Как сообщить супервайзеру, что слишком много длительных совещаний вредят вашей продуктивности?

Мой руководитель хочет, чтобы мы встречались 3-5 раз в неделю с другим его аспирантом. Каждая встреча в среднем длится более пары часов. Я не знаю о другом студенте. Но я чувствую, что мы тратим слишком много времени на встречи; это вредит моей продуктивности. Как я могу сказать своему руководителю, чтобы он ограничивал количество совещаний и их продолжительность? Что еще хуже, он также хочет, чтобы мы (я и другой аспирант) встречались отдельно, помимо этих встреч. Я трачу в среднем 12-15 часов в неделю на эти встречи.

Я могу ответить на вопросы, почему я считаю эти встречи непродуктивными, но это может превратиться в разглагольствования, и я могу превратить их в другой вопрос. Поэтому я хочу быть кратким и точным; давайте просто предположим, что эти встречи непродуктивны для меня.

Я думаю, что количество часов, которое ваш руководитель готов провести с вами, должно быть основным источником информации здесь. Во время вашей докторской вашей главной целью было научиться не быть продуктивным?
@chris "Во время вашей докторской диссертации ваша главная цель - научиться не быть продуктивным?" Звучит как вопрос с подвохом. Обучение и продуктивность идут рука об руку, и ОП мог легко сформулировать свой вопрос, сказав, что 10 или более часов встреч в неделю влияют на его обучение.
@chris Во время получения докторской степени ваша цель - учиться, быть продуктивным и проводить исследования - примерно в обратном порядке. Как сказал один мой знакомый профессор: «Одна из ошибок, которую вы совершаете, — это слишком много учиться», подразумевая, что студент учился за счет исследований.
Дело в том, что ситуация могла бы быть хуже, если бы у супервайзера OP не было свободного времени. Не учиться и быть продуктивным — не одно и то же
Смысл докторской степени в том, чтобы научиться проводить исследования. Полная остановка. Что ж, постарайтесь сделать это продуктивно, если сможете. Вся ваша карьера будет продуктивной, если это то, что вы считаете важным.
Что вы делаете во время этих встреч?
Я думаю, что все текущие ответы являются дико спекулятивными, поскольку мы знаем или можем только догадываться о 3 важных сведениях: (1) ваш советник также присутствует на этих встречах? (2) что вы делаете на этих встречах? почему ваш советник ценит их, а вы нет? (3) как другой ученик относится к этим встречам?
Например, вы говорите: «Это вредит моей продуктивности». Если цель этих встреч состоит в том, чтобы ввести другого аспиранта в курс дела, это может быть приемлемо для вашего консультанта, и вам будет трудно убедить его в обратном.
Слишком много времени, проведенное на встречах с начальством, является распространенной проблемой, особенно в деловом мире. Если вы собираетесь начать карьеру, когда закончите учебу, вам следует привыкнуть к этому сейчас. ;)
Несколько часов на встречах три раза в неделю? Как у вас не заканчиваются темы для разговора?

Ответы (5)

Я думаю, сейчас самое время быть прямолинейным и честным: просто скажите, что вы проводите слишком много времени на собраниях, и его следует сократить. Скажите, что вы должны делать вместо этого. Разумный человек не должен обижаться и должен знать, что встречи могут повредить продуктивности.

Я также рекомендую подумать об изменении способа проведения собрания, чтобы привести его в соответствие с вашими потребностями. Когда я нахожусь на совещании, если никто не берет на себя ответственность, я стараюсь быть лидером и придавать совещанию какое-то направление. Напомните участникам повестку дня. Добавьте дела, которые вы хотите сделать, в повестку дня. Но будьте тактичны.

Я согласен. Чтобы сообщить об этом своему консультанту, нужно сказать ему об этом. Я не вижу альтернативы.
Просто прямо и честно. Он советник/не начальник, так что вы можете обменяться своей идеей, как с другом.

Добровольно подготовьте повестку дня для этих встреч. Накануне разошлите всем электронное письмо с запросом пунктов повестки дня. Если вы ничего не получили, предложите своему руководителю отменить встречу, так как нет вопросов для обсуждения.

Если вы получаете пункты, убедитесь, что «Отложение» является последним пунктом в повестке дня.

Отредактировано для добавления: Есть две группы, для которых время буквально деньги. Они врачи и юристы. Свою первую карьеру я провел, работая в одной из таких групп. Я узнал, что встречи не должны быть тратой времени. Как я уже сказал в комментарии, чтобы сделать встречи продуктивными, нужно иметь повестку дня и придерживаться ее. Встречи, проводимые людьми, которые знают, что они делают, выполняют то, что должны делать, и останавливаются. Это то, что Анонимный физик и Дэйв Кларк назвали «согласованием встречи с вашими потребностями».

