Что могут сделать преподаватели, чтобы поощрять правильно составленные сообщения электронной почты от студентов?

Лучший способ справиться с этим — на более широком уровне и объяснить правила во время вводного или подготовительного курса всем поступающим студентам. Например, у нас на кафедре первокурсники должны пройти курс академических навыков, а там еще и про переписку с профессорами рассказывают. Это также имеет то преимущество, что студентам не приходится иметь дело с разными ожиданиями каждого профессора. Один признак того, что это работает, по крайней мере, в определенной степени: студенты, кажется, узнают на этом курсе, что они должны подписывать свое имя и номер студента (чего я никогда не ожидал и определенно не просил), но большинство из них на самом деле делают подпишитесь таким образом (по крайней мере, при первом обращении ко мне).

привет. мне было интересно, что ваши ученики пишут так

Увы, да, они есть (однако я не являюсь носителем английского языка, который обучает иностранных студентов, уровень английского которых чрезвычайно разный, и я мало что могу сделать с грамматикой).

Так или иначе, на первом уроке я даю следующие советы (которые, правда, часто игнорируются):

1. Адрес отправителя: пожалуйста, используйте свой корпоративный адрес электронной почты и избегайте личных причудливых адресов, таких как «dirtydeedsdonedirtcheap@hardrock.com». Но если вы действительно хотите использовать такой адрес электронной почты, то хотя бы настройте почтовый клиент так, чтобы он показывал ваши настоящие имя и фамилию.
2. Тема: напишите осмысленную тему: если не поставить тему и соблюдать пункт 1, я обязательно удалю ваше письмо, даже не прочитав его, думая, что это спам.
3. Информация о курсе: пожалуйста, укажите, какой курс вы посещаете или посещали: я преподаю несколько курсов, и если вы не укажете это, я не смогу ответить (эта часть информации чаще всего упускается).
4. Четко выражайте свои проблемы: если у вас есть длинные вопросы или сложные вопросы, вместо этого просто попросите о встрече.

Я хотел бы вмешаться как студент здесь. Я обычно пишу свои (первоначальные) электронные письма формально, однако многие профессора склонны отвечать максимально неформально. Я часто получаю ответы типа [так в оригинале]

Конечно, вы можете быть в эфире 29/8 в 10 утра?

Джеймс

на мои искусно составленные электронные письма «Уважаемый доктор Джеймсон». Для студентов это может сбить с толку: если я отвечу, следует ли мне сказать: «Дорогой Джеймс, я думаю, я могу сделать это 31-го числа в 14:00» или все же ответить «Дорогой доктор Джеймссон, у меня есть занятие 29-го. Можем ли мы договориться о встрече 31/8, например, в 14:00?" По моему опыту, многие профессора пишут свои электронные письма в неформальной манере (обратите внимание, что это может быть характерно для голландской культуры, которая изначально очень неформальна). Для студентов это означает, что им постоянно придется думать, продолжать ли им писать официально или профессор считает, что это крайне необходимо. По этой причине я не думаю, что простое игнорирование студентов, которые не пишут свои электронные письма в формальной манере, является хорошей идеей. Поэтому:

1. Предположим, добрые намерения . Есть много причин, по которым студенты не пишут свои электронные письма формально. Это может включать выход из другого социального происхождения (вы действительно хотите игнорировать студентов, которым удалось добраться из неблагополучного положения до университета?!), попытку апеллировать к «личной» стороне вас как профессора (некоторые из мои друзья пишут такие электронные письма, потому что чувствуют, что профессора с большей готовностью ответят на них, если обращаться к ним в неформальной манере), или даже нервничают по поводу письма профессору. Не думайте, что все ученики ленивы — будьте тем человеком, который счастлив, если он может помочь одному ученику в вашем классе.
2. Ответьте так же, как на официальное электронное письмо, и сообщите учащемуся, что в следующий раз вы хотели бы получить более официальный запрос . Неофициальные сообщения электронной почты, как правило, вполне понятны — не нужно проявлять снисходительность и притворяться, что вы не понимаете неофициальные сообщения электронной почты. Тем не менее, просто включите примечание в начале вашего электронного письма, если вы считаете, что запрос мог быть более формальным. Прямая обратная связь, на мой взгляд, является одной из самых важных вещей в академическом мире, поэтому не бойтесь просто (но вежливо) заявить, что в следующий раз вы хотите, чтобы к вам обращались более официально, и что другие профессора тоже могут это оценить.
3. Студенты говорят. Хотите верьте, хотите нет, но студенты иногда говорят не только об алкоголе и потенциальных партнерах, но и о других вещах. Пройдет совсем немного времени, прежде чем подавляющее большинство студентов узнают, что вы предпочитаете официальное обращение. Если большее количество профессоров отметят это предпочтение (поскольку я полагаю, что профессора также говорят о других вещах, кроме исследовательских грантов и потенциальных партнеров), не пройдет много времени, прежде чем все студенты начнут официально писать все свои электронные письма. Конечно, этот процесс придется повторить с новой группой первокурсников. Имейте в виду, что сфера деятельности профессора выходит за рамки преподавания содержания курса, но вы должны обучать студентов быть профессиональными членами академического сообщества (в противном случае мы могли бы просто избавиться от всех профессоров и вместо этого читать только книгу). ).

