Нужен совет по составлению повестки собрания

Я работаю в составе небольшой команды, занимающейся разработкой инженерных продуктов. Недавно меня повысили до роли, более ориентированной на стратегию. Одна из моих первых задач — «переделать» повестку дня повторяющихся встреч, которые у нас всегда были. Это довольно длинная встреча (~ 1,5 часа), которая проводится еженедельно и должна была стать сессией для нашей небольшой команды, чтобы прийти к единому мнению и обсудить будущие шаги, но исторически она превращалась либо в косвенные обсуждения, либо в некоторых случаях , разглагольствования. Я хочу проявить себя в своей новой роли, но из-за отсутствия у меня опыта мне бы не помешала помощь в выяснении того, как я должен масштабировать свои изменения.

Я хочу вернуться к тому, для чего была предназначена встреча (обсуждение нашего прогресса и планирование на следующую неделю), но я также не хочу просто эффективно сказать: «Я собираюсь выполнить вашу повестку дня, но лучше». Лучшее, что я придумал, — это представить это как «стратегическую сессию», где каждый человек более ответственен за свою собственную стратегию достижения краткосрочных целей, что даст людям больше ответственности за свои задачи, одновременно позволяя другим людям участвовать в них. свой мыслительный процесс для работы и дает другим возможность оставить отзыв о планировании. Это должно уменьшить разрозненность задач, а также, возможно, упредить препятствия (которые в последнее время были проблемой). Я не хочу, чтобы это выглядело просто как перефразирование первоначальной повестки дня, но я не уверен, в каком другом направлении я могу это сделать.

РЕДАКТИРОВАТЬ: Извините, я совершенно забыл важную информацию! У нас есть ежедневные стендапы, и эти встречи, по сути, должны быть более углубленными версиями стендапов, и изначально предполагалось, что они будут более дальновидными (или, по крайней мере, в недельном или двухнедельном масштабе, а не в однодневном или двухдневном масштабе). ).

«Ребята, у нас будет стендап. У каждого из вас есть 5 минут, чтобы заявить о своем статусе и обозначить проблемы. Если вам нужно больше, мы обсудим это позже в меньшей группе».
Выберите инструмент управления задачами, купите его, используйте его безжалостно.
@RedSonja Как я уже упоминал в ответе Мистера Позитива, а затем скопировал его как редактирование, я совершенно забыл упомянуть, что у нас уже есть ежедневные стендапы. Извини за это!
Тогда я предлагаю объявить любое другое собрание излишним.
@RedSonja Хотя я, безусловно, во многом с вами согласен, мне категорически запрещено отменять встречу. Моя задача состоит в том, чтобы эта встреча сработала любыми возможными способами, и отменить ее мне не дано.

Ответы (3)

Некоторые команды могут нормально работать с очень свободной повесткой дня и дискуссиями в свободной форме, но многие не могут. Похоже, ваш не может. Как правило, лучший подход к собраниям для команд, которым нужна структура, заключается в следующем:

  • Будьте обдуманными: может быть, встреча, чтобы обсудить стратегию, или архитектуру проекта, или текущие проблемы, или, может быть, какое-то сочетание того и другого. Но для того, чтобы добиться успеха, вам нужно определить это заранее.
  • Будьте конкретны: если вы скажете, что «на этой встрече мы поговорим о проблемах», вы вернетесь к тому, с чего начали: касаниям и разглагольствованиям. Вместо этого вам нужно сказать что-то вроде: «На этой встрече мы поговорим о препятствиях, когда вам нужна поддержка другого члена команды» или «Первая половина этой встречи должна дать быстрый красный/зеленый статус для текущих клиентов, а также отчет о следующих». шаги"
  • Будьте полезны: если никому не нужно знать, над чем работают все остальные, не тратьте время на собрание, чтобы все перечислили, над чем они работают! Не проводите встречи только для того, чтобы проводить встречи. Убедитесь, что у обсуждаемого есть причина – убедитесь, что повестка дня добавит ценности. Убедитесь, что люди понимают ценность.

Как только вы окажетесь на собрании, ваша работа как организатора — быть гаишником. Если вы говорите о красном/зеленом статусе клиента, а кто-то начинает говорить о проблемах, напомните им, что проблемы позже. Или, если вы должны кратко сообщить о проблемах, а кто-то начинает спорить о каком-то конкретном решении, попросите их организовать отдельную встречу. Вам нужно сосредоточиться на том, чтобы аккуратно перенаправить людей, чтобы они оставались в теме, чтобы убедиться, что встреча соответствует последнему пункту выше о сохранении ценности.

