Как не допустить, чтобы на наши технические собрания приходили нетехнические и деструктивные люди? [закрыто]

Я работаю в небольшой команде, и недавно нам пришлось объединиться с другой командой (чуть больше) в бизнес-вертикали. Обе команды занимаются некоторыми вспомогательными приложениями, связанными с бизнес-аналитикой.

Хотя это не повлияет на повседневную работу, наш владелец продукта предложил проводить регулярные встречи для обмена знаниями. Это здорово, потому что мы практически работаем с одним и тем же хранилищем данных и можем многое узнать. Эти встречи должны носить технический характер (рассказывать о техническом стеке, архитектурных решениях, показывать примеры кода и т. д.).

Каждую встречу организует один из участников, который приглашает всех участников обеих команд.

Последняя сессия была организована одним из моих коллег и пригласила всех участников. Однако один из коллег из другой команды тут же переслал встречу своему руководителю. Итак, у нас был этот дополнительный человек во время встречи.

Проблема в том, что у этого менеджера мало технических знаний, он задает много банальных вопросов и, как правило, съедает все время, и встреча длится дольше, чем ожидалось, обычно не освещая повестку дня и не делая каких-то выводов. Это не единичный случай, и многие другие коллеги жаловались на такое поведение.

Мы (моя команда) пытаемся извлечь уроки из этого опыта и подумали/сделали следующее:

  • обратился к нашему владельцу продукта : он согласился с нами, что организатор должен решать, кто участвует, но ничего не сделал
  • запретить переадресацию встречи : мы выяснили, что можем запретить переадресацию встречи, но это можно легко обойти, так как коллега может просто сообщить своему менеджеру о встрече. Этот вариант также означает наше намерение избежать приглашения других лиц.
  • поговорите с человеком, который перенаправляет встречи - наши отношения с парнем не очень хорошие, и мы не уверены в реакции. Он может сказать своему менеджеру, что мы не хотим, чтобы он присутствовал на этих встречах, и все может осложниться.
  • поговорить с начальником менеджера - хотя это также может быть хорошей возможностью привлечь внимание и к другой проблеме, иерархическая дистанция довольно высока (он руководит сотнями людей, и эта проблема кажется очень маленькой)
  • попробуй сделать невозможным его присутствие - мы можем узнать о важной встрече, которую должен посетить менеджер, и запрограммировать встречу на тот же временной интервал. Это должно быть более тонким, но иметь дело с предложениями об изменении

Вопрос: Есть ли альтернативы, которые мы должны рассмотреть?

Я знаю, что это звучит как небольшая проблема, но наша небольшая команда очень серьезно отнеслась к этим встречам и постаралась сделать все возможное для презентаций и соответствующих дискуссий.

Я заметил, что ни один из ваших вариантов не говорит напрямую с самим менеджером... Почему бы и нет?
@HorusKol - да, верно. Я не знаю, как это выразить, но он очень сложный человек. Несколько коллег обсуждали с ним похожие вопросы и так ничего и не добились. Так что я думал отказаться от этого варианта. Теперь, когда вы спрашиваете, я действительно должен подумать об этом.
Какова ценность присутствия этого менеджера на совещаниях?
@SandraK - в основном отрицательно. Он очень консервативный человек, который попытается убедить любого, что любое изменение, которое требует от его команды определенных усилий, не должно выполняться, даже если это повлечет за собой убытки для других команд (например, некоторые из их разработок имеют серьезные проблемы с производительностью на серверы и некоторые клиенты получают данные с опозданием, но не хотят их обрабатывать). Кроме того, он любит избегать выводов (например, зачем использовать большинство голосов для разрешения дебатов по неактуальной теме, чтобы вернуться к повестке дня).
Вы можете переименовать этот пост и поставить tl;dr вверху.
Вы отправляете повестку дня для тем, которые вы будете освещать в приглашении на встречу?
@cheshire - да, приглашение на встречу всегда включает повестку дня, чтобы все знали ее и готовились к ней.
Можете ли вы сделать так, чтобы повестка дня звучала совершенно технически, изобиловала пугающим техническим жаргоном, со ссылками на прилагаемые технические документы?
@KeithMcClary — может сработать, но может иметь неприятные последствия. Он может прийти на собрание только для того, чтобы спросить, что на самом деле означают все эти слова. :-)

Ответы (6)

Первое, что нужно помнить, это сосредоточиться на поведении, а не на людях. Проблема не в том, что менеджер другой команды присутствует на вашей встрече, а в их поведении, когда они там присутствуют.