Я хотел бы добавить следующее, которое я разместил в качестве комментария, но я думаю, что это поможет понять этот ответ (особенно почему я использую «неформальный» вместо «неаккуратный» в этом ответе):

Неформальность, демонстрируемая профессорами, может сбить студентов с толку. Это, в сочетании с непродуманными представлениями студентов о том, сколько усилий нужно приложить для написания даже неформальных электронных писем, приводит к небрежным электронным письмам, описанным в ОП. Ключевой момент: не думайте, что студент ленив, если это потенциально может поставить в невыгодное положение мотивированного, но «необразованного» студента.

Что могут сделать преподаватели, чтобы поощрять правильно составленные сообщения электронной почты от студентов?

Довольно простой вариант, которому, как я видел, следуют различные профессора, состоит в том, чтобы либо откладывать ответы на неправильно написанные сообщения электронной почты, либо полностью игнорировать соответствующие электронные письма.

Одно из предварительных условий, которое я вижу для этого, заключается в том, что необходимо четко сообщить соответствующим студентам, что именно это должно произойти (т. е. на всякий случай, это должно быть, по крайней мере, четко указано рядом с электронной почтой профессора). почтовый адрес на их сайте).

Преимущества:

• Реакция (или ее отсутствие) имеет прямое влияние. У некоторых менее мотивированных студентов может быть такая позиция, как «Меня не волнует, жалуется ли профессор XYZ на мой стиль письма; пока я получаю ответ на свой запрос, все в порядке», и с изложенной (не) реакцией в этом ответе дело в том, что они не получают ответа на свой запрос, если они не отправят свой запрос приемлемым образом.

Недостатки:

• Это скрытая обратная связь. Студент может искренне не осознавать, в какой степени он нарушает профессиональный протокол, отправляя все электронные письма, как текстовые сообщения, своему лучшему другу. Считаю это слабым недостатком, учитывая, что
  • учащиеся – это молодые люди , у которых должно было быть достаточно возможностей (включая соответствующие уроки в школе…) научиться правильно писать письма и
  • университет, как правило, является системой «вытягивания» ; если попытка общения была неуместной, то ответственность за выяснение причин лежит на студенте , а не на университете, который готов предоставить пошаговое руководство для чего-то, что уже должно быть известно и что можетреально узнать довольно легко. Конечно, преподавателю может быть легко дать инструкции о том, как правильно написать электронное письмо, или даже конкретно указать на проблемы с электронной почтой конкретного студента. Однако обучение таким базовым навыкам редактирования текста не является целью университета, это должно быть известно хотя бы из средней школы. Более того, легкомысленное исправление кажется вредным, учитывая, что оно не помогает учащимся развиваться как автономные люди, которые решают свои проблемы сами, вместо того, чтобы ждать, пока их исправит кто-то другой.

У меня есть коллега, чья подпись выглядит так:

Dr. John Doe
Thing I Like to Study Department
University of this Country

(123) 456-7890
doej@countryu.edu

Hello students: let's communicate formally. Let's start our e-mails with a greeting,
make use of a meaningful subject line, and write in complete sentences. I think this
will make our collaboration deeper and richer. Join me. -Dr. D

Преподаватель должен представить студентам «Кодекс поведения» вместе с повесткой дня, в котором объясняются требования ко всем вещам, таким как отправка домашних заданий, общение, тестирование, лабораторные работы и т. д. уровень, им нужно сказать это явно. Некоторые профессора очень небрежны в своем собственном стиле изложения и общения. Таким образом, учащимся полезно знать все ожидания и приемлемую культуру класса. Убедитесь, что они знают, что неудовлетворительные попытки не будут рассмотрены полностью, и им будет дан общий ответ.

Теперь мы предлагаем обязательный курс профессионального общения с двумя кредитами, но это не происходит достаточно рано.