В некоторых случаях 90-минутная еженедельная встреча может быть отличным форматом. В других условиях вам может быть лучше постоять 10 минут в начале дня. Потратьте время сейчас, когда вы меняете повестку дня, чтобы подумать и о формате. И, наконец, после каждой встречи уделяйте время размышлениям — как она прошла? Актуален ли формат? Люди отключались на полпути и теряли интерес, потому что это не было ценным? Имеют ли смысл ваши пункты повестки дня? Внесите необходимые коррективы или измените свою стратегию «гаишника», чтобы держать людей в курсе.

Редактирование, чтобы добавить последнюю мысль: если вы действительно изо всех сил пытаетесь придумать повестку дня, которая соответствует этим целям, особенно цели «быть полезным», возможно, вам на самом деле не нужна встреча. Многие менеджеры предполагают, что им постоянно нужны встречи, чтобы получить или поделиться информацией или решить проблемы. Совещания — лишь один из многих инструментов. Лучше убедиться, что вы правильно используете инструменты, а если нет, то что-то с этим делать. Очень распространенная жалоба сотрудников на многих предприятиях: у меня так много совещаний, что я ничего не могу сделать, и большинство из них бесполезны! - Убедитесь, что вы не способствуете этой проблеме.

Спасибо, dwizum! Это действительно отличный совет, и я, вероятно, буду перечитывать его несколько раз перед своей первой встречей, ха-ха. Что касается конкретики того, что выносить на повестку дня, есть ли у вас какие-либо другие предложения, кроме тех, которые вы уже назвали, по возможным темам для обсуждения? Что-нибудь полезное из вашего прошлого опыта при обдумывании стратегии в масштабе примерно 1-2 недель?
Это как спросить, какая отвертка нужна, чтобы что-то открутить. Вам нужна отвертка, которая подходит к винту. Вам нужна повестка дня, которая соответствует вашему рабочему месту. Посмотрите на проблемы, которые у вас есть, и на решения, которые вам нужны. Создайте повестку дня вокруг этого. Это то, о чем мой третий пункт: составить повестку дня, которая действительно имеет ценность на вашем рабочем месте. Возможно, мы сможем высказать свои предложения, но самое главное, чтобы вы приняли решение, основываясь на том, что вы знаете о своем рабочем месте. Опасность того, что мы предлагаем вещи, заключается в том, что вы просто используете наши предложения независимо от их соответствия.
Полностью согласен с пунктом «Быть ​​ценным». Я присутствовал на довольно многих собраниях крупных отделов, которые в основном были пустой тратой моего времени, потому что 3/4 его просто не имеют отношения ни ко мне, ни к моей команде. Вещи, обсуждаемые на встречах, должны быть актуальны для всех присутствующих сторон.

Как новый менеджер, нередко вносить изменения в то, как вещи для повышения эффективности. Отличное место для начала — такие встречи: стоячие или статусные встречи.

Взгляните на эту ссылку Daily Stand Up. Это еще не все, но в нем есть масса полезных советов для проведения статусных встреч.

Обычно такие встречи длятся около 15 минут, но многие компании растягивают отведенное время и немного меняют цель, чтобы она полностью соответствовала потребностям вашей организации.

Еще один совет, который я предложу, это вносить изменения, где вы можете постепенно , чтобы не полностью шокировать свой персонал. Это хороший пример того, как это сделать.

Извините, я совсем забыл важную информацию! У нас есть ежедневные стендапы, и эти встречи, по сути, должны быть более углубленными версиями стендапов, и изначально предполагалось, что они будут более дальновидными (или, по крайней мере, в недельном или двухнедельном масштабе, а не в однодневном или двухдневном масштабе). ).

Это кажется немного странным. Совещание, по сути, является инструментом для принятия решений. Если фокус должен быть стратегическим, действительно ли вы принимаете стратегические решения каждую неделю?

Если речь идет о том, как вы продвигаетесь к своим стратегическим целям, а не об их постановке, тогда хорошо, и это немного упрощает задачу. Ваши стратегические цели становятся основой повестки дня. Итогом встречи должны стать приоритеты на следующую неделю. Входными данными должны быть приоритеты предыдущих недель и то, как вы продвинулись по ним.

Какая-нибудь канбан-доска (либо физическая, либо на чем-то вроде Trello) может помочь в планировании и отслеживании. Но вы все равно можете захотеть создать более традиционный набор протоколов собрания.

Возможно, стратегия — не лучшее слово для такого сценария. Однако наши цели меняются довольно быстро, так как мы находимся на ранней стадии разработки и у нас довольно гибкий график из-за характера наших экспериментов. Из-за этого планы сильно меняются, и из-за частых изменений курса может быть сложно собрать всех на одной странице.
Есть несколько различных типов встреч. Не у всех есть «решение» в качестве основного результата, но вы правы, это помогает заранее признать предполагаемый результат.
Нужен совет по составлению повестки собрания
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v