Как правильно справляться с «перегрузкой совещаний»?

Есть несколько причин, по которым кто-то может проводить ненужные встречи или приглашать ненужных людей:

• Ненадежность. Это самая обычная причина для новичка на руководящей должности. Совещания помогают им чувствовать себя более уверенно в своих решениях. Противодействуйте этому, активно предоставляя им информацию и обратную связь, в которых они нуждаются, другими способами. Например, если у кого-то слишком много статусных совещаний, вместо этого отправьте ему тонну статусных электронных писем.
• Учтивость. Во многих случаях ваше присутствие не требуется , но из-за вашего положения или опыта вас пригласят из вежливости. Обычно я приглашаю своего менеджера, даже если почти уверен, что он не сможет прийти. Это дает ему возможность внести свой вклад заранее и спросить, как все прошло потом. Если он не уверен, насколько полезным будет его присутствие, он подходит и спрашивает меня, какой вклад я намеревался внести в собрание. Иногда это приводит к тому, что он чувствует, что ему действительно нужно быть там, а иногда он просто дает мне пару мыслей, которые я могу передать команде. Если вы думаете, что вас пригласили просто из вежливости, спросите .
• Невежество. Иногда люди просто не осознают, что их встречи неэффективны. В таких случаях лучше поговорить с этим человеком наедине и посмотреть, сможете ли вы придумать лучший способ достижения тех же целей.

Некоторые встречи действительно необходимы . Если вас затопило это, вы можете попробовать:

• Дайте свой вклад организатору через частную беседу или по электронной почте, чтобы они передали.
• Спросите, можно ли сначала решить вашу часть повестки дня, чтобы вы могли уйти.
• Узнайте, как разделить большие встречи на более мелкие части, чтобы людям было легче отклонять те, в которых они не нуждаются.
• Постоянно ищите возможности перевести обсуждение в оффлайн. Это проще, если вы проводите собрание, но это может сделать любой. Если два человека в конечном итоге разговаривают друг с другом и исключают группу, предложите им продолжить разговор после встречи. Если неполная информация приводит к тому, что дискуссия крутится вокруг гипотез, предложите кому-нибудь выполнить действие, чтобы выяснить это, и продолжить обсуждение, когда вы узнаете больше. Может быть трудно распознать тангенс, когда вы тот, кто идет по нему.

Вам не нужно беспокоиться о дополнительных часах работы, чтобы компенсировать ваши встречи. После того, как вы накопите определенный опыт, обмен этим опытом на собраниях часто будет более ценным для компании, чем работа в одиночку, потому что вы помогаете другим людям не тратить время на исследования в неправильном направлении.

Обсудите с руководителем несколько вопросов:

1. Сколько часов вы должны работать?
2. Способ приоритизации совещаний.
3. Рассмотрите встречи с приоритетами ваших задач и определите, что важнее в данный момент.
4. Запланируйте время в своем календаре для работы над задачами, если в вашей компании действует политика открытого календаря, чтобы все знали, когда вы доступны. Надеюсь, ваш руководитель тоже будет уважать это.

Я просто думаю, что больше людей должны отказываться от встреч.

Во-первых, встречи не отвлекают от работы. Если вас просят посетить встречи, они являются частью вашей работы. Поэтому относитесь к ним с таким же профессионализмом, как и к другим своим рабочим задачам.

Управление рабочей нагрузкой на собраниях является важным навыком, поскольку вы выходите за пределы уровня стажера. Научиться эффективно проводить совещания — бесценный навык.
Собрания делятся на несколько категорий, и правильное их проведение зависит от категории. Например:

Встречи с клиентами (включая внутренних клиентов)

Очень трудно избежать этих встреч, когда вас начинают на них приглашать. Тем не менее, именно эти встречи вы должны посетить, если хотите повлиять на то, что будет сделано в проекте. Это встречи, на которых вы дадите клиенту понять, насколько вы хороши, и заслужите его доверие. Любой, кто может завоевать доверие клиента и в результате продать ему больше вашего продукта, бесценен. Поэтому эффективное посещение этих встреч — хороший шаг в карьере.

Так что не сбрасывайте их со счетов и не тратьте на работу с кодом или другие задачи. Будьте внимательны, говорите, когда есть возможность сказать что-то стоящее, и убедитесь, что у клиента сложилось о вас хорошее впечатление.

