Этикет в отношении консолидации электронной почты

Существуют ли когда-нибудь в университетах/факультетах официальная политика в отношении использования «неофициальных» учетных записей электронной почты?

Да, по крайней мере, в Европе большинство университетов, по крайней мере, не одобряют использование Gmail и т. д. в профессиональном контексте. Существует ли официальная политика против этого, зависит от места к месту. Я бы даже не смог сказать в моем нынешнем университете, так как эта мысль не приходила мне в голову до сих пор. Тем не менее, глава нашего отдела время от времени неофициально напоминает людям, что они должны использовать свои официальные почтовые адреса.

При этом для вас не слишком важно, существуют ли университеты с формальной политикой. Вас в первую очередь должно волновать, есть ли такая политика в вашем вузе, и на это мы не можем вам ответить.

Считают ли люди лично утомительным, когда коллеги не используют свой университетский аккаунт для профессиональной переписки?

Да, лично я нахожу это несколько непрофессиональным, хотя особо сильных чувств по этому поводу не испытываю. Я иногда задаюсь вопросом, почему люди, у которых явно есть официальная учетная запись моего университета, специально отправляют электронные письма своим коллегам и студентам с помощью такой учетной записи, как cookiemonster93@gmail.com. Не может быть, чтобы они предпочли пользовательский интерфейс Gmail, потому что, как вы сами говорите, очень легко использовать Gmail даже с учетными записями, отличными от Gmail.

Однако обратите внимание, что даже использование веб-клиента Gmail в качестве внешнего интерфейса для ваших обычных учетных записей университета уже может быть нарушением политики. По крайней мере, здесь, в Швейцарии, университеты недовольны тем, что почтовые сообщения их сотрудников загружаются в Google (но опять же, они, конечно же, не будут использовать Windows Live, так что, возможно, ваши университеты меньше заботятся о конфиденциальности данных, чем здешние).

Есть ли что-то, что я абсолютно не должен отправлять через «неофициальный» аккаунт? (Вполне вероятно, что здесь может быть замешана FERPA...)

Я не в США, поэтому не могу комментировать FERPA, но в моем университете в основном все, что связано со студентами, заданиями, тестами или оценками, должно быть отправлено в зашифрованном виде с сертификатом, привязанным к нашему университетскому идентификатору. Это также автоматически исключает отправку по другому почтовому адресу. Каждое «официальное» сообщение должно быть по крайней мере отправлено с цифровой подписью с использованием указанного сертификата, что опять же исключает другие почтовые учетные записи.

Я бы посоветовал вам использовать университетскую учетную запись для всей почты, связанной с университетом, особенно при отправке почты на другие университетские учетные записи или списки.

• Это выглядит более профессионально, любой, кто вам ответит, точно не засорит ваш личный почтовый ящик (хотя для вас это не кажется проблемой, отправитель не знает).
• Университетский спам-фильтр не должен вызывать никаких проблем. Это не так с другими учетными записями. Что ж, хороший спам-фильтр должен пропускать хорошо сформулированный Gmail, но кто знает.
• Я слышал, что некоторые университеты явно не разрешают пересылать почту с учетных записей университетов любому другому провайдеру . (В конце концов, университет несет ответственность за обеспечение информационной безопасности, и если кто-то пересылает «служебную» электронную почту на какой-то другой аккаунт, «работодатель» ничего не может гарантировать.)

Второй момент может оказаться чрезвычайно важным. Если вы отправляете какое-то «уведомление об удалении» или какое-то снятие с какого-то экзамена, вы очень-очень хотите, чтобы это сообщение не попало в спам-фильтр.

Лично я разделяю личные и профессиональные учетные записи и чувствую себя немного странно, если случайно отправляю университетское электронное письмо со своей личной учетной записи. Поскольку я знаю, что это может произойти случайно, мне не кажется странным получать электронные письма из личных аккаунтов коллег, но я обычно предполагаю, что это было случайно. У меня очень мало коллег, которые используют не университетскую учетную запись для общения по электронной почте (думаю, менее 1%).