Лучшее решение, которое я нашел, состоит в том, что, если я не нахожу сообщение студента подходящим, я отвечаю на любой его запрос как можно лучше и включаю в него какое-то заявление, говорящее ему, что я ожидаю, что он будет общаться со мной в ближайшее время. профессиональный уровень.

Запросы на собрания являются источником частых проблем.

Ученик: Надеюсь, вы хорошо провели выходные. Мы можем встретиться?

Я: Конечно. О чем бы вы хотели встретиться.

S: Я хотел бы бросить курс

М: Какой курс вы хотели бы бросить?

Теперь у нас только что было четыре электронных письма вместо двух, и я до сих пор понятия не имею, действительно ли необходима встреча или требуется какая-то подготовительная работа с моей стороны. Если наше время не совпадает, и я и студент не синхронизированы в отношении рабочего времени, это может отсрочить собрание (которое обычно не обязательно должно происходить) на несколько дней.

В частности, для запросов на встречи я требую всю информацию заранее, потому что мне не нравится, когда на встрече меня удивляют необходимостью просмотреть информацию, а затем провести еще одну встречу. Я объясняю студенту, что редко бывают встречи, на подготовку которых я не трачу 15 минут, и что, если они расскажут мне все эти детали, мы сможем сэкономить много времени.

В последнее время, во время вводного курса, председатель комитета старшекурсников предлагает небольшой инструктаж по эффективному общению по электронной почте с консультантами. Я надеюсь, что это помогает.

Я аспирант, поэтому мои электронные письма обычно адресованы начальству; Тем не менее, я ожидаю получить довольно много писем, когда начнется сезон ТА. Я также ожидаю, что несколько писем будут на том же уровне, что и ваш пример.

Этот вопрос вызывает у меня некоторое недоумение. У меня есть два варианта (хотя их может быть гораздо больше, если я позволю общепринятой вежливости ускользнуть).

1. Я мог бы игнорировать их отсутствие усилий и просто ответить на их вопрос в соответствии со своими стандартами. Я здесь, чтобы помочь им с физикой, а не с языком; мой авторитет в любом случае незначителен, и я, конечно же, не собираюсь утверждать какой-либо такой авторитет, говоря им, как они могут или не могут общаться со мной. Черт возьми, мне платят за то, что я помогаю им, так что я, вероятно, должен придерживаться этого.
2. Хотя формальности представляют собой довольно странную конструкцию, они существуют и обозначают уровень уважения (можно возразить, что это равносильно тому, что кусок произвольной ткани, определенным образом повязанный на шее, означает профессионализм — это просто то, что мы придерживаться). И каким бы продвинутым ни казался наш вид, мы хотим чувствовать уважение. Если бы я пренебрег своей обязанностью информировать студента о том, что обучение в бакалавриате — это хорошая песочница, в которой он может совершать ошибки, связываясь с более важными людьми (будущими научными руководителями, потенциальными работодателями, авторами соответствующих статей и т. д.) в способ, который может быть сочтен неуместным, может, вероятно, иметь довольно суровые последствия.

Это исходит из предположения, что их электронная почта на самом деле разборчива и на самом деле они не оскорбительны. Если это не так или если в каких-либо вопросах есть возможные неясности, это отличная возможность: ответить с соответствующим уровнем формальности, указать на любые проблемы с интерпретацией и попросить, чтобы их электронная почта была переформулирована более явно.

Моя коллега на занятиях, которые она ведет, выделяет определенный процент оценки за «профессионализм». Студенты, которые отправляют плохо написанные электронные письма, такие как ваш пример, будут иметь вычтенные баллы в этой категории на том основании, что это непрофессионально.

(Другие возможные выводы: задавать вопросы, ответы на которые четко указаны в программе, звонить по телефону в классе и т. д.)

Помимо введения курса по академическому общению, как упоминается в некоторых ответах, вы могли бы порекомендовать студентам книгу по академическому общению, например эту . С моей точки зрения, в ней содержится много советов, которые могут оказаться полезными для ваших учеников.

Далее, есть части сетевого этикета, которые разделяют все, и есть части, которые различаются от профессора к профессору. Ваши личные предпочтения в отношении общения по электронной почте со студентами должны быть включены в программу вашего курса.

Ваше электронное письмо сообщает мне, что вы все еще живете в старшей школе. Пожалуйста, постарайтесь общаться с вашими профессорами более официально. Это тренирует не только вашу способность составлять хорошо продуманные предложения, но и дает преподавателям понять, что вы уважаете их время и их мастерство.

Если последнее не так, то вы не сможете рассчитывать на своевременные (или, возможно, даже правильные) ответы взамен.

[Редактировать: извините, я не могу не помочь сохранить это первое предложение. Перепишите как следует.]