Как мне обрабатывать электронные письма в нерабочее время?

Я работаю в нескольких ИТ-отделах, и часто мне приходится работать с электронной почтой из дома. Обычно это заканчивается, когда мне скучно и/или я жду чего-то другого — обычно, когда мои задания по кодированию завершаются. Часто это заканчивается очень поздно — может быть, 10 или 11 часов вечера, иногда даже после полуночи. (Я ночная сова.) Я получил несколько ответов от руководителей, которые представляют собой (добродушные, но все же критические) замечания по поводу временных меток в электронных письмах, и я хочу узнать мнение третьих лиц о том, как работать в нерабочее время. электронная почта должна обрабатываться в нескольких ситуациях, в которых я обычно оказываюсь. У меня есть возможность выполнять отложенную отправку через мой почтовый клиент (клиенты), но я не уверен на 100%, когда я должен или не должен его использовать.

  1. Предположим, я отправляю электронное письмо непрямому руководителю в нерабочее время, и вскоре после этого он отвечает с мобильного устройства. Мы вступаем в разговор, но он заканчивается около 10 вечера или около того, и мой (нагруженный исследованиями) ответ не заканчивается до 11 часов. Должен ли я установить, чтобы мои ответы не отправлялись до следующего утра, незадолго до прибытия моего руководителя?
  2. Предположим, я отправляю электронное письмо клиенту по поводу чего-то, что я завершил ближе к концу рабочего дня в тот день, но забыл сообщить ему, когда это произошло. Должен ли я отложить ответ до начала рабочего дня, чтобы не потревожить их вечер?
  3. Предположим, я получаю электронное письмо от клиента или внешнего подрядчика в нерабочее время, которое неизбежно (но не немедленно) потребует ответа с моей стороны и/или пересылки моему руководителю(ям). Должен ли я делать это на досуге или только после того, как вернусь в офис?
Эти вопросы вы должны задать своему работодателю.
Помимо того, что вы должны делать, остерегайтесь одной ловушки: вы обучаете окружающих вас людей тому, что вы доступны в нерабочее время. Вы действительно хотите, чтобы они начали рассчитывать на это?
Две вещи: 1) каково содержание этих «добродушных, но критических» комментариев о временных метках, они говорят «не пишите мне по электронной почте так поздно»? Если да, остановитесь 2) вы пробовали разговаривать с людьми?
Если вы «сова», вы, вероятно, также не отправляете и не отвечаете на электронные письма рано утром. У каждого своя скорость. Не нужно суетиться по этому поводу, если электронные письма не «в реальном времени».
@JoeStrazzere: Это абсолютная ересь. Предлагать кому-то иметь дело непосредственно с человеком, а не обращаться в Интернет. Кто пустил тебя в сеть?
Также примите во внимание, что критические ответы ваших начальников МОГУТ быть вызваны заботой о вашем благополучии. Недопустимо, чтобы сотрудник начинал работу в 9 утра и продолжал работать в 10 вечера, и некоторые менеджеры могут воспринять это как предупреждающий знак о том, что в вашей жизни что-то не так. Старайтесь выполнять работу в офисе (и место, и часы), а домашнюю жизнь разделяйте.

Ответы (6)

Как мне обрабатывать электронные письма в нерабочее время?

Просто: не

Если вы не дежурите по телефону или не находитесь в какой-либо должности, где вы должны быть доступны 24/7 (и получать соответствующую оплату), просто не делайте этого. Как отмечает Ян Догген в своем комментарии, вы в основном настраиваете этих людей на предположение, что с вами можно связаться и работать в любое время ночи.

Если на балансе не висят жизни или миллионы долларов, электронное письмо может подождать до следующего дня. Выполняйте свою работу в рабочее/рабочее время, а когда вы дома, вы дома . Если у вас так много работы и электронной почты, что вы не можете выполнить ее в течение обычного рабочего дня, вам необходимо откровенно поговорить со своим руководителем (ями) о вашей рабочей нагрузке.

Прямо сейчас ваш работодатель получает от вас бесплатную работу, а вы разрушаете любое подобие здорового баланса между работой и личной жизнью. Останови это.