Одна из вещей, которая раздражает меня в академических кругах, — пустая трата времени на встречи. К счастью, у меня низкий академический тотемный столб, а не карьерный рост, поэтому я могу избавиться от большинства из них.

Еще одна редакция: у меня никогда не было встречи с моим собственным председателем диссертации, у которой не было повестки дня. Я приготовил их, и он, казалось, был счастлив, что они у меня есть. Первые встречи носили формальный характер и заканчивались, когда мы подходили к концу повестки дня. Ближе к концу мы встретились в китайском ресторане, и встреча сменилась обедом, но мы никогда не болтали.

Последнее редактирование, я обещаю: то, что я предлагаю, - это разница между сообщением советнику / супервайзеру о том, что собрания не удовлетворяют потребности ОП, и сообщением советнику / супервайзеру об этом, но последующее предложение, которое, как говорит мой опыт, улучшит встреч и может привести к их меньшему количеству.

Является ли пункт «Отложение» шаблоном для отсрочки менее важных тем в надежде, что они могут стать неактуальными, прежде чем тратить на них время?
Это предложение выглядит довольно пассивно-агрессивным. Я не знаю никого, кто не расценил бы это как явное обвинение в ценности собраний. Одно дело, если бы ОП был просто членом группы, которая по обычаю проводит регулярные встречи, и тогда у ОП есть законное право пытаться убедить других, что они, возможно, встречаются слишком часто. Но в этом случае руководитель ОП хочет, чтобы ОП встречался 3-5 раз в неделю . Он/она не сказал встречаться так часто, «только если у вас достаточно пунктов повестки дня», поэтому предложение отменить встречи явно противоречит желанию руководителя....
.... Предпринимая такое действие, ОП сигнализирует, что он не находит ценности в предложении консультанта, но не оказывает консультанту любезности, говоря об этом прямо и объясняя, почему. Наконец, хотя вопрос довольно лаконичен, внимательное прочтение подсказывает мне, что руководитель ОП сам присутствует на собраниях: «Мой руководитель хочет, чтобы мы встретились...» Итак, почти каждый день встречаются три человека. Запрос пунктов повестки дня не кажется способом решить эту проблему (Что может быть более утомительным, чем встречаться каждый день? Готовить пункты повестки дня для встречи каждый день!)
На самом деле подготовить пункты повестки дня для «пустого» собрания очень просто. Да, я предположил, что надзиратель присутствовал. Я провел 30 лет в промышленности, прежде чем уйти на пенсию, чтобы преподавать. Чтобы сделать встречи продуктивными, нужно иметь повестку дня и придерживаться ее.
@VolkerSiegel: Пункт «отсрочка» — это сигнал о том, что собрание подходит к концу. Идея состоит в том, чтобы сделать то, что мы обещали, и остановиться , а не тянуться часами.
Это может быть уместно для административных совещаний, но, честно говоря, похоже, что это не та встреча, о которой говорят. Регулярные встречи с участием аспирантов почти всегда являются прямой формой научного сотрудничества. Таким образом, повестка дня по сути состоит из одного пункта: работать вместе над проблемой, которую мы решаем в данный момент.
@Bob: Я хочу сказать, что если консультант присутствует и тратит на эти встречи не менее 10 часов в неделю , очень вероятно, что он находит их полезными и не думает, что во время них ничего не происходит. Наличие повестки дня не является плохой идеей по своей сути (на самом деле, в целом это хорошая идея), но (i) консультант может хотеть или не хотеть этого и (ii) наличие повестки дня не гарантирует, что встреча будет полезной . . Может быть, пункт повестки дня всегда «потратить два часа на разговоры о X», где X — это не то, о чем ОП хочет говорить в течение такого отрезка времени. Он должен говорить об этом...
@PeteL.Clark: Возможно, вы правы, но я готов поспорить, что если не мой последний пятицентовик, то, по крайней мере, напиток, соответствующий возрасту, что, по оценке OP, все, включая руководителя, хотели бы сократить эти встречи . Они не были, потому что «мы всегда делали это таким образом». Как вы говорите, повестка дня сама по себе не плоха. ОП должен попробовать.
@DavidRicherby: За исключением, возможно, академических кругов, не существует такого понятия, как «административное собрание». У встречи должна быть цель, будь то совместная работа над исследованиями, отчет о состоянии или разработка политики. Должна быть возможность выразить эту цель в повестке дня. Если нет, то, вероятно, встреча - пустая трата времени. Пример пункта повестки дня исследования: «Можно ли выразить эту концепцию как два или более генов (вместо одного) в генетическом алгоритме». Это то, на чем люди могут сосредоточиться.
«Возможно, вы правы, но я готов поспорить, что если не мой последний пятицентовик, то, по крайней мере, соответствующий возрасту напиток, что, судя по оценке ОП, все, включая супервайзера, хотели бы сократить эти встречи». Почему необходимо делать ставку на чьи-то намерения, когда ОП может просто спросить их? У нас двоих несколько разный жизненный опыт, но мы оба ученые, живущие в одном и том же штате США. ОП учится в Бангладеш. Держу пари, что ни у кого из нас нет особого представления ни о нем, ни о его советнике.
@BobBrown «За исключением, возможно, академических кругов» Мы находимся в академических кругах. Об этом написано большими буквами в верхней части экрана!
@DavidRicherby: Я знаю... Я знаю...
@PeteL.Clark: На самом деле я поступил в канадский университет, Бангладеш — моя родина.
@user: Ах, это актуальная информация. Поскольку вы добровольно разместили его здесь, возможно, вы захотите отредактировать свой профиль, чтобы включить его. Кроме того, в какой сфере вы работаете? Я пытаюсь выяснить, в каком контексте у преподавателя будет время, чтобы проводить по крайней мере десять часов в неделю, встречаясь с двумя аспирантами.

