Я присоединился к компании по разработке программного обеспечения в качестве стажера / стажера инженера-программиста. Я изучаю процессы разработки проекта, для которого меня наняли. Я работаю в оффшорной команде для своих клиентов во Флориде, США. Мой менеджер поручает мне подготовить MOM (протокол встречи), отчеты о состоянии и другие электронные письма, касающиеся запросов/проблем, для клиентов на месте, чтобы я мог получить доступ к общению с клиентами. Он сказал мне, что мои электронные письма непрофессиональны, и мне нужно работать над улучшением своих навыков делового письма/коммуникации.
Например, это общий шаблон/формат, который я использую... Привет, Крис/Гарольд!
Доброе утро! Или привет!!
**** тело письма *****
Если вам что-то нужно, пожалуйста, спросите.
****моя электронная подпись ****
Мне бы очень помогло, если бы вы могли предоставить ссылку на какой-нибудь хороший справочный материал или какой-либо совет по написанию идеальных деловых писем.
Попросите вашего менеджера привести несколько примеров того, что он считает хорошим общением с клиентами. Изучите их. Используйте одно и то же приветствие и закрытие. Сохраняйте тот же стиль письма и словарный запас для тела.
В вашем вопросе, рассматриваемом как образец письма, было несколько проблем. Вы должны писать «я» с большой буквы независимо от того, является ли это первым словом предложения. Не сокращайте без необходимости. «Например» было бы лучше, чем «Например». Решите, какое существительное использовать, а не ставьте два существительных через косую черту, например, «шаблон/формат».
Ваш вопрос не является профессиональным. Вам нужно поработать над своими навыками делового письма/коммуникативных навыков.
Прочтите свой вопрос. Есть ли в нем правильная грамматика и заглавные буквы? Ясно и лаконично? Есть четкий вопрос? Вы предоставили достаточно информации? На все эти вопросы ответ отрицательный.
Ваш босс сказал вам «поработать над улучшением моих навыков делового письма/коммуникативных навыков» и вашей реакции на вопрос, какой шаблон создать идеальное электронное письмо.
Перейдите на Amazon и выполните поиск по деловому письму. Возьмите класс в местном колледже. Не существует быстрого решения для «идеальной деловой электронной почты». Даже назвать это «идеальным» письмом непрофессионально.
"Мне бы очень помогло, если бы вы могли предоставить" Вы бы назвали это лаконичным? Одна книга, которая вам нужна, — это Странк и Уайт «Элементы стиля».
Что касается шаблона. Просто пропустите приветствие и приступайте к делу. точно нет!! в любом месте. Если это минуты, то почему вы заканчиваете фразу «Если вам что-то нужно, пожалуйста, спросите»? Забудьте о пустяках и работайте над улучшением бизнеса, составляя по одному предложению за раз.
В деловом общении: а) начинайте с конца , б) соблюдайте правила этикета и в) будьте лаконичны . Ваш вопрос делает вид, что вам нужна помощь со всем этим.
А) Начать с конца :
Сначала начните свое сообщение с самой важной информации/пунктов/резюме. Не заставляйте читателя ждать даже плохих новостей, потому что у вас может не остаться читателя надолго. В отличие от других форм письма (роман, рассказ, комедия и т. д.), побуждайте вас строить историю и вести к кульминационному пункту. В бизнесе такой подход имеет неприятные последствия. Начните с важной информации и позвольте читателю решить, стоит ли продолжать чтение. Это также избавляет читателя от просеивания «истории», чтобы добраться до сути.
Б) Соблюдайте правила этикета :
Если вы сомневаетесь, проявите уважение, ведя себя формально. Например: избегайте имен и используйте «мистер X, мисс X». Также избегайте разговорного звучания. Дело в том, что, будучи «формальным», вы никогда не оскорбите. Они могут потребовать меньше неформальности (например, «Пожалуйста, зовите меня Крис»), но называть их «Крис» до того, как их попросят, может быть слишком.
Кроме того, письменный язык должен быть более формальным, чем устный. Даже если вы используете неформальное приветствие, почти все остальное должно оставаться формальным. Избегайте разговорного тона/формулировки, избегайте сокращений и не говорите ничего «дружелюбного» в пользу формального или сухого языка. В устной речи это может показаться слишком формальным, но в письменной речи это хорошо читается и выглядит уважительно.
В) Будьте лаконичны :
Вы, вероятно, используете больше слов, чем необходимо, может быть, чтобы «уточнить» информацию, но с обратным эффектом. Большинство людей используют приемы письма, которым обучают педагоги, начинающие и настоящие авторы — люди, предпочитающие интригу и развлечение лаконичному общению. У вас другая аудитория, поэтому избегайте этих приемов и советов.
Написав черновик сообщения, просмотрите его и постарайтесь сократить количество слов на 50%. Даже после этого старайтесь вынимать больше слов. В бизнесе меньше слов, больше шансов быть прочитанными. Если вы используете MS Word или аналогичную программу, стремитесь к читаемости на уровне 6-го класса или ниже (как газета). Использование сложных или необычных слов снижает общение.
Пара хороших справочников:
Пишите по делу http://www.amazon.com/gp/product/B0085A7E7Y/ref=dp-kindle-redirect?ie=UTF8&btkr=1
Принцип пирамиды
Филип Кендалл
инди
Филип Кендалл
Килиси
Филип Кендалл
Килиси
Эд Планкетт
Лилиенталь