Имея это в виду, если собрание кто-то срывает, это в равной степени вина лица, председательствующего на собрании . Председатель должен вежливо, но твердо держать собрание в русле и по теме - в данном случае это означает сокращение любых вопросов, которые не подходят для предполагаемой аудитории собрания (технических групп). Возможно, будет полезно предложить отдельную менее техническую сессию с менеджером другой команды, чтобы они также могли понять, что делает ваша команда.

Мне трудно приписывать вину председателю собрания, не понимая организационной структуры и культуры компании. Если менеджер занимает явно более высокое положение, может случиться так, что у председателя не будет оснований блокировать его деятельность на собрании. Поэтому я решил, что лучше просто предложить отдельную встречу (как и вы), чтобы вывести менеджера из этой встречи вместе, а не пытаться контролировать его поведение на встрече.
@dwizum на самом деле они не председатель собрания, если им не разрешено призывать участников к порядку. Тогда это просто красивое, но бессмысленное название.
@ Эрик, конечно, но похоже, что это скорее специальные кросс-тренинги с чередующимся поводом, а не какое-то официальное лицо, где «председатель» действительно имеет реальную власть.
Это в основном моя точка зрения. Я не знаю, часто ли на самом деле есть «председатель» в официальном смысле, вне заседаний правления или других официальных мероприятий. Конечно, есть кто-то, кто составляет повестку дня и говорит первые несколько слов, чтобы начать дело, но если в комнате есть кто-то, кто превосходит их по званию, они, как правило, позволяют этому человеку превзойти его роль. Решение, предполагающее, что в комнате есть «председатель», который может взять верх над кем угодно, чтобы сохранить тему встречи, вероятно, не будет охватывать встречи, подобные описанной в OP, которая звучит неформально и произвольно.
Как и в чате обмена стеками, вам не нужно быть владельцем комнаты, чтобы просить всех об этом, эй, давайте продолжим тему. кто-то должен подойти и сказать ОК, да об этом: иди читай эту книгу, и ладно, теперь мы движемся дальше...
@dwizum Дело не столько в том, кто виноват, сколько в том, кто может решить проблему (и не делает в данном случае). Однако я также могу понять, почему технический специалист не решается уволить менеджера. Я согласен, что переформулировка ответа уместна.
@dwizum это должно сильно зависеть от корпоративной культуры и личностей людей на собрании. Когда я провожу совещание, у меня нет проблем с тем, чтобы сказать своему начальнику, любому из его коллег или их начальнику, что они отвлекают внимание от повестки собрания. Конечно, если у них есть простые вопросы, выходящие за рамки темы встречи, я бы предложил им сесть и обсудить свои вопросы в отдельное время, чтобы они были лучше подготовлены к участию в будущем.

Есть ли альтернативы, которые мы должны рассмотреть?

Я вижу один очевидный выход: поговорить с менеджером. Спросите его, не хочет ли он провести отдельное собрание (с меньшей аудиторией) для обсуждения проблем, которые он поднимает на собрании вашей команды, чтобы вы могли сосредоточить свое собрание на повестке дня.

На менеджера должно произвести впечатление то, что, задавая бесполезные для остальной группы вопросы, он тратит впустую много человеко-часов. Если 5 человек посещают 30-минутную встречу, это 2,5 часа времени, которое они потратили, и если они технические специалисты, я сомневаюсь, что их время стоит дешево.
Вы не указываете уровень опыта менеджера. Когда я работал, такой человек мог прийти на встречу, но думал о стоимости всех присутствующих и хотел бы видеть ответы на вопросы и решения, принятые в четкой манере. Если у него/нее возникали такие вопросы, как вы упомянули, он/она откладывал их на потом и просил кого-нибудь из присутствующих ответить на них. Вы должны быть рады сделать это — иметь менеджеров, которые понимают технические проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, — это хорошо. Инвестиции (и они могут быть оправданы), чтобы довести их до нужного уровня, стоят вложений.
Кто-то, может быть человек, который переслал приглашение, должен связаться с менеджером, указать на возникшую проблему и предложить ответить на эти вопросы один на один. Был там, сделал это. Можно было бы надеяться, что менеджер увидит повышение эффективности, которое это порождает. Это может изменить поведение, а может и нет, но это первый шаг.
Комментаторы, кажется, предполагают, что рассматриваемый менеджер заботится о производительности или затратах или о получении ответов на свои вопросы. Судя по его поведению, я полагаю, что все, о чем он заботится, это чтобы его видели главным.
Я согласен, что трудно действительно знать намерения или уровень опыта менеджера. Я бы подошел к разговору в правильном контексте. Некоторым менеджерам, вероятно, понравилось бы, если бы им сказали, что отдельное собрание было бы более эффективным, другие могут подумать, что вы оскорбляете их, намекая, что их обсуждение не добавляет ценности общему собранию. Почти каждому менеджеру, вероятно, понравится идея отдельной встречи только для них , если она будет правильно «продана».