Я думаю, вряд ли вы убедите их сократить количество встреч; по моему опыту, люди не осознают, что можно обойтись меньшими затратами, пока сами не испытают повышение производительности. По моему опыту, запросы на меньшее количество совещаний обычно отклоняются людьми, которые верят в модель управления, согласно которой регулярные совещания служат двигателем прогресса.

Если это чисто научная, а не "вафельная" встреча, то рекомендую, просто наслаждайтесь. В конце концов, для этого ты и учишься в университете.

Но если встреча действительно непродуктивна (а значит, не продвигает ни вашу непосредственную работу, ни ваши знания), то это классический пример «управляй своим менеджером». Избегайте прямой критики количества/стиля встреч. Даже на более продвинутых стадиях, чем доктор философии, будут смотреть на человека, который не готов играть в мяч.

Скорее, будьте активны: вы решаете, чего вы хотите от встречи, готовите повестку дня, составляете список ожидаемых результатов и записываете обязательный «список действий» в конце (который проверяется в начале следующего собрании), вы можете сосредоточить внимание на собраниях и помочь упорядочить мысли своих коллег-участников. Таким образом, у вас есть определенный контроль над повесткой дня.

Если вы навязываете список действий в дисциплинированной форме, особенно если вы сами действуете дисциплинированно, но другие не соблюдают его, это может вызвать дискомфорт у других участников собрания и привести к тому, что они, в свою очередь, попросят меньше встреч в одиночестве. Кроме того, вас будут воспринимать как менеджера/организатора собрания, и неорганизованный начальник может это оценить, если все будет сделано аккуратно. Не осуждайте других за невыполнение своих обязанностей, просто спросите их, выполнили ли они свою часть работы.

Поскольку мои комментарии вызывают такой негативный рейтинг, я мог бы также превратить это в ответ :-)

Я хотел бы отметить тот факт, что вы жалуетесь на то, что ваш руководитель тратит десять часов в неделю на то, чтобы поговорить с вами. Хочу сказать, как бывший супервайзер и нынешний супервайзер, что вы должны считать себя априори счастливчиком. Теперь может случиться так, что ваш руководитель тоже невежествен, этого я не могу судить. Но подумайте об этом следующим образом: докторская степень — это последний раз в вашей жизни, когда вас учат, в частности, тому, как проводить исследования, что книги не так хорошо умеют делать. Если вы задумаетесь о карьере в своей области, у вас будет достаточно времени, чтобы сосредоточиться на продуктивной работе.

Думайте о своей кандидатской диссертации и о времени, которое ваш научный руководитель тратит на то, чтобы помочь вам пройти ее, как об инвестициях в будущую продуктивность. Конечно, вы, скорее всего, столкнетесь с бесконечным количеством по сути скучных встреч в своей жизни. Вам может казаться, что это уже произошло, но встреча с вашим руководителем не должна быть такой. Я бы посоветовал изменить характер встреч, а не количество часов, посвященных им.

Что касается более общего вопроса о продуктивности исследований, лично я не считаю, что исследования связаны с продуктивностью. Инженерное дело может быть, но инженерное дело — это не совсем то же самое, что и исследование. Некоторые люди, очевидно, думают иначе, что меня вполне устраивает.

Ясно ли, что советник присутствует даже на этих встречах? Мне из вопроса непонятно - а в реальности кажется более вероятным, что проф. не там все время, когда встречи происходят 3-5 раз в неделю и занимают несколько часов. Я не знаю ни одного профессора с таким большим количеством времени.
Что ж, мне посчастливилось проводить по 4 часа в день со своим руководителем.
Хорошо, что у них есть время на советы, но вам также нужно время, чтобы воплотить в жизнь идеи, высказанные на собрании, и некоторое время между ними, чтобы подумать об этом самостоятельно.
Скажем, если кто-то хочет быть советником, ему или ей лучше найти время для своего советника(ов), иначе что-то не так.

Советы по обращению к своему руководителю:

  1. Предложите альтернативу собраниям: возможно, встