Этикет встречи [закрыто]

Итак, я хотел бы знать, что думают здесь люди, и как мне лучше всего избавить этого человека от этой привычки?

Если этот человек отчитывается перед вами, то я предполагаю, что у вас есть регулярные встречи один на один.

Во время следующей встречи вам нужно передать, что это неприемлемое поведение, и что на будущих встречах требуется ее внимание.

Вы можете указать, какие чувства это вызывает у вас и как это негативно влияет на собрания.

Не принимайте оправдание «я был многозадачен», если вы не хотите, чтобы она этого делала. Хотя существует множество статей и отчетов, развенчивающих миф о многозадачности (погуглите «myth of multitasking», чтобы найти их), на самом деле это не проблема. Как вы хотите, чтобы ваши непосредственные подчиненные вели себя, это единственный вопрос.

Каждая компания и каждый отдел имеют свою собственную культуру и ожидания. Если вы возглавляете эту группу, то вы сами решаете, как следует посещать собрания с участием вашей команды.

Около 20 лет назад со мной разговаривал мой менеджер. Когда я ходил на встречи, я часто все время рисовал с опущенной головой — это НАМНОГО раньше iPad или даже смартфонов. Это было не потому, что я не обращал внимания или даже не был «полностью там». Вот такая я: постоянно в движении.

В конце концов моему боссу надоело, что разные люди жалуются, и он усадил меня для разговора . Он сказал,

Я знаю без сомнения, что вы участвуете в этих встречах. Вопросы, которые вы задаете, всегда по делу и, как правило, прорезают кучу мусора. Я видел, как вы сидели и рисовали в течение 45 минут, выглядя совершенно скучающим, но я знаю, что вы, очевидно, брали на себя все это, потому что ваши дизайны проектов неизменно соответствуют всем заявленным требованиям, наряду с другими, которые они не поднимали.

Ваша работа не проблема. Проблема в том, что некоторые люди не понимают, и это заставляет их чувствовать, что их не услышали. Они думают, что ты предпочел бы быть где угодно, только не там. Мне нужно, чтобы вы приложили сознательные усилия, чтобы казаться , что вы на 100% вовлечены. Если ты сможешь это сделать, я знаю, ты далеко пойдешь; если ты не можешь хорошо, я больше не смогу представить тебя нашим клиентам.

В то время я понятия не имел, как меня видят люди. Откровенно говоря, меня это даже не волновало, поскольку я считал, что все, что имеет значение, это то, что я продюсирую — очевидно, тогда я был намного моложе. Однако мой менеджер показал мне, что восприятие было не менее важным, если не более, чем реальность, и моя работа в то время зависела от него.

Сейчас вообще больше не рисую. Ну, если только я намеренно не пытаюсь кого - то скрутить.

Приступая к вашей конкретной ситуации, когда сотрудник пытается выполнить несколько действий одновременно, вы должны дать ему понять, что он терпит неудачу в игре восприятия. Присутствие на собрании означает, что они полностью и безраздельно обращают на вас внимание. Если этот человек не может этого дать, то он не должен присутствовать.

Более того, вам нужно дать ей понять, что она терпит неудачу самым публичным образом и что это CLM . Другие поймут, что им придется ждать ее помощи, пока она занята собранием. Они не только поймут, но и тихо одобрят, поскольку поверят, что смогут полностью привлечь ее внимание к своей проблеме, когда придет время. Это личный вопрос пиара, и она должна владеть им.

Это сложно сделать вежливо. Однако это стоит сделать. Если ваша компания не запрещает категорически любую подработку на собраниях, то вы, вероятно, не можете запретить подработку на своих собраниях. Тем не менее, вы можете свести к минимуму:

• сделать ваши встречи убедительными, интересными и полезными для всех, кто на них присутствует. Sidework говорит: «У меня есть дела поважнее, чем это». Хуже всего то собрание, на котором ничего не готово, поэтому 10 человек смотрят, как трое заканчивают то, что нужно было сделать до начала собрания. Что вы можете сделать, чтобы избавиться от долгих периодов скуки?
• различать подработку, эквивалентную уходу с собрания, и подработку, которая может отвлекать других. Если вы не возражаете против того, чтобы отчет ушел, и договорились отправить электронное письмо и сказать: «Хорошо, 3 человека закончили электронную таблицу, возвращайтесь на собрание сейчас», тогда вы должны быть в порядке, когда отчет спокойно работает над какой-то другой задачей и отключается. скучная часть встречи
• иметь нулевую терпимость к разрушительным побочным работам, таким как громкие чаты, или к тому, что вы не слушаете, когда что-то имеет значение. Вы даже можете совершить легкий грех публичной критики, если вам нужно сказать: «Х, ты можешь потише или отнести это в зал, пожалуйста?» или «Ну, X, это то, что Y объяснял в течение последних 5 минут. Оказывается, у нас только что была часть встречи, на которой ты должен был быть здесь. Y, ты можешь повторить это сейчас, когда X слушает?»

Между уменьшением стремления к дополнительной работе путем проведения встречи, на которой Х хочет присутствовать, и хлопком по запястью, когда дополнительная работа влияет на встречу, вы должны быть в состоянии свести это к небольшому количеству времени без последствий. X может быть даже немного более продуктивным, если вы согласитесь с тем, что во время менее важных частей встречи будет выполняться какая-то другая работа. И у вас будет на одну тему для спора меньше.

Это оставит вас с «грубой» частью поведения. Ваше описание того, что вы входите на встречу с разговором и поддерживаете его, или входите и сразу же начинаете дополнительную работу, немного неуважительно по отношению к организатору встречи. Для такого конкретного поведения я бы поговорил наедине и сказал: «Многие люди считают грубым не уделять все свое внимание организатору в течение первых нескольких минут. менее важны для вас, но из вежливости, пожалуйста, не делайте ничего в течение первых 5 или 10 минут, пока мы определяем цель и повестку дня встречи. другие люди на собрании». Это четкое указание с четким объяснением,

Хотя прекрасно, что она хочет быть продуктивной, но недопустимо делать это за счет других на собрании. Цель состоит в том, чтобы все получили пользу.

Я не думаю, что электронная почта так же эффективна. Вы должны были противостоять ей лично, если вы так сильно чувствуете это. Людям может быть трудно понять ваш полный смысл запроса. Иногда электронная почта кажется грубой и безличной, но в этом случае она не имеет большого значения. Легко дать быстрый ответ с оправданиями.

В следующий раз это произойдет. Я предлагаю вам запросить встречу один на один сразу после следующей встречи. Если проблема решена, вы должны поблагодарить ее лично. Важно соблюдать приличия. На самом деле она может делать много дел, но впечатление других в офисе может не совпадать.

Принимая за чистую монету ваше утверждение о том, что участие и присутствие этого сотрудника требуется по каждой теме, обсуждаемой на собрании, мне нечего добавить к другим ответам. Однако есть пара соображений с точки зрения работника:

1. Возможно, ее присутствие на самом деле не так необходимо, как вы думаете, и она это знает. У меня нет возможности узнать, так ли это. Однако она может чувствовать себя некомфортно, говоря вам, что ее присутствие на собрании не идет на пользу вашей организации.
2. Ее присутствие и участие действительно необходимы хотя бы иногда. Тем не менее, она может чувствовать, что у нее проблемы с соблюдением сроков или она отнимает время от других частей своей работы для встречи. Если это так, может быть полезно поработать с ней, чтобы определить, что является препятствием.
3. Если возможно, что ей необходимо присутствовать для ответов на вопросы, она могла бы быть менее разрушительной, посещая собрание удаленно, даже если она фактически находится в офисе. Мы делаем это все время в офисе моего текущего клиента: например, разработчики программного обеспечения, работающие над одним из крупных бизнес-проектов, участвуют в еженедельном совещании по статусу проекта, но обычно они остаются в своих кубах (или удаленно, если необходимо). с гарнитурой, слушая вопросы, чтобы ответить. Таким образом, разработка не помешает встрече.

Хотя возможно, что ни один из этих пунктов не применим, возможно, стоит задуматься о том, думает ли сотрудница, что да, и рассмотреть ее неправильное представление с этой точки зрения.

Вместо того, чтобы спорить о том, является ли это плохим этикетом при встрече, я бы сначала выяснил, беспокоит ли ее поведение других участников, каким-либо образом нарушает/замедляет встречу или создает какую-либо заметную конкретную проблему. Если это так, вы можете вернуться к ней и сказать, что она тратит чужое время и/или создает проблемы, и вежливо, но твердо попросить ее измениться. Если нет, вы должны просто принять ее поведение. Совещания посвящены решению проблем и принятию решений, а не этикету.

Также возможно, кстати, что она из другой культурной среды, чем вы, где ее поведение совершенно нормально и приемлемо, тогда как в вашей культуре это может быть не так. Опять же, если нет заметного вреда, вы должны попытаться признать, что люди и культуры разные.

Обновлять

Чтобы уточнить и поразмыслить над комментариями: я считаю, что то, что ОП выражает выше, в основном является его личным мнением (раздраженным поведением другого человека). Он, безусловно, имеет право раздражаться, а также просить другого человека изменить свое поведение, чтобы предотвратить это. Однако в первую очередь должна быть ясна цель. Есть разница между

• «Когда ты делаешь X, я чувствую Y, и мне это не нравится», и
• «Когда вы делаете X, это нарушает наше рабочее соглашение и снижает производительность команды».

Я также осознал более глубокую озабоченность: ОП спрашивает, как лечить симптом (отчет не ведет себя на собраниях), в то время как вместо этого стоило бы разобраться в основной причине (причинах) . Причин ее поведения может быть много, в том числе

1. (как я отметил выше) она может быть из другой культуры/поколения и не в курсе неписаных местных норм
2. она может иметь давление на нее, чтобы закончить задачи как можно скорее
3. она может чувствовать, что встреча непродуктивна и тратит ее время впустую
4. она может быть единственным экспертом в своей области и постоянно востребована

Некоторые из них, как правило, вызывают проблемы для всей команды или компании в долгосрочной перспективе, если их вовремя не выявить и не устранить. И каждый из них может потребовать различных действий:

1. вам нужно просто воспитать ее
2. это похоже на проблему управления проектом, поэтому вам следует проанализировать, почему она находится под давлением, и есть ли способ лучше спланировать задачи, чтобы выровнять ее рабочую нагрузку или освободить ее на время важных встреч.
3. это может означать, что встреча плохо организована, приглашено слишком много людей, дискуссия не сосредоточена на повестке дня и/или какой-то участник «захватил» встречу, болтая без конца и не позволяя другим присоединиться к ней — так что встреча организатору/фасилитатору, возможно, придется стать более активным
4. это долгосрочный риск для всей компании, который следует уменьшить, помогая, например, объединяться для выполнения задач.

Вот почему я предлагаю не действовать на основе личных чувств, а сначала поговорить с другими (а также с ней).