Как вежливо попросить обновить статус

То, что я часто использовал, довольно неформально:

Эй, есть новости по моему запросу?

Это в основном требует того же, но звучит гораздо менее требовательно. Я также думаю, что полезно задавать конкретные вопросы, в том числе, почему это важно для вас.

В настоящее время мы заблокированы из-за этой проблемы. Как вы думаете, будет ли исправление установлено на этой неделе?

Или

Я хотел бы включить ваш план в свою презентацию в понедельник. Как вы думаете, вы можете отправить его к пятнице, чтобы я все еще мог включить его?

Всегда стоит подумать о том, что вы на самом деле просите и почему.

Как занятой гик, моя внутренняя реакция на запросы «обновления статуса» (даже если у меня есть самообладание, чтобы не сказать об этом) такова: «Если бы вы, люди, перестали доставать меня из-за обновлений статуса, совещаний по планированию, обзорных совещаний, «догоняющих событий». «А в остальном, у меня действительно есть время что-то делать !».

Запросы на «обновление статуса» часто относятся к одной из трех категорий:

1. Тонко завуалированные клячи. (Я попросил вас сделать X, я еще не видел доказательств того, что это было сделано, и я не верю, что вы занимаетесь этим делом)
2. Заднее покрытие. (Y заверил меня, что X происходит и проходит гладко, так что это не моя вина, что все пошло наперекосяк)
3. Ожидается, что менеджеры будут еженедельно/периодически отчитываться перед своим начальником о своих проектах (возможно, вариант 2).

Если это не просто ворчание, краткие запросы «обновления статуса» часто подразумевают, что нет хорошего постоянного диалога и человеческого или профессионального интереса к запрашиваемому проекту.

Если это кляча , не притворяйся, что это не так. Пытаться:

Я уверен, что вы заняты, но у вас была возможность сделать Х? Нам нужно это к Y, потому что/это задерживает прогресс на Z. Могу ли я что-нибудь сделать, чтобы помочь вам достичь X?

Если это настоящая догоняющая, попробуйте:

Пожалуйста, не могли бы вы уделить немного времени, чтобы написать пару предложений, чтобы сообщить мне, как идут дела у X. Позвони мне, если считаешь, что это лучший способ держать меня в курсе.

Покажите, что вы на самом деле обращаете внимание с помощью:

Ранее вы упомянули, что у вас есть некоторые опасения по поводу X; как дела/все решилось?

или

Раньше вы ожидали отличных результатов от ... ; как это прошло?

Укажите уровень детализации, который вы ищете. Но подумайте, будет ли запланированный периодический телефонный звонок/чат в Teams более интерактивным и даст более глубокое понимание прогресса.

Вы должны запрашивать обновление статуса таким образом, чтобы это не звучало невежливо для принимающего человека, независимо от того, является ли он коллегой по работе, менеджером или клиентом. Вот как я обычно с этим справляюсь.

Привет Джей,

У вас была возможность попробовать решение вышеуказанной ошибки? Пожалуйста, дайте мне знать в случае каких-либо вопросов с документом решения. Было бы здорово, если бы вы помогли мне с текущим обновлением статуса, чтобы мы могли быть на одной странице для следующей встречи.

Спасибо.

С уважением, Кевин

Может быть, несколько вариантов этого?

Привет [имя],

Надеюсь, у тебя все хорошо. Пишу вам по поводу <проекта/задачи>. Не могли бы вы дать мне обновление статуса? Спасибо за вашу помощь.

Боб

Электронные письма могут быть легко неправильно истолкованы, но как только они прочитают ваше имя как отправителя, они будут фильтровать текст, зная вас.

Таким образом, чтобы казаться добрым и вежливым в электронных письмах, лучше всего сначала продемонстрировать доброту и вежливость в личном общении.

Если у вас есть новый коллега в вашей команде, проведите встречу один на один лично или с помощью видеозаписи с ним/ней, прежде чем вы начнете обмениваться несколькими электронными письмами в день.

Обычный способ сделать что-то вежливым — это спросить: «Привет, Джейн, не могли бы вы обновить статус?», сформулировав это как просьбу, а не как инструкцию действовать, что является примером минимального количества церемоний для любого общения с другой.

Альтернативным простым устройством может быть «Привет, Джейн, у тебя есть обновление статуса для этого?». Это формулируется как исследование того, что у них есть (с ожиданием того, что то, что им будет отправлено, только подразумевается).

В других случаях потребуется больше дополнения, особенно если неразумно предполагать, что другое лицо знакомо с предметом и историей вашего запроса, или если мотивация или законность вашего запроса (включая законность обращения к нему вместо другой человек) будет неясно.

Единственным исключением из этих минимальных признаков вежливости является ситуация, когда ваше знакомство и коллегиальность с ними уже достаточны для того, чтобы отказаться от вежливости и свести общение к механическому, или если ситуация такова, что обе стороны понимают, что вы обращаетесь не к кому-то в личная способность, но побуждающая функционера к рутинным действиям по известному сигналу. Невежливо обращаться с людьми как с чиновниками, когда они не считают себя чиновниками.

Я знаю, что опаздываю, но лучше поздно, чем никогда.

Вежливость – это ключ

Вежливость является ключевой чертой коммуникативного навыка, особенно при общении с клиентами. Вот несколько способов, которыми вы можете спросить своих клиентов о следующем обновлении:

а) Есть два способа запросить обновление, если вы попросили клиентов что-то проверить и ждете их отзывов об этом:

МЕТОД 1

Мы, конечно, понимаем ваш плотный график, но, учитывая работу XYZ в качестве приоритета, у вас была возможность проверить дела XYZ, чтобы сообщить нам?

МЕТОД 2

Как вы знаете, мы прилагаем все усилия, чтобы обслуживать вас лучше и помочь вам обслуживать еще лучше в будущем, не могли бы вы помочь нам с последним обновлением для недавно отправленного запроса?

б) Если ты очень зол, но все же хочешь быть спокойным, как море:

Считаете проект XYZ приоритетным, когда вы думаете, что сможете вернуться к нам после того, как расставили приоритеты в своем напряженном графике с последним обновлением, чтобы мы могли помочь вам лучше обслуживать?

Может быть, это поможет другим.

Лично я бы не просил обновления статуса, если исходное письмо было объяснением, как что-то решить. Я бы предположил, что человек добился успеха, если бы он ничего не ответил.

Что касается просьбы о чем-то или вкладе от них. Обычно я просто использую адрес электронной почты, на который изначально ответил.

Итак, если ваше исходное электронное письмо выглядит примерно так....

X, я понимаю вашу проблему, что вы не можете сделать Y. Чтобы я мог помочь вам лучше всего, мне нужно знать, почему Z. Скажите, пожалуйста, что такое Z?

Затем, если вы ничего не слышите, вы можете продолжить с чем-то подобным....

X, я не получил ответа от вас, и я посылаю продолжение. Меня интересует, смогли ли вы решить проблему? Если нет, то я могу вам помочь.

И посмотрите, что они говорят.

Я согласен с вашим боссом в том, что простое сообщение «Что случилось?» электронная почта, как правило, неформальна. Возможно, человек забыл или был занят, поэтому ему приходится перечитывать то, что вы отправили, вместо того, чтобы просто отвечать да/нет.

Запросить статус, особенно от кого-то, кто не входит в нашу сферу влияния, — дело непростое. Мы должны быть уважительными, но в то же время твердыми. Отсутствие любого из этих атрибутов приводит к потере доверия или неполучению запрашиваемой информации.

Мой подход заключается в том, чтобы кратко рассказать об уже согласованном плане, его важности, а затем получить обновленную информацию о текущем прогрессе. Все это можно уловить в нескольких предложениях.

Привет, X, надеюсь, у тебя все хорошо.

В рамках проекта Y у нас есть предстоящая веха — предоставить макеты UX к дате ZZ. Это важно, так как разработка продукта начнется, как только макеты будут доступны.

Не могли бы вы сообщить мне об обновлении статуса ваших макетов UX?

Конечно, люди с лучшими языковыми навыками могут сделать это еще более эффективным. Общая идея состоит в том, чтобы подчеркнуть важность того, о чем мы просим, ​​а затем попросить об этом. Вежливо.

Задумывались ли вы когда-нибудь о том, что, возможно, проблема не только в том, как вы запрашиваете обновление статуса, но и в том, что вы вообще запрашиваете обновление статуса или, по крайней мере, запрашиваете его слишком рано ?

Я не знаю, в какой области вы работаете, но 48 (или даже 72) часа кажутся мне чрезвычайно коротким сроком, после которого можно отправить запрос на обновление статуса, если только вы не имеете дело с действительно критические по времени опасные для жизни вещи.

Раньше я много лет работал полный рабочий день, но последние несколько лет занимаюсь консалтингом. Я понял, что вам нужно обновление статуса от вашей команды, потому что клиент взорвется, если вы не дадите его клиенту.

Моя команда знает, что если клиент недоволен, деньги больше не поступят. Вся эта вежливость и все остальное не имеет значения, потому что, если нет счастливого клиента, деньги не поступят. Так что моя команда откровенна, потому что указ в моей компании - 'Держите клиента всегда счастливым!'.

Когда кто-то присоединяется к моей компании, я заранее говорю им, что они должны предоставлять ежедневные обновления в качестве дисциплины, потому что все дело в клиенте и деньгах.

Вы можете найти это токсичным или что-то еще, но я работаю в этом бизнесе более 20 лет, и все сводится к тому, чтобы клиент был доволен и получал деньги! Если ваша команда не может этого понять, значит, они не живут в реальном мире.

Если бы я был на вашем месте, я бы постарался быть намного менее резким и немного более личным, независимо от того, к кому обращаются.

Привет, X. Как продвигается проект Y?

Вы также можете указать причину запроса на обновление статуса:

Привет, X. На какой стадии мы находимся с проектом Y? Мне нужно что-то, чтобы сообщить Человеку Z

Если вы спрашиваете об отложенном проекте:

Привет, X. Остались блокировщики для проекта Y?

Или, если задержка непредвиденная и неизвестная:

Привет, X. С проектом Y все в порядке? Я заметил, что Крайний срок Z [быстро приближается/был и прошел], и я хотел бы знать, можно ли что-нибудь сделать на [нашей/моей] стороне, чтобы [запустить/продолжить] дело.

Мой образ действий (между двумя часовыми поясами, с разницей в 10 часов)

День 1: просьба к Джо, копия: Босс Джо, просит о чем-то (я бодрствую на работе, Джо спит в постели) Иди домой; Джо собирается приступить к работе

День 2 (если нет действий): запрос к боссу Джо, копия: босс босса

Друзей не заводит, но на людей влияет...