Является ли обычной деловой практикой управление электронной почтой персональными помощниками?

Я отправил запрос по электронной почте партнеру маркетинговой фирмы. Я получил стандартизированный механический ответ прямо с его адреса электронной почты. В электронной подписи было его имя.

Мое имя было написано с ошибкой в ​​электронном письме. Мне интересно, он сам написал ответ, или это сделал его личный помощник. Это дало бы мне представление о том, насколько серьезно он воспринял мою электронную почту.

Является ли обычной деловой практикой позволять личным помощникам управлять электронной почтой?

Вы спрашиваете о технической возможности того, что кто-то может отправлять электронные письма от имени кого-то другого? Или юридические/этические последствия выдачи себя за чужую электронную почту? Или вероятность того, что PA может делать это в рамках своих обязанностей с согласия партнера?
« Могут ли помощники ответить? » Это то, что назначено делать помощникам. Кажется, да.
@dwizum интересные моменты. Спрашивать обо всем. Кстати, я не знал, что секретарь может отправлять письма с адреса электронной почты партнера напрямую!
я думаю, что вы слишком много читаете в этом. Одна вещь, которую я видел, это когда «официальное» электронное письмо на самом деле является почтовым ящиком секретаря. То есть реальный email Партнера может быть другим и не публичным.
Вполне возможно, что несколько человек используют один и тот же адрес «от» с правилами и белыми списками, которые контролируют, кто какие сообщения видит. Возможно ли это технически? Да. Это обычная практика? В некотором роде. Это произошло сегодня, для вашего конкретного сообщения? Мы, вероятно, никогда не узнаем (если вы не спросите их, и они не скажут вам, что сомнительно).
Голосование за закрытие в зависимости от компании. Мы никак не можем знать ответ на этот вопрос. Единственные люди, которые могут знать ответ на этот вопрос, — это люди, с которыми вы пытаетесь связаться.
согласен, втк. Но для ОП - да, да. Если бы это было стандартизировано, это также могло бы быть просто автоматическим ответом, что может или может быть более обескураживающим.
Большинство PA управляют учетными записями электронной почты своего босса и справляются с делами для него / нее. Как правило, в их обязанности входит сортировка почты на вещи, которыми должен заниматься босс, вещи, которые должны быть отправлены его непосредственным подчиненным для обработки или для информации, и вещи, которые должен обрабатывать личный помощник, не беспокоя босса. Насколько широки эти полномочия, зависит от босса и PA. Но нет смысла иметь помощника, если этот человек не может помочь в выполнении работы.
Я не думал, что это вопрос не по теме. Во многих компаниях есть личные помощники, которые обрабатывают электронные письма для своих руководителей высшего звена и других «занятых» людей, и, учитывая всю шумиху вокруг совместного использования вашей учетной записи электронной почты, особенно официальной, это несколько нелогично, когда вы слышите это впервые. Я знаю, что это застало меня врасплох, когда я впервые увидел, как это происходит.
@Sally В любом случае, чтобы ответить на ваш вопрос, программное обеспечение почтового менеджера (например, Outlook) обычно дает понять, было ли письмо отправлено PA. Он покажет что-то вроде «От Салли101, отправлено Человеком в маске» или «От Салли101, отправлено от имени Салли101». Однако это только в том случае, если собственная электронная почта PA была настроена для доступа к учетной записи электронной почты Senior, и в этом случае Senior не нужно делиться своим паролем с PA. Некоторые компании также идут по «более простому» пути и предоставляют пароль старшего непосредственно PA.
Я бы также посоветовал не волноваться из-за того, что кто-то неправильно написал или неправильно произнес ваше имя. В течение вашей карьеры это произойдет с вами несколько раз. Я работаю с европейцами и американцами уже десять лет, и количество раз, когда мое имя было произнесено правильно, можно пересчитать по пальцам одной руки. Люди делают ошибки, как правило, непреднамеренно, принимают ваш шаг и идут дальше.
Я думаю, что чем выше по пищевой цепочке находится человек, тем больше вероятность того, что он делегирует первоначальный скрининг, а затем часть ответов на запросы по электронной почте.

Ответы (4)

Хотя, возможно, это не так распространено, как раньше, это не является чем-то неслыханным, особенно в крупных организациях, где человек занимает очень высокое положение и получает большой объем почты.

Как указано в комментариях Человека в маске, в зависимости от настройки электронной почты организации, иногда это будет явно очевидно, что электронное письмо было отправлено делегатом, отсутствие такового не является железной гарантией того, что оно было отправлено. отправлено человеком, чье имя указано на нем - я видел настройки, когда PA входил в веб-почту руководителя и выполнял действия оттуда, например.

Однако , хотя я понимаю, что это не совсем то, о чем вы спрашивали, я бы предположил, что вы, возможно, слишком много думаете об этом. Имя с ошибкой в ​​электронном письме редко бывает чем-то большим, и, боюсь, попытки прочесть что-то существенное в этом не особенно полезны.

Согласен, за одним исключением. Юрист довольно часто заставляет кого-то еще читать и отвечать на электронную почту.
@Keltari: Да, многое зависит от корпоративной культуры. С юристами это обычное дело. Я также видел это в компаниях, не связанных с ИТ, где владелец или начальник не чувствует себя комфортно с компьютерами, поэтому делегирует электронную почту кому-то другому.

Заданный вопрос заключается в том,

Является ли обычной деловой практикой позволять личным помощникам управлять электронной почтой?

Да. Это технически возможно и распространено для публично видимых лиц (генеральные директора, партнеры и т. д.). внутри компании, чтобы получить помощь от помощника администратора или персонального помощника, отвечающего на электронные письма от общественности.

Роль PA обычно отвечает за фильтрацию и фокусировку: помощь старшему сотруднику в предоставлении наиболее эффективного вклада по наиболее актуальным темам / проблемам. Часто часть этой роли выполняет «более простые» задачи в качестве представителя старшего сотрудника — такие вещи, как открытие почты, управление календарями и ответы на основные вопросы с помощью предварительно утвержденных сообщений.

С технической точки зрения в большинстве почтовых систем легко настроить делегирование: старший сотрудник разрешает PA доступ к своему почтовому ящику для выполнения этой роли. Сообщения могут по-прежнему приходить с адреса старшего сотрудника, и может не быть никаких указаний на то, что PA отправил сообщение. Это современный эквивалент помощника администратора, который печатает письмо и либо просит старшего сотрудника подписать его, либо ставит подпись резиновым штампом.

В менее разумных средах это можно сделать, поделившись паролем старшего сотрудника, хотя это не совсем лучшая практика.

Вы воспринимаете это слишком лично.

Почувствуете ли вы себя лучше, если бы партнер в спешке ответил на вашу почту на своем мобильном телефоне и поскользнулся на своем сенсорном экране? Орфографическая ошибка в электронном письме — это не конец света. Как и использование шаблона для электронных писем.

Это обычно. Что совершенно необычно, так это то, что PA подписываются в качестве партнеров. Я не думаю, что когда-либо сталкивался с чем-то подобным. Обычно очень ясно, если на электронное письмо ответил PA, а не менеджер / партнер / генеральный директор. Я не думаю, что какой-либо менеджер/партнер/генеральный директор также согласится с тем, что они подписали контракт с личным помощником.

Но вы преувеличиваете. Вероятно, это был он, и я не понимаю, почему вы пытаетесь выяснить, был ли это он или кто-то другой.

Является ли обычной деловой практикой управление электронной почтой персональными помощниками?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v