Еще одна область, которая еще не затронута, — это законы об открытой записи, где бы вы ни находились. В США, если вы являетесь GRA или GTA, а ваш университет является государственным университетом, и они классифицируют вас как государственного служащего (полный или неполный рабочий день), возможно, что ваши электронные письма, связанные с работой, могут подлежать запрос на раскрытие информации (в вашем штате это может называться законом о солнечном свете).

Там много вариантов, потому что это во многом зависит от законов штата и от того, как вас могут классифицировать. Но, будучи президентом студенческой организации, когда я учился на старших курсах, у меня было много открытых запросов на мою электронную почту от газеты кампуса и несколько других, связанных с финансированием мероприятий и бюджетами. Юридический отдел кампуса заставил меня передать доступ к моей учетной записи для проверки (мы знали, что это возможно, и поэтому мы сохранили свой собственный сервер / адреса электронной почты для бизнеса организации). Возможно, что в качестве аспиранта могут быть сделаны аналогичные запросы, и возможно, что вы будете обязаны предоставить доступ.

Как правило, объем таких запросов ограничен контентом, связанным с работой, но нежелательно, чтобы кто-то просматривал ваши электронные письма, чтобы решить, что является личным, а что связано с работой, и это может быть достаточной причиной, чтобы гарантировать, что все, связанные с работой электронная почта проходит через университетский аккаунт.

Как упоминалось некоторыми, одним из наиболее важных соображений (с американской точки зрения) является то, что если вы учитесь в государственном университете, ваши электронные письма часто считаются общедоступными и могут быть получены с использованием FOIA или (или в уровень штата, подобный Закону о свободе информации) запрос. Попытка обойти это, чтобы избежать публичного разглашения, может сама по себе стать нарушением закона. Если бы, будучи студентом, я получил электронное письмо от профессора с неуниверситетской учетной записи с рабочим листом и т. д., который был необходим, я мог бы просто не сделать этого и иметь относительно легкие основания для обжалования 0.

Раздражение для меня в получении электронной почты от коллег из личных учетных записей заключается просто в том, что у меня есть фильтры, которые помогают мне обрабатывать сотню или два электронных письма, которые я получаю в день. В то время как Department_Head@myschool.eduоно помечается ярко-красным и автоматически переносится в папку с высоким приоритетом, а электронные письма учащихся попадают в специальную папку в зависимости от класса, электронное письмо от меня будет lolzkats1993@yahoo.comзастревать в мутной общей папке «Входящие», которая может быть, а может и не быть. читать в течение нескольких дней или недель (если вообще).

Но с FERPA важным соображением является раскрытие академических записей. Используя систему электронной почты, которой не хватает благословения школьного ИТ/юридического отдела, вы потенциально можете утечь эти записи. Однако большую озабоченность вызывает обратная сторона: отправка электронных писем людям, которые не используют свою учетную запись электронной почты в университете. Рассмотрим электронное письмо с личного адреса студента, скажем, JaneDoe@fubar.com. Джейн Доу учится в вашем классе. Как вы должны реагировать? Вы не должны сообщать, что учащийся зачислен в ваш класс, и вы определенно не должны ставить оценки по этому электронному письму — вы не знаете, действительно ли это так .это ее аккаунт. Это может быть бывший жестокий супруг, пытающийся выследить ее, может быть частный сыщик, пытающийся выманить информацию и т. д. Я всегда отвечаю всем в таких обстоятельствах:

Хотя я прочитал все электронные письма, отправленные мне на этот адрес, из-за опасений FERPA ваше электронное письмо, по-видимому, должно быть отправлено через вашу официальную университетскую учетную запись, чтобы получить ответ. Если вы состоите в родстве с кем-то, кто является студентом, вместо этого вам следует обратиться в студенческий декан.

Никто никогда не злился из-за этого, и все сразу же отвечали мне по электронной почте с официального аккаунта, часто благодаря меня за внимание к их конфиденциальности. Для студентов, у которых возникла неотложная медицинская помощь и т. д., декан студенческого офиса может справиться со многими вещами намного лучше, и иногда, если это электронное письмо о чрезвычайной ситуации или аналогичной неотложной ситуации, я добавлю что-то вроде «но говоря как правило, если бы студент оказался в ситуации X, я бы рекомендовал Y».