Однако, если клиент вызывает слишком много из них, лучшая защита заключается в том, что вам нужно работать над XYZ, у которого крайний срок как можно скорее. Если вы делаете что-то, что явно идет им на пользу, они с большей готовностью отпустят вас с собрания. Другая тактика, которую может использовать менее высокопоставленный человек, заключается в том, чтобы сказать, что они будут доступны для консультаций во время встречи, если клиенту потребуется информация от них. Таким образом, вы можете работать и добавляться в телеконференцию, если возникает что-то, на что только вы можете ответить, и вам не нужно слушать остальную часть собрания. Другая тактика — сначала попросить предоставить вашу информацию, чтобы вы могли уйти и заняться их результатом.

Я обнаружил, что гораздо легче избежать ненужных встреч с клиентами, когда вы завоевали их доверие. Часть того, почему они созывают так много совещаний, заключается в том, что они не верят, что вы доставите их продукт вовремя и выполните требования. Так что начните с того, что обратите внимание и выясните, почему они недовольны. Затем начните проявлять инициативу, чтобы исправить то, что они считают неправильным.

Общие деловые/HR-встречи

Как правило, это пожиратели времени, которых можно избежать, если только они не требуются. Действительно, если у вас нет вопросов о новом плане медицинского страхования или о том, как работает 401K, вы можете сбежать. Хороший способ сбежать — сказать своему начальнику, что присутствие на нем повлияет на поставку продукта XYZ к дате ABC, и что в результате график должен будет сдвинуться.

Собрания общей команды, отдела, подразделения часто требуются в качестве средства распространения корпоративных новостей, хотя, если вы не злоупотребляете этим, вы часто можете попросить менеджера провести для вас краткий брифинг после собрания, если вы участвуете в проекте с близкий срок. Как правило, чтобы поддерживать наш оплачиваемый процент часов, нам не разрешается проводить более получаса в неделю на такого рода общих собраниях команды. Таким образом, вы можете использовать это как аргумент, чтобы ограничить время, которое вы тратите на них, если вам нужно.

Планирование встречи с клиентом в одно и то же время (это было единственное время, когда они могли встретиться) будет творить чудеса и поможет избавиться от некоторых из них.

Другое дело те, в которых не объявлена ​​тема и не требуется уведомление, они обычно попадают в категорию объявлений об увольнении или крупных изменениях в бизнесе (аутсорсинг или покупка другой компанией), которые могут повлиять на вашу повседневную деятельность. дневные операции. Кроме того, ваша непосещаемость будет замечена. И действительно, после некоторых из этих встреч все, над чем вы работали, все равно становится неактуальным.

Совещания по техническому дизайну

Это те встречи, которые действительно могут быть веселыми. Вы можете влиять не только на свою небольшую часть проекта. Вы можете услышать идеи других людей, которые могут научить вас некоторым новым приемам. Как правило, они менее формальны и требуют большого количества записей на доске. Попробуйте получить приглашение на них. Час перебрасывания идей перед кодированием может сэкономить много времени в будущем, когда придет время начинать кодирование. Регулярные приглашения на такого рода встречи показывают, что вас уважают как профессионала в своей области. Если они начинают выходить из-под контроля, начните добровольно проводить собрание. Затем вы можете держать его в курсе и сократить время до разумного количества.

Совещания по прогрессу

Проклятие нашего существования. Почти все, кроме топ-менеджеров, ненавидят совещания по прогрессу. Однако без них, как ни печально, но факт, многие проекты никогда бы не сдвинулись с мертвой точки. SCRUM требует ежедневных стендапов именно по этой причине. Вы не только каждый день знаете, в каком состоянии находится проект, но и можете легко увидеть, кто не продвигается вперед, или переназначить людей в области, которым нужна помощь. Если вы должны присутствовать на них (и велика вероятность, что вам придется это сделать, если вы участвуете в какой-либо проектной работе), то, по крайней мере, обратите внимание, вы можете обнаружить, что Джордж делает что-то, что повлияет на то, что вы делаете. То, что вы не тот человек, который созвал собрание, не означает, что вы не можете вмешаться и возглавить его, если оно пойдет прахом. Почти каждый оценит того, кто вернет встречу в нужное русло и выведет их оттуда. Держите запасной список фраз, которые помогут продвигать этот материал, например:

«Джо и Мэри, вам двоим явно нужно проработать некоторые детали без остальных из нас, почему бы вам двоим не собраться вместе после этой встречи и не отчитаться на следующей встрече».

«Могу ли я продолжить и поговорить о XYZ сейчас, так как мне нужно пойти на другую встречу после этой?»

«Я думаю, что мы сбились с пути, мы здесь, чтобы обсудить XYZ, давайте остановимся на этом. Билл, если вам нужно обсудить FGH, пожалуйста, созовите собрание людей, участвующих только в этом, позже сегодня».

