Архивирование рабочей электронной почты на личных устройствах [закрыто]

Я понял, что есть несколько причин, по которым я хотел бы сохранить доступ к своей рабочей электронной переписке:

  • На случай, если меня уволят или я уйду не в хороших отношениях. Доступ к переписке по электронной почте был бы очень важен для доказательства того, что я сделал/не сделал/сказал. К сожалению, также невозможно предугадать, какой из разговоров может оказаться важным для этой цели.
  • Некоторая бюрократическая документация (например, ведомости о заработной плате, в которых задокументирована сумма налогов, уже уплаченных от моего имени), возможно, не была отправлена ​​в бумажной форме и была доступна только в моей рабочей электронной почте.
  • Контакты других (предыдущих?) сотрудников: возможно, я захочу связаться с ними снова в будущем, но без доступа к деталям это может оказаться довольно сложно.

В настоящее время я увольняюсь с текущей работы, и, к счастью, я не вижу № 1 в качестве реальной причины для беспокойства в этом случае. Но когда дела пойдут плохо, это может случиться совершенно неожиданно, и мне придется уступить доступ к любому рабочему устройству в тот же день.

Кроме того, у компаний могут быть совершенно разные практики: раньше иметь какие-либо рабочие материалы на личном устройстве было категорически нет-нет. Но в моем нынешнем обычно ожидается, что у нас будет доступ к электронной почте, групповому чату и другим вещам на наших личных телефонах (они не предоставляют рабочий телефон).

Итак, на данный момент у меня уже есть доступ к рабочей электронной почте на личном устройстве, но я думаю о ее архивировании (т.е. о загрузке с помощью POP, а не синхронизации с IMAP). Чтобы иметь возможность уйти с работы в тот же день с коротким уведомлением, я не смог бы фильтровать/выбирать/копировать электронные письма по-другому.

Но даже когда у меня есть несколько свободных недель (учитывая также, насколько загружена работа в последнее время), у меня определенно нет времени просеивать месяцы/годы переписки, чтобы только искать и сохранять интересные фрагменты.

По этой причине я подумал, что мне, вероятно, следует начать настраивать POP-архивирование моей рабочей электронной почты и обновлять архив каждые 1 или 2 недели.

Думаете, это совсем необычно? Как люди обычно решают одни и те же проблемы?

Меня интересуют ответы как о вашем личном опыте, так и о том, насколько этично, по вашему мнению, это было бы, а также о том, должны ли мы знать о предостережениях относительно того, как это может быть воспринято в разных странах мира (я работаю в Великобритании) так как законы тоже явно разные.

Если вы используете автономную копию своей корпоративной электронной почты в любом споре, вы также можете столкнуться с риском судебного преследования за кражу собственности компании (какая корпоративная электронная почта...). Наличие корпоративного цифрового контента на личном устройстве не означает, что он ваш. Скорее всего, вы подписали соответствующее соглашение, когда добавили свое устройство в сеть электронной почты. В моей компании я согласился с тем, что моя компания может стереть мой iPhone, если у них есть причина полагать, что данные находятся под угрозой.
Чтобы добавить к @JoeStrazzere, это необычно. это звучит почти параноидально, как будто вы беспокоитесь, что у вас есть PIP, или вы подозреваете, что они хотят вас уволить. Есть более полезные занятия, чем тщательно прочесывать почту.
После публикации этого вопроса я нашел аналогичный: worker.stackexchange.com/questions/57312/… в нем меньше отрицательных ответов, но там также повторяется угол «собственности компании». @Pete Я не подписывал никаких соглашений, когда подключал свое устройство. Я думаю, то же самое относится и к Slack (вероятно, я только что утвердил лицензионное соглашение с конечным пользователем, но если я помню что-то, что только предупреждало о том, что любой контент, который я написал, доступен для администраторов)
Тем не менее, я, очевидно, пересматриваю идею архивирования, и я просто отмечу контакты и официальную документацию, которая может мне понадобиться, по пунктам № 2 и № 3. Я думаю, что практически все переходят дорогу, когда поблизости нет машин, и я полагал, что, как и в этом случае, архивирование моих переписок по электронной почте будет просто безжалостным и относительно безобидным нарушением. Хорошо, что у меня была эта проверка реальностью :)
@Kaizerwolf да, я определенно параноик ... это моя профессиональная деформация : P отчасти причина архивирования всего заключается в том, что это заняло бы меньше времени, чем прочесывание всех электронных писем.
Размышляя об этом, я также ожидаю, что закон обеспечит некоторую защиту для дел о доносах. Не моя ситуация, конечно, но тем не менее интересная с академической точки зрения.

Ответы (4)

Я бы настоятельно не советовал хранить рабочую почту на личном устройстве. Одно дело получить доступ к облачным сервисам, связанным с работой, на личном устройстве (я использую свой телефон, чтобы иметь доступ к рабочей электронной почте и Slack в случае проблемы, требующей немедленного внимания в нерабочее время). Другое дело — загружать и хранить копии записей, которые могут принадлежать вашей компании и могут содержать служебные сообщения или конфиденциальную информацию.

