Старший сотрудник моей команды воспринял мое письмо как приказ и ему это не понравилось

Я не согласен с частями других ответов.

Ваше сообщение неясно .

Такие вещи, как нам нужна ваша помощь в этом пространстве, чтобы дважды подтвердить, что все готово, очень расплывчаты. Что ты спрашиваешь/говоришь? Теперь вашему коллеге остается только догадываться, что вы имеете в виду , и он ответит в соответствии со своей интерпретацией вашего текста (это то, что делают люди).

Вы должны быть более четкими в своем общении. Будьте конкретны в своих запросах.

Я могу частично согласиться с большинством данных ответов. Я нахожу сообщение неясным, но я не думаю, что это главная проблема здесь. Даже если бы вы были ясны в задачах, именно формулировка больше всего вызывает у меня удивление.

Что я сразу заметил, так это то, что вы никогда ничего не спрашивали, вы только констатировали вещи .

Если бы я кратко перефразировал ваше сообщение:

• Вас попросили организовать сдачу проекта.
• Вам нужно дважды подтвердить, что все готово.
• Вы можете привлекать [людей], когда вам нужно.

«Нам нужно, чтобы вы» — это самая вежливая фраза в вашем сообщении, но ее очень легко интерпретировать как «вам нужно» (поэтому я так и сделал в своем кратком изложении).

Еще больше упрощая ваше сообщение, основное сообщение здесь:

Джон, сделай работу, о которой тебя просили. Попросите о помощи, если вам это нужно.

На первый взгляд, ваше сообщение — это сообщение, отправленное начальником своему подчиненному. Это констатация факта необходимости выполнения работы, и они даже не удосуживаются спросить, есть ли у них время для этого или можно ли это сделать.

Вежливость обычно заключается в том, чтобы спрашивать, а не констатировать, просто чтобы не показаться приказом . Спросите Джона, может ли он помочь, и сможет ли он сделать это в ближайшее время. Простой пример:

Джон, это ты работаешь над доставкой [проекта]? Я пытаюсь дважды подтвердить, что все готово, можете ли вы сказать мне, если это так? Если нет, у вас есть идея, когда мы сможем быть готовы? Если вам нужна дополнительная информация или вас заблокировали иным образом, вы можете поговорить с [имя мастера схватки], [имя заинтересованной стороны] или [имена отдельных разработчиков].

Моя версия может быть не совсем применима к вашему случаю (я не знаю вашего точного окружения), но должно быть ясно, что это более вежливо, чем сухое заявление о том, что Джон должен выполнять порученную ему работу.

Отказ от ответственности
Здесь действуют культурные различия. В некоторых культурах может быть приемлемо или даже распространено формулировать вещи так, как это делали вы. Я смотрю на это с западноевропейской точки зрения, где вежливое общение является общим ожиданием от коллег, независимо от их относительного положения в цепочке подчинения.

Посмотрите на это с его точки зрения. Он новый член команды. За несколько дней до запланированной сдачи проекта, над которым он не работал , вы отправляете сообщение о том, что готовность этого проекта теперь входит в его обязанности. И вы отправляете его публично, не предупредив его. Что еще хуже, так это то, что комментарий о «давлении сверху» звучит так, как будто у этого проекта проблемы.

Конечно, он сердится. По сути, вы бросили его под автобус: «Эй, новенький, вот почти завершенный проект, над которым ты не работал и о котором ничего не знаешь, ты отвечаешь за его успех».

Я заметил, что в вашем посте вы говорите

было решено, что он возьмет на себя ответственность за аналогичные проекты

но затем в вашем сообщении, которое меняется на

Джон, согласно моему разговору с Крисом, он попросил вас взять на себя ответственность за организацию реализации проекта [сокращенное название проекта]

Таким образом, вы делаете вид, что просто подтверждаете то, на что он уже согласился, хотя на самом деле он ничего подобного не сделал.

Сочетание возложения на него ответственности за что-то в последнюю минуту и ​​создания такого впечатления, будто он уже согласился, конечно, разозлит его. Вероятно, самый простой способ восстановления — это еще одно электронное письмо, разъясняющее, что вы по-прежнему несете ответственность за готовность проекта, но вы хотите, чтобы он помогал вам, собирал информацию и т. д., чтобы ускорить разработку проекта.

Я на 100% согласен на индивидуальное обсуждение в первую очередь.

Джон, согласно моему разговору с Крисом, он попросил вас взять на себя ответственность за организацию реализации проекта [название небольшого проекта], и нам нужна ваша помощь в этом вопросе, чтобы дважды подтвердить, что все готово.