Хотя я согласен с этим принципом, это зависит от вашей среды. Моя текущая роль очень строгая с 9 до 5:30, и я не получаю гибкости от своего работодателя. Я не возражаю, это просто культура здесь: но это означает, что у нас гораздо более сильная культура «в 5:30 вы идете домой» (за исключением серьезных событий). На предыдущей должности это было совсем не так, и я мог работать по гибкому графику в течение дня в обмен на час работы вечером. Пока вы получаете баланс между работой и личной жизнью в обмен на баланс между жизнью и работой, это автоматически не становится проблемой. Иногда это работает для всех.
Не делайте этого регулярно/ежедневно. Подумайте о том, чтобы электронное письмо оставалось неотправленным. Рассмотрите возможность ответа только на электронное письмо, которое является либо блокировщиком, либо просто быстрым вопросом. Рассмотрите возможность использования мобильного устройства с пометкой «Отправлено с мобильного телефона. Прошу прощения за автокоррекцию или опечатки». Подумайте о том, чтобы делать это один раз в неделю. (У меня есть международная встреча/звонок раз в неделю, и я получаю электронное письмо до/во время/после этого.) Учитывайте баланс между работой и личной жизнью и балансом между работой и личной жизнью других — не заставляйте всех выглядеть плохо. Работайте умно, а не подолгу.
«быстрый вопрос» никогда не бывает быстрым

В общем, я бы не рекомендовал вести разговоры о работе в нерабочее время, если в этом нет крайней необходимости. Разделение работы и личной жизни важно для многих, и вести беседы с такими людьми в нерабочее время будет невежливо.

Хотя это отчасти зависит от должности (например, от людей, которые работают в менеджменте или от тех, кто обладает важными знаниями в компании, как правило, ожидается, что они останутся на связи в нерабочее время), если это не может быть сделано в обмен на 1-2 электронных письма, я не стал бы заниматься.

  1. Если это после 10 часов вечера, оставьте мужчину в покое. Возможно, вы устали, возможно, он готовится ко сну. Он поймет отсутствие ответа.

  2. Я думаю, это нормально, если вы сообщите им об этом. В конце концов, это всего лишь электронное письмо с подтверждением.

  3. Делайте это в рабочее время. Если они заметят, что вы доступны весь день, это может рано или поздно привести к злоупотреблениям. Если не критично, то пусть.

У меня была похожая ситуация, как и у вас, к счастью, я научился ценить свое свободное время до того, как работа успела его поглотить.

Лично я отдаю свои электронные письма всякий раз, когда пишу их — я отправлял электронные письма в 2 часа ночи. Я делаю это так, потому что, отправив эти электронные письма, я сплю как младенец и не думаю о них, пока не доберусь до офиса. Если мой босс не спит по ночам, читая мою электронную почту, очень плохо для него. Если мне придется страдать при написании моего электронного письма, ему (и клиентам) придется страдать, читая его (*) :) Сказав это:

Я предлагаю вам отправлять электронные письма со статусом в 16:30, говоря, что вы закончили то, что делаете, и что они получат полные электронные письма на следующее утро. Добавьте в свое электронное письмо, что если для них важно, чтобы они получили от вас полное электронное письмо сегодня вечером, дайте вам знать, и вы примете их. Если крайне важно, чтобы они получили от вас полное электронное письмо сегодня вечером, укажите в своем статусном электронном письме на конец дня, что вы отправите полное электронное письмо сегодня вечером. Тогда иди и живи :)

(*) Если вы еще не догадались, я не очень сочувствующий человек, и мои герои, как правило, антигерои :) Я рано встаю, поэтому мне нравится отправлять электронные письма в 4 утра, зная, что они в нет формы для ответа. И да, я отрывал мухам крылья и лапки, когда был милым семилетним мальчиком. Каждому свой характер :)

Вы отправляете электронные письма в 2 часа ночи, спите как младенец и снова встаете в 4 утра? Это звучит не очень успокаивающе.
@LaconicDroid Я ложился спать в 23:00 или в полночь и вставал в 4:00. Иногда, по какой-то причине, я все еще был на ногах в 2 часа ночи, а затем падал до 6 утра. Затем я выплачивал накопившуюся задолженность по сну за выходные. Это было, когда я был моложе, и у меня не было 24-36-часовых хакатонов, чтобы соревноваться на выходных. В эти дни я могу погасить свой долг сна в любое время и в любом месте, поэтому я изо всех сил пытаюсь найти больше часов для сна в течение недели. Если вы не догадались, я не очень умею ухаживать за собой :)
Я бы добавил, что если оно не попадет к кому-то, кто должен его прочитать (они дежурят по телефону и должны прочитать его, чтобы определить, нужно ли с этим разбираться сейчас или можно подождать, пока он проснется), когда вы отправить электронное письмо гораздо менее важно, чем содержание. Электронная почта не является средством передачи информации в реальном времени, не относитесь к ней так.