Из тех видов связи, которые вы упомянули, единственное, что я мог понять, это некая "бюрократическая документация". Тем не менее, я бы порекомендовал (если возможно) настроить личную электронную почту для получения уведомлений о заработной плате и другой информации о льготах. Это то, что я делаю: все поставщики льгот имеют мой личный адрес электронной почты в качестве контактной информации.

Сохранение контактной информации других сотрудников также может быть допустимым, но я бы не рассматривал эту информацию о компании. У меня есть нынешние и бывшие коллеги, подключенные к LinkedIn, но у меня также есть их рабочие (а иногда и личные) номера телефонов и адреса электронной почты в моем телефоне. Из уважения я бы рассмотрел контекст, в котором вам была предоставлена ​​​​информация. Если бы вам его предоставили, чтобы оставаться на связи, я думаю, было бы нормально продолжать. Однако, если вам была предоставлена ​​контактная информация для выполнения рабочих задач или для общения о рабочих функциях, я бы рекомендовал не использовать ее в личных целях.

Конечно, я не могу говорить о местных законах. Но я бы проконсультировался с политикой вашего работодателя в отношении личного использования устройств и местными законами в отношении конфиденциального общения между компаниями и сотрудниками, поскольку вы можете ходить по линии, если у вас есть резервные копии на личном устройстве, особенно после того, как вы покинете компанию.

Да, это было бы только для коллег, которые явно пригласили меня оставаться на связи. Я, конечно, использую Linkedin, но в некоторых случаях мои бывшие коллеги даже предлагали мне добавить их, например, в Steam. (Я этого не сделал, но только потому, что последние несколько месяцев были довольно заняты, и я не так много играю в видеоигры в последнее время, но я хотел бы в будущем)

В большинстве компаний, в которых я работал (Великобритания), корпоративная электронная почта является собственностью компании. Вам разрешен доступ к нему на вашем личном устройстве для выполнения рабочих задач.

Хранение копии для собственных целей может считаться кражей.

"может считаться кражей" - это звучит так, как будто вы пытаетесь дать юридический совет. Для приложений вполне разумно кэшировать электронные письма по умолчанию , и грань между тем, чтобы позволить приложению делать это, и тем, чтобы делать это самостоятельно, в лучшем случае кажется размытой.
@Dukeling - OP планирует намеренно сохранить эти корпоративные данные. Именно этот контекст я имею в виду.

Ознакомьтесь с политикой использования сети вашей компании. Сохранение электронных писем ничем не отличается от сохранения любого документа, который считается внутренним для компании. Они не принадлежат вам.

Сохраняя эти электронные письма на личном устройстве, вы берете то, что вам не принадлежит. Я могу почти гарантировать, что ваша политика использования сети будет касаться почтового сервера и того, что разрешено. Я знаю, что на моей работе меня уволят на месте, если я буду сохранять внутреннюю почту на личное устройство. Если вы действительно хотите это сделать, ознакомьтесь с политикой использования сети и поговорите об этом со своим менеджером. Если вам позволено (в чем я сомневаюсь), они скажут вам. Если что-то, что они вам скажут, противоречит политике использования сети, не делайте этого. Вы почти наверняка подписали документ, подтверждающий политику использования сети, поэтому, если они в порядке, а политика говорит «нет», вы все равно будете нести ответственность.

Самый простой способ обойти это — просто не делать этого. Вместо этого напечатайте рекомендательные письма на фирменном бланке компании и сделайте все возможное, чтобы не уйти в плохих отношениях.

Чтобы добавить к этому; вместо того, чтобы сохранять электронные письма сотрудников, с которыми вы, возможно, захотите снова связаться, просто запишите эти контакты куда-нибудь? Нет причин сохранять электронные письма, чтобы сохранить контактную информацию.
Я не вижу упоминания об этом в политике использования сети, но в любом случае я не буду архивировать электронные письма, так как единогласно сошлись на том, что это плохая идея. @Kaizerwolf лень - это причина, увы... не веская причина :P

Будь осторожен

Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении личных устройств, содержащих собственность компании, которая обычно называется политикой BYOD.

У многих компаний есть небольшой пункт, в котором говорится, что вы предоставляете им право доступа к любому устройству , содержащему собственность компании (например, их электронную почту), и обычно это также дает им право не только на свои данные, но и на ваши личные данные и данные третьих лиц. на устройстве тоже. И эта политика может позволить им сохранить устройство до тех пор, пока они не закончат его «осматривать».

В тех случаях, когда они позволяют вам оставить у себя электронное имущество компании, это не кража, а открытое приглашение вашей бывшей компании прийти и взять то, что они хотят, особенно если вы и они не расстаетесь в хороших отношениях, и они узнайте, что у вас есть их электронная почта.

интересно, вообще не думал о такой возможности
Архивирование рабочей электронной почты на личных устройствах [закрыто]
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v