Это предложение можно интерпретировать как подразумевающее, что Джона попросили что-то сделать, но он этого не сделал. На грани пассивно-агрессивного. Его (возможное) значение неудачи со стороны Джона усугубляется тем, что вы скопировали сообщение других людей.

Я настоятельно рекомендую давать критику лично. В этом случае безличный характер электронной почты делает ваше сообщение более резким, чем предполагалось.

Я думаю, что он на самом деле очень хорошо отреагировал и дал хороший отзыв на соответствующем форуме. Я определенно мог бы представить себе сценарий, в котором он ответил бы на ваше письмо таким же образом и сделал гораздо больше людей несчастными (публично обвиняя других).

Для меня текстовый отрывок, который вы скопировали, в порядке.

Было бы неправильно, если бы вы написали только это и отправили новому коллеге, указав всех остальных в копиях. Но если это электронное письмо об общей организации проекта и включает другую информацию, предназначенную для всех, это нормально.

Однако я думаю, что проблема здесь была в том, что он был новичком и, возможно, даже не знал людей, которых вы указали в электронном письме. Он также может не понимать этот проект. Новым людям нужно немного инструктажа.

С другой стороны, его реакция была намного, гораздо более странной, чем ваше электронное письмо. Он должен был попросить вас обсудить с вами проект, а не критиковать вас за то, что вы написали. В напряженной обстановке, близкой к дате доставки, трудно ожидать, что люди будут анализировать каждое предложение, которое они произносят дважды. Не говоря уже о том, что как его начальник у вас есть немного больше свободы действий, чтобы решить, как вы общаетесь.

Я отправил это за пару часов до начала рабочего дня, и когда я пришел в офис, он попросил меня пообщаться и сказал, что я не должен отдавать публичные распоряжения, а должен провести с ним индивидуальную беседу, чтобы договориться об этой работе. .

Возможно, я неправильно понимаю ваш вопрос, но до приведенной выше цитаты вы сказали:

Поскольку у нас оставалась пара дней до сдачи небольшого проекта, я отправил электронное письмо нашим разработчикам и спросил об индивидуальном статусе, кроме того, я написал нашему новому сотруднику следующее в этом письме:

Похоже, что Джон жалуется на то, что вы отправили ему приказ ПУБЛИЧНО, поскольку все в линиях TO, CC и BCC теперь знают, что он должен взять на себя управление проектом. Что Джон пытается сказать вам, так это то, что, делая это, это чертовски запутает всех, поскольку будет предполагаться, что он взял на себя проект, но он может быть не готов к этому (предыдущие обязательства по проекту и т. д.).

Значит, Джон прав, что тебе следовало сначала поговорить с ним. Однако вы, будучи боссом, можете сказать Джону слишком плохо, потому что он был нанят на эту роль, и теперь он должен это делать. Но не ждите, что Джон после этого надолго задержится.

Как это должно было пройти

В идеале это должно было начаться с индивидуального электронного письма Джону (и, конечно, я бы сомневался, была ли эта формулировка полностью уместной даже тогда, но, по крайней мере, тогда у вас и Джона было бы место, чтобы конфиденциально просмотреть его взад-вперед в более спокойной обстановке). расслабленным способом, так как Джон не чувствовал бы, что его торпедировали на глазах у всей группы):

Джон, согласно моему разговору с Крисом, он попросил вас взять на себя ответственность за организацию реализации проекта [название небольшого проекта], и нам нужна ваша помощь в этом вопросе, чтобы дважды подтвердить, что все готово. Вы можете работать над организационными деталями с нашим [название схватки] и бизнесом [имя заинтересованной стороны] и дважды проверять статус индивидуального развития с [имена отдельных разработчиков]

После ответа Джона включение в групповое письмо:

Джон будет организовывать реализацию проекта для [название небольшого проекта].

В лучшем случае вы могли бы дополнительно сказать что-то вроде:

Поскольку его задержали за это, учитывая, что он не участвовал в этом проекте до сих пор, пожалуйста, расставьте все запросы от него в приоритете.

Или что-то подобное, что заставляет группу действовать в соответствии с ожиданиями и ситуацией с привлечением Джона таким образом, а не с Джоном индивидуально, и не высказывается негативно о Джоне при этом (избегая намека на то, что он «не в себе»). к скорости" или что-то подобное, не используя родственный язык). Лично я бы даже не зашел так далеко, а вместо этого лично связался бы с соответствующими членами относительно того, как вы бросаете Джона в эту простуду в последнюю минуту, и ожиданий в том, чтобы помочь ему сориентироваться, если ему это нужно, а не бросать это в электронная почта для всей группы.

Предварительные проблемы, которые я вижу здесь, связаны с тем, как это было сделано изначально.

Вместо того, чтобы действовать как лидер /координатор плоской структуры, вы очень легко могли показаться, что вы не только действовали как менеджер Джона , но и очень легко могли также показаться эффективно пассивно-агрессивно упрекающим его за невыполнение своей работы, согласно «согласно в моем разговоре с Крисом он попросил вас взять на себя ответственность за организацию реализации проекта [небольшое название проекта], и нам нужна ваша помощь в этом пространстве». В публичном пространстве электронная почта перед всей группой.

Есть степени, которым, даже в плоской структуре, лидер должен давать сколько-нибудь жесткое руководство, которое можно легко назвать командами. Я не собираюсь обсуждать плюсы и минусы плоских конструкций. Лично я не возражаю против того, чтобы товарищ по команде того же уровня говорил, что им нужно от меня, чтобы закончить проект, но я чувствую, что это легко приводит к недопониманию, а не к возможности направить вещи через явного начальника.

Я тоже, если честно, в замешательстве. В своем отредактированном электронном письме вы утверждаете, что его попросили взять на себя ответственность за организацию реализации этого конкретного проекта. В тексте вашего вопроса вы просто говорите, что в процессе его найма было объяснено, что он будет участвовать в реализации подобных « небольших проектов», а не конкретно в этом проекте:

но во время его интервью с моим менеджером, прежде чем его наняли, было решено, что он возьмет на себя ответственность за аналогичные проекты

Если Джон еще не знал об этом проекте (и, судя по вашему собственному вопросу, он определенно не участвовал в нем ранее) и не знал о своем ожидаемом участии в нем таким образом, то это действительно похоже на то, что в лучшем случае он просто бросает он у него на коленях, как будто он должен был быть на вершине всего… перед всей группой. Я не хочу сказать, что это очень неуместно, но очень легко увидеть, как кто-то может быть застигнут врасплох, а затем воспринять это очень плохо, и я не могу винить такую ​​реакцию.

В худшем случае это выглядит как вызов его на мат за то, что он не сделал то, о чем просил Крис, что было бы крайне неуместно в групповом электронном письме.

Особенно с учетом того, что вы только что вызвали кого-то, у кого «осталось пару дней» на доставку, и попросили его организовать доставку проекта. В зависимости от того, что связано с реализацией этого проекта, это может легко показаться слепым в очень негативном ключе, и было бы легко задаться вопросом, какое намерение стояло за тем, как вы подошли к этому в такой сложной ситуации.

Как избежать этого в будущем

Не используйте групповые электронные письма, чтобы просить людей взять на себя роли в конкретных проектах, даже если вы думаете, что их уже просили/поручили взять на себя эту роль в проектах, подходящих для этого пространства. Обсудите это индивидуально, обсудите индивидуально особенности, относящиеся к этому человеку, затем объясните группе, что данное лицо берет на себя эту роль в проекте. Не говорите кому-то, что делать в групповом электронном письме, объясните, что будет происходить в групповом электронном письме, где это относится к группе. Это различие может показаться неуловимым, но на самом деле оно важно в том, как оно влияет на то, что вы говорите, как формулируете это и что опускаете. В этот момент, даже с точки зрения координации, все, что нужно знать, это то, что Джон организует реализацию проекта.

С другой стороны, вы также намекаете, что Джон не знает, как делать что-то, что вы только что сделали, говоря, что это считается частью его работы, с последним предложением.Всегда публично предполагайте компетентность других, особенно при отправке электронного письма группе: это неподходящее место для эффективного объяснения того, как что-то сделать отдельному человеку. Я понимаю, что вы, вероятно, имели в виду это как своего рода знакомство с вовлеченными людьми, но, по-видимому, Джон работает с этими людьми уже несколько недель, хотя и не над данным проектом, и у него достаточно опыта, чтобы иметь возможность искать детали проекта и выяснить, с кем ему нужно поговорить с самим собой. В противном случае пусть он придет к вам с вопросами. В индивидуальном электронном письме это было бы не так уж плохо, но я вижу, где некоторые люди чувствовали бы себя неловко (и дело не в том, правы они или нет: дело в том, чтобы избежать совершенно ненужногои легко предсказуемая точка напряжения), и это было отправлено в групповое электронное письмо на глазах у всех остальных.

