, что тогда я буду недоступен — я могу присоединиться в то же время на следующей неделе или с удовольствием присоединюсь, если он сместится после 14:00.
Или, если вы работаете в сжатые сроки и не можете позволить себе оторваться на встречу:
Боюсь, что у меня не будет свободного времени до окончания нашего текущего спринта 23 июня. Если вы запланируете что-нибудь на потом, я смогу присоединиться.
Как бы заманчиво это ни было, не используйте вышеперечисленные причины «только потому, что» запрос грубый — это аукнется. Но, если это не исходит от более высокого уровня, вы также не должны воспринимать эти запросы как приоритетные по сравнению с вашей текущей работой.
Существуют разные способы общения, часто хотя бы частично определяемые тем, где вырос человек. Ниже приведены очень грубые стереотипы о некоторых культурах США:
По сути, некоторые люди будут здороваться с вами, спрашивать, как у вас дела, а затем просить о чем-то. А некоторые другие просто скажут вам, что им нужно. Это не вопрос невежливости, это просто другой способ общения. И когда людям, общающимся по-разному, приходится работать вместе, это может вызвать трения. Они могут быть так же разочарованы вами: все эти слова, мы можем просто перейти к делу? Использование электронной почты не упрощает задачу.
Вы можете попросить их быть более вежливыми, но это само по себе не очень вежливо и вряд ли принесет пользу. Поскольку попытка изменить их, скорее всего, только разочарует вас и не изменит их вообще, лучший вариант — выяснить, как изменить себя.
Понимание того, что люди просто разные и у них разные подходы к работе, вероятно, является хорошим первым шагом. Исследуйте культуру Ask vs Guess и посмотрите, как общаются люди внутри страны, а также как общаются люди в разных странах (в целом, конечно). Поймите, что они, вероятно, не намеренно грубят, а просто пытаются выполнить свою работу так эффективно, как только могут.
Тогда будьте с ними настолько вежливы, насколько хотите. Всегда будьте вежливы в ответ.
Как вежливо попросить коллегу использовать уважительный тон в электронных письмах
Не.
Некоторые люди по какой-то причине так и не освоили надлежащие навыки общения. Это относится не только к общению по электронной почте, но и к личному общению на рабочем месте. Вы не обязаны учить своих коллег правильному общению.
Вместо этого я бы попытался заставить их задуматься о своих требованиях. Если они требуют, чтобы вы отправили им какую-то информацию или требуют, чтобы вы присутствовали на встрече, вы можете просто спросить «почему?». Поскольку ваша работа не требует от вас выполнения их требований, то, будете ли вы выполнять их требования, будет зависеть от их объяснений. Не стесняйтесь отвергать их требования, если они не дадут вам удовлетворительного объяснения.
По моему опыту, истина — это глаза смотрящего.
Некоторые люди читают текстовые/электронные письма своим личным тоном, что очень субъективно.
Я бы сказал, если формулировка не является явно враждебной, попробуйте посмотреть, есть ли другой тон, говорящий, что электронное письмо можно прочитать на
Спасибо
Предыдущие ответы предлагают сделать отказ в обслуживании.
Перестаньте делать что-то для своих коллег.
Я рад помочь, если смогу, но я просто хотел бы вежливо указать, что им придется вежливо попросить.
Я просто предполагаю, что вы все еще хотите помогать людям, и отклонение просьбы других людей - это не то, чего вы хотите.
Вам нужен только вежливый разговор.
Вы можете попробовать обратиться к ним с помощью «господин [фамилия]» (индийский эквивалент),
чтобы заставить своих коллег сделать то же самое,
и продолжайте поддерживать вежливое обращение.
Нет 100% вероятности, что это сработает.
С другой стороны, то, что вы можете презирать, вы можете просто сказать людям, чтобы они следили за своим тоном.
У меня та же проблема, что и у ваших коллег, и иногда, когда я просто не сосредоточен, мои слова говорят совсем о другом. И мне говорят, что я должен следить за своим тоном. И я извиняюсь. И мой собеседник кажется, по крайней мере, доволен. Вы можете попробовать это.
Я надеюсь, что я мог помочь вам
Обычно я за уважение..