Электронные письма, отправленные в нерабочее время и связанные с критическими остановками производства или другими неотложными вопросами, всегда уместны.

Все остальное может и часто должно подождать до следующего дня. Когда вы отправляете электронные письма в нерабочее время, это ожидания, которые вы устанавливаете, если вы специально не договорились с другим человеком:

Если вы отправляете подчиненным, вы устанавливаете ожидание, что они должны читать их в свободное время. Другими словами, вы говорите им, что компания владеет всем их временем. Это крайне неуместно.

Теперь, если вы сказали своим подчиненным, что любите отвечать в нерабочее время, но они не должны принимать меры до следующего дня, то это лучше.

Однако. если есть комбинация вещей, над которыми вы хотите, чтобы они действовали в нерабочее время, и вещей, над которыми вы не хотите, чтобы они действовали, тогда отправляйте электронные письма только для производственных чрезвычайных ситуаций, по которым вы хотите действовать.

У многих людей электронная почта привязана к их телефонам, и им не нравится, когда их беспокоят вещи, с которыми можно легко справиться на следующий рабочий день. Подчиненные могут не чувствовать, что могут вызвать такое раздражение, но руководитель, который настаивает на том, чтобы беспокоить подчиненных в нерабочее время, часто может заставить подчиненных не задерживаться надолго.

Если вы являетесь подчиненным, отправляющим информацию своему начальнику и отправляющим электронные письма, которые не являются важными в нерабочее время, вы можете заставить его проверить их, чтобы увидеть, важны они или нет. Это особенно верно, если вам иногда нужно отправлять критические электронные письма о чрезвычайных ситуациях в нерабочее время. Это вмешательство в личную жизнь босса. Некоторых начальников это устраивает, других это раздражает. Никогда не в ваших интересах раздражать своего начальника, поэтому, если вы хотите отправлять некритические электронные письма в нерабочее время, уточните эту идею у своего начальника, прежде чем отправлять первое письмо.

Если вы отправляете электронные письма людям, не входящим в вашу обычную цепочку подчинения, и особенно клиентам, которые работают в другой компании, подумайте дважды, прежде чем отправлять их в нерабочее время. Если вы достаточно хорошо знаете людей и знаете, как они отреагируют, можете отправлять, в противном случае следует подождать до следующего рабочего дня.

Я не читаю электронную почту в нерабочее время. Не стесняйтесь отправлять письма на электронную почту моей компании в любое время дня и ночи, в любой день. Я прочитаю ее вскоре после того, как приступлю к работе.

Мои правила:

Электронная почта, которая является «важной», получает ответ.

На письмо, которое не является важным, ответят, если оно было отправлено и в нерабочее время (например, другой человек может продолжить свою работу прямо сейчас с моим ответом).

Для меня это правило вообще не сработало бы, так как я не читаю электронную почту в нерабочее время, поэтому не могу знать, важно ли это. В том маловероятном случае, если я понадоблюсь сейчас моей компании , у кого-то из отдела кадров есть номер моего домашнего и мобильного телефона.
Вопрос был о людях, которые работают в нерабочее время. Если вы работаете только в рабочее время, это прекрасно.

В первой ситуации не стоило начинать разговор в нерабочее время. Что касается вашего вопроса номер два: если вы отправляете электронное письмо в нерабочее время получателя, вы все равно опаздываете. Единственная причина, по которой вы хотите отправить его до следующего дня, заключается в том, что вы можете забыть об этом или, может быть, вы не сможете отправить его завтра.
Третья ситуация вполне очевидна: это зависит от того, обязаны ли вы это делать. Срочные запросы следует направлять в круглосуточную службу поддержки или контактному лицу на смене.

Как мне обрабатывать электронные письма в нерабочее время?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v