Часть того, чтобы быть хорошим лидером, заключается в том, чтобы убедиться, что члены команды чувствуют, что вы заставляете их хорошо выглядеть друг перед другом.

… и я чувствую, что вы подвели Джона в этом, по крайней мере, постепенно, несколькими способами. Это особенно важно для новых сотрудников, которые пытаются вписаться в группу и все еще работают над самоутверждением. Обычно это следует из концепции похвалы на публике и критики/критики/выговора наедине.

В случае сомнений? Просто постарайтесь сохранить общение — или, по крайней мере, что-либо сверх минимума — в тайне. Это также помогает содержать в чистоте общественные каналы связи. Я понимаю, что одна из концепций Agile, включая Scrum, заключается в том, чтобы знать (или, по крайней мере, быть в состоянии знать, когда это важно) о том, что происходит с другими, но одна из сторон этого — не перегружать всю вашу команду Scrum посторонними деталями, которые могут помешать ему быть действительно гибким. Любой скажет вам: мой стиль письма можно охарактеризовать как многословный, даже словоохотливый (нет, правда?). Но есть время для краткости, и многое из того, что делает Agile на самом деле гибким , зависит от его надлежащего применения и доверия людям, чтобы они высказывались или спрашивали, нужно ли им больше, а не от того, чтобы делать такие вещи, как микроуправление ими.

В моем прочтении этого я не думаю, что вы сделали что-то действительно неправильное здесь с уровня функциональной команды. Но вы, возможно, сделали некоторые предположения о времени нарастания, необходимом для нового человека.

Очень часто люди чувствуют себя неловко, беря на себя ответственность за что-то, пока не почувствуют, что у них есть время, чтобы подняться до уровня знакомства с продуктом, процессами и процедурами. Ваша формулировка выглядит так, как будто человек полностью готов к взаимодействию.

Похоже, вы отправили электронное письмо всей группе и публично выделили этого человека в части, которую вы процитировали. Вероятно, именно поэтому этот сотрудник был расстроен. В будущем, если вам нужно будет решить что-то с конкретным сотрудником, не копируйте остальную команду.

Кажется, что ваш новый член чувствителен к тому, как вы обращаетесь к нему с просьбами и интерпретируете как приказы то, что является неявным или двусмысленным, что часто происходит в письменной форме.

Если вы работаете с людьми, которых легко заставить защищаться, ключевым моментом является попытка сделать ваш письменный язык как можно более ясным. Первый совет — избегайте безличных формулировок при отправке запросов:

Джон, Крис спросил, не могли бы вы взять на себя ответственность за организацию реализации проекта [название небольшого проекта]. Мы хотели бы, чтобы вы подтвердили, что все готово.

А еще лучше:

Джон, не могли бы вы взять на себя ответственность за реализацию проекта [маленькое название проекта] и убедиться, что все готово?

Это незначительное изменение, но оно дает ему гораздо больше шансов отказаться, когда его прямо спрашивают, чем когда ему говорят: «Вот что нужно сделать».

Кроме того, как предложил sf02, вы должны отправить этот запрос ему в частном порядке.

Я не думаю, что что-то обязательно неправильное в том, что вы сказали, или в словах, которые вы использовали, чтобы это сказать.

Я думаю, что проблема в том, что вы разослали инструкции, предназначенные для него, всей команде. Вероятно, все прошло бы более гладко, если бы вы отправили этот абзац по электронной почте непосредственно ему и только ему. Или еще лучше, подошли к нему, чтобы обсудить это с ним. Видя, как он хотел пообщаться с вами лично, он, вероятно, предпочитает общение лицом к лицу.

Указание направления для кого-то в электронном письме, отправленном нескольким людям, очень раздражает, потому что

1. Это означает, что вы не доверяете ему делать что-то, что вы обсуждаете в частном порядке — вам нужно, чтобы другие знали и привлекали его к ответственности за это.

2. Это выглядит как огромная вещь «CYA», чтобы все знали, что вы направили его, и теперь, когда они знают, предположительно, вы сделали свою часть, и это не в ваших руках.

3. Чтобы согласиться с пунктом 1, тот факт, что это отправляется группе людей, у которых нет контекста, то, как вы говорите, что Крис asked you to take ownershipможет создать у других впечатление, что Джон уже получил указание что-то сделать, и это электронное письмо это способ наказать его за то, что он еще этого не сделал, поэтому позвольте мне сказать вам перед всеми, чтобы заставить вас начать это делать.