Я работаю на своей первой штатной должности инженера в небольшой технологической фирме. у нас в офисе небольшое количество людей, в том числе несколько инженеров и офис-менеджер с опытом работы в бизнесе и маркетинге. В настоящее время мы общаемся по электронной почте с несколькими производителями и компаниями, которые пересматривают наши проекты и обсуждают их с технической точки зрения. Наш офис-менеджер ведет переписку с этими инженерами. Он пересылает нам эти технические электронные письма (когда это уместно) и запрашивает ответ. Как только ответ получен от меня или других инженеров, он редактируется (иногда) и копируется в его собственную переписку с компаниями, вставляя что-то вроде « ... от наших инженеров: [вставьте то, что я написал здесь]»
В то время как я вижу потребность в менеджерах CC или в том, чтобы они проверяли корреспонденцию в большинстве случаев, я чувствую себя неловко, не имея возможности напрямую общаться с компаниями и их инженерами по техническим вопросам, непосредственно связанным с моей работой . Мои электронные письма (и/или электронные письма других инженеров) отправляются под общим видом «наши инженеры» и модифицируются по желанию. Является ли это стандартной практикой для большинства предприятий? Должен ли я обсудить это с моим менеджером?
Это может показаться странным, я не думаю, что это нормально, но и не совсем ненормально. Это действительно зависит от частоты и содержания. Ваш менеджер может сделать вам одолжение, а вы еще не знаете об этом. Я был в подобных ситуациях, когда я в конечном итоге спросил менеджера, может ли он просто отправить мне копию и позволить мне ответить самому. Это было нормально для продолжительности короткометражного проекта. Но после этого человек передал мою электронную почту другим людям в офисе и даже в других офисах. Я начал ежедневно получать электронные письма, и это привело к большому объему работы и расползанию масштабов по другим проектам.
Так что, может быть, он делает вам одолжение, он, по крайней мере, отдает вам должное, ребята, а не разыгрывает это, как будто он тот, кто обладает всеми знаниями и принимает похвалу за себя. Так что я не думаю, что его намерения негативны, иначе он бы этого не сделал. Но опять же, это очень ситуационная вещь, и ваш пробег очень мой.
Является ли это стандартной практикой для большинства предприятий?
Для многих это так, во многих компаниях на самом деле есть человек, единственная работа которого заключается в том, чтобы перемещаться между одними отраслями больше, чем с другими. На это есть много веских причин.
Он объединяет несколько источников информации в одно электронное письмо.
Это позволяет избежать потенциальных конфликтов между людьми
Он возлагает на менеджера ответственность за всю корреспонденцию, покидающую его отдел, может быть информационная безопасность или другие ограничения, о которых вы не знаете, и которые должен решить менеджер.
и т. д,. и т. д,.
Должен ли я обсудить это с моим менеджером?
Нет, так решили или наверху решили сделать, это работает, не надо сопротивляться этому.
Суть в том, что это ваша первая должность на полную ставку. Существует много тонкостей, связанных с коммуникацией внутри компании.
Для договорных отношений между компаниями может потребоваться наличие одного координатора с каждой стороны, который имеет право выступать от имени своей компании. Это означает, что любые обещания, сделанные по электронной почте, могут считаться обязывающими, поэтому крайне важно, чтобы только уполномоченное лицо нажимало «Отправить».
Разные контакты в разных компаниях имеют разную рабочую нагрузку и терпимость к трате своего времени. Вопросы от более младших сотрудников обычно фильтруются более старшими сотрудниками, когда есть опасения, что контрагент может негативно отреагировать на взаимодействие, которое они не одобряют.
Также возможно, что существует более широкий контекст, о котором вы можете не знать, что такое менеджер. Например, обсуждение между техническим персоналом может зайти на территорию, которая, по мнению бизнес-персонала, выходит за рамки. Могут возникнуть юридические вопросы или вопросы соответствия (экспортный контроль, конфиденциальность данных, этика, борьба со взяточничеством, борьба с конкуренцией и т. д.), которые необходимо учитывать при общении.
Возможно, у вас просто недостаточно опыта, чтобы задавать вопросы или излагать информацию в терминах, понятных другой стороне, поэтому ваш руководитель добавляет к ней небольшой перевод.
Вашему руководителю может потребоваться быть в курсе, чтобы он мог отвечать на внутренние и внешние вопросы о том, что происходит. Он может захотеть контролировать общение, чтобы синхронизировать его с последовательным сообщением и убедиться, что его не слишком много.
Короче говоря, есть много возможных причин, и это, вероятно, комбинация вышеперечисленных.
Иногда имеет смысл пропустить промежуточную позицию и сделать разговор более беглым. Но на данный момент, если ваш менеджер не превращает ответы в неправильные утверждения, я пока не вижу большой проблемы.
Прямое общение также означает больше перерывов и усилий для вас. Обычно вы этого не хотите.
Если вы переключитесь на прямой контакт с ними, то ваш менеджер больше не будет тем, кто, вероятно, рассылает разные вопросы разным людям и объединяет информацию в ответ, кому она принадлежит. Тогда ВЫ являетесь этим контактным лицом первого уровня. Скорее всего, все остальное придет от другого, придется разбираться, что кому пересылать, суммировать ответы коллег и так далее. Если ваш контакт распространяется в этой другой компании, вы также будете получать запросы от других людей.
Если у них есть ваш номер телефона, ожидайте звонков каждый раз.
Вы действительно хотите этого как инженер?
Иногда телефонный звонок намного быстрее и эффективнее, чем пачка писем, разбросанных в течение недели. Вы можете предложить своему руководителю позвонить кому-нибудь в ситуации, требующей больших усилий по рассылке, просто чтобы сделать ее более эффективной. Ради вашего собственного блага начните с нейтрального телефона, например, в конференц-зале или телефона вашего менеджера, и позвольте ему присоединиться к разговору.
Большинство компаний стараются иметь единую точку контакта между собой и любыми партнерами, клиентами или поставщиками. Это уменьшает путаницу и делает очень ясным, кто в конечном итоге несет ответственность за вещи с каждой стороны. Этот человек часто понимает все отношения между внешней сущностью и внутренними группами, что дает им точку зрения, которой у вас нет и о которой вы действительно не хотите знать.
Очевидно, что контактным лицом является ваш менеджер. В некоторых компаниях эту роль выполняют менеджеры проектов, бизнес-аналитики или даже специалисты по работе с клиентами. Они будут проводить встречи, принимать звонки и обрабатывать электронные письма, о которых вы никогда не узнаете. Это хорошо, потому что дает вам возможность сосредоточиться на своем непосредственном объеме работы, не беспокоясь о лишнем беспорядке в кулуарах, который, как правило, перегружает не-менеджеров.
В некотором смысле это общение кажется неэффективным. Альтернативой является то, что вы можете быть завалены звонками и электронными письмами от десятков разных людей, рассказывающих о вещах, с которыми вы уже ознакомились. Каждая из этих вещей может быть особым запросом на изменение или настройку или просто вопросом о том, как продвигается проект. Это хаос, который ведет к снижению производительности.
Серьезно, не раскачивайте эту лодку. Позвольте вашему менеджеру делать свою работу, а вы сможете сосредоточиться на своей.
Питер