Своевременный запрос на перерыв в туалете может дать вам возможность понять, что это критическое электронное письмо пришло, пока вы были на собрании, и что вы должны уйти, чтобы заняться этим срочным вопросом. Иногда, просто попросив перерыв на уборную, каждый может сказать, что ему нужно продолжить позже, в неопределенное время. Однако не делайте этого на совещании, которое длилось менее часа.

Не работайте сверхурочно только для того, чтобы наверстать упущенное из-за совещаний. Скорректируйте графики проекта, если встречи занимают слишком много времени. Один только этот шаг заставит людей лучше осознать влияние слишком большого количества встреч.

Если вы чувствуете, что вас приглашают на собрания, в которых вы не нуждаетесь, спросите человека, ответственного за собрание, что он или она ожидает от вас. Иногда пятиминутный разговор перед встречей может вывести вас из нее.

Кроме того, если люди продолжают приглашать вас, когда вы считаете, что вам не следует там присутствовать, попросите своего начальника увести вас с этих встреч. Напоминайте ему, что каждую минуту, когда вы посещаете собрание, чтобы обсудить, почему было бы неплохо сделать ABC в следующем году, вы не делаете прогресса в DEF, который должен быть сдан прямо сейчас.

Но если он говорит, что ABC имеет более высокий приоритет, то это так. Просто не позволяйте менеджерам работать лишние 20 часов, чтобы компенсировать потерянные 20 часов времени на встречи. Если они говорят, что совещание является приоритетом, значит, это приоритет, а остальная работа будет проскальзывать, как если бы они добавили новую важную функцию, а менее важная была выброшена вниз по списку.

• Перестаньте ходить/отказываться от наименее важных встреч.
• Поработайте со своим боссом, чтобы объяснить, что вы делаете очень мало, потому что тратите так много времени, не работая. Пусть над этим работают.
• Найдите среду, в которой люди действительно эффективно занимаются бизнесом. 20+ часов встреч — это не так уж часто.

Это действительно сложная проблема, если культура ориентирована на встречи, и часто эти встречи организует руководитель.

Хотя я думаю, что прямое решение проблемы (как предлагают другие) имеет смысл, если вы можете справиться с этим, есть и другие вещи, которые вы также можете сделать:

1. Отправьте или используйте прокси для вашего присутствия. Если ваш вклад носит второстепенный характер, вы можете попросить участника собрания проинформировать вас по пунктам собрания, которые имеют отношение к вам/вашей команде, а затем при необходимости продолжить работу. В качестве альтернативы предложите членам команды по очереди посещать встречи друг для друга и целенаправленно подводить итоги.

2. Отклоните встречу и вместо этого попросите протокол встречи. Почему бы и нет? это показало бы, что кто-то действительно читает эти вещи, и если на собрании много чепухи, короткие протоколы сделают это мучительно ясным.

3. Наконец, и я думаю, что это важно, делайте свои встречи короткими, небольшими, эффективными и по существу. Предоставление четкого примера того, как не тратить время впустую, сделает гораздо больше, чем любое количество аргументов о том, что встречи занимают слишком много времени.

• Вовлеките своего босса; скажите ему, что в неделе недостаточно часов, чтобы посещать 20 часов совещаний и при этом выполнять порученную работу. Ваш босс здесь, чтобы устранить вещи, которые мешают вашей продуктивности, и чрезмерные встречи — одна из них.
• Отказывайтесь от наименее важных встреч или тех, которые организуются людьми, которые, как вы знаете, обладают наименьшими организаторскими способностями. Сообщите своему боссу, прежде чем отказываться, если велики шансы, что он все равно услышит об этом; у него может быть лучшее предложение отказаться от встречи, чем та, в которой участвует босс его босса, или, по крайней мере, он оценит предупреждение.
• Измените ожидания от вашей должности. Если от вас действительно ожидают участия и вклада в 20 часов собраний в день, возможно, ваши знания стали более важными, чем создание кода. Это не обязательно плохо, но люди, которые вам платят, должны иметь схожий взгляд на ситуацию. Если от вас ожидают кодирования, очистите свой календарь и код. Если предполагается, что вы будете присутствовать на собраниях, передайте свой код кому-то еще, чтобы он работал над ним и присутствовал на собраниях.
• Нельзя ожидать, что вы будете работать 60 часов в неделю за зарплату, рассчитанную на 40-45 часов. Любое такое ожидание необоснованно, и вы должны дать отпор. Если вас ударили, уходите; оно того не стоит.