Но в данном случае, я думаю, это ты должен измениться. Это совершенно нормальные уважительные вопросы. Добавление ерунды к вопросу требует напряжения вашего мозга, чтобы быть «хорошим» (кто получатель, что ему нравится и т. д.). На его написание нужно время, да оно и не нужно.
Просто будьте прямолинейны и профессиональны.
Это точно так же, как опрос на stackexchange, есть строгое правило: никакого лишнего расплывчатого текста, потому что это пустая трата времени. Писатель-читатель и потенциальные будущие задающие вопросы.
Особенно первая цитата: он даже сказал «пожалуйста», чего еще вы хотите? Когда мне что-то нужно, и мы все работаем вместе для достижения общей цели, зачем мне вообще говорить «пожалуйста». Я не прошу тебя об услуге, это нормально, что ты это делаешь - это часть работы.
Я работаю с коллегами (которые оказались из Индии) с именно тем отношением, которого вы хотите достичь здесь. С моей стороны, эти коллеги отмечены как «трудно работать» и «не командный игрок». Их нанимают из-за их особого набора навыков, и поэтому их трудно заменить, но, к сожалению, никто на самом деле не любит работать с ними или просить у них работу, поскольку им постоянно читают лекции.
Сотрудники компании — это команда, и они должны работать вместе как одна команда, независимо от того, существуют официальные каналы или нет. Возможно, вам стоит поговорить со своим начальником об этих каналах связи и о том, нужны ли они и продуктивны ли они. Возможно, он сможет просто заставить вас ответить тактикой перенаправления: «Эй, Боб, я бы хотел помочь, но без (имя босса) я не могу сейчас заниматься этим».
Я определенно не стал бы пытаться обучать их правильному обращению с вами. Это просто не будет продуктивным и отдалит вас от этих сотрудников, и не в хорошем смысле.
Итак, первый приведенный вами пример не кажется мне особенно из ряда вон выходящим. «Я работаю над проектом X, мне нужна информация о проекте Y, пожалуйста, пришлите мне все, что вы о нем знаете», — довольно обычное выражение.
Второй пример, который вы привели, меня бы больше беспокоил, если бы он был буквально примером того, что вы получили (вы сказали, что это не так, но если бы он был похож на реальный пример, тогда я был бы обеспокоен). Это приказ, а не просьба. Кто бы это ни был, кажется, он думает, что может командовать вами, и, если этот человек не ваш босс, с этим может быть что-то, с чем нужно справиться (и даже если это ваш босс, вы можете захотеть что-то сказать). Однако имейте в виду, что люди, которые не говорят по-английски как на родном языке, часто говорят так; если бы они сказали это лично, они использовали бы тон голоса, который сделал бы это не агрессивным, но они могут не понять, что в тексте это работает не совсем так. Так что, если отправитель не является носителем английского языка, будьте нежны, но в любом случае я бы лично связался с ними по поводу их тона. Не говорите им: «Я сделаю это, но вы должны вежливо попросить меня», но в какой-то момент, особенно если это шаблон, продолжайте.
РЕДАКТИРОВАТЬ: я только что заметил, что этот вопрос помечен как «Индия». Итак, я предполагаю, что вы находитесь в Индии. Это придает больший вес моему утверждению о том, что, возможно, люди, отправляющие вам эти электронные письма, вероятно, не являются носителями английского языка; многие индийцы действительно говорят на родном уровне, но многие также не говорят, и даже некоторые из тех, кто говорит на «родном» уровне, имеют, скажем так, «различное» понимание того, что означают некоторые слова и как они используются в контексте.
Техника, которая может оказаться полезной, — деперсонализация ситуации. Убедитесь, что норма публично определена независимо от того, что вы считаете ошибкой.
Это будет зависеть от размера организации, но, например, в произвольном порядке,
Да, некоторые будут изо всех сил пытаться когда-либо получить сообщение. Однако для многих младших сотрудников им просто нужно сказать, что является нормой, а не перенимать плохие методы, которые они соблюдают.
Обратите внимание, что культура уважительного общения важна в любой среде бизнеса; вы правы, чтобы понять это.
Том