В зависимости от того, как структурирована организация, это может быть трудной ситуацией, потому что руководитель находится во власти. В некоторых компаниях (например, в Google, насколько я читал) люди на низших уровнях организации обычно сильно давят на руководство. Если вы работаете в компании с более традиционной стратифицированной структурой власти, это, вероятно, не лучший вариант, чтобы напрямую бросить вызов менеджеру.

Если это вызывает беспокойство, и кажется, что это так, вам, вероятно, потребуется помощь для вашего менеджера. Объясните ситуацию и убедите их в том, что это приводит к проблемам с производительностью их команды, т. е. с вашей способностью выполнять поставленные задачи. Если ваш менеджер является равным или старшим по отношению к рассматриваемому менеджеру, он может решить эту проблему. Если нет, им нужно будет искать помощь по цепочке лидеров.

Ваш менеджер может знать, что делать немедленно. Если нет, предложите им посетить встречу и убедиться, что повестка дня соблюдается. Это должно помешать другому менеджеру монополизировать собрание.

Я предполагаю, что он присутствует, потому что ему что-то нужно от этой встречи? Как насчет того, чтобы сделать это совещание из двух частей, где первые 30–60 минут не связаны с техническими вопросами, а следующие 30–60 минут (или сколько бы они ни длились) были чисто техническими и недвусмысленно сообщались нетехническим специалистам? управляющий делами. Возможно объявить об этом во время встречи, например. «На этом мы заканчиваем нашу общую часть, а теперь продолжим техническую часть. Господин менеджер не обязателен, но может подслушать, если захочет».

Его цель не ясна. Я предполагаю, что он немного помешан на контроле и всегда знает, что делают его непосредственные подчиненные. Есть и другие встречи (например, встречи скрам-мастеров), на которые он приходит и создает проблемы. Кроме того, его команда занимается некоторыми критически важными для бизнеса областями (каким-то унаследованным кодом, о котором почти никто не знает), и это может дать ему дополнительную власть.

Я бы начал с формулировки надлежащей цели, повестки дня и аудитории собрания, в котором вы ясно даете понять, что это техническое совещание для обсуждения технических деталей техническим персоналом, который занимается этими техническими вопросами.

Это, надеюсь, даст понять этому нетехническому менеджеру, что собрание не предназначено для него, и что он ничего не получит от него, побуждая его не присутствовать на нем. Менее конфронтационно, чем напрямую подойти к нему и попросить его не присутствовать, и если он все равно пойдет, его легче отбить, указав на повестку дня / цель собрания и предложив ему запланировать менее техническую встречу со своей командой, чтобы пройти его опасения и вопросы.

Если это не поможет в ситуации, вы можете перейти к более прямому или конфронтационному подходу, но я извлек много пользы из этого более мягкого подхода — в большинстве случаев люди, не являющиеся техническими специалистами, счастливы, что не посещают слишком много времени. технические совещания, рекламируемые как таковые.

Совершенно очевидно, что коллега, отправивший запрос на встречу, — смуглоносый, а его менеджер — политический назойливый человек, который просто заинтересован в том, чтобы выглядеть причастным. Вы не хотите, чтобы кто-либо из них присутствовал на встрече, которую вы надеетесь провести продуктивно, поэтому отмените приглашение их обоих, а затем скажите коричневому носу, что он должен объяснить своему менеджеру, что их приглашения были отозваны, потому что вы считаете, что они не приносят пользы. тему встречи.

В результате либо у коричневого носа отрастет корешок, и он расскажет своему руководителю, почему его не пригласили (то, с чем руководитель не может спорить - это ваша встреча и ваши правила); или он пытается сделать это вашей проблемой, утверждая, что он не знает — в этом случае его начальник приходит к вам, и вы просто перенаправляете его обратно к своему подчиненному. В конце концов менеджер (правильно) поверит, что коричневый нос не говорит ему правду, поэтому доверие между ними пострадает, и в результате нос коричневого носа станет менее коричневым.

Как не допустить, чтобы на наши технические собрания приходили нетехнические и деструктивные люди? [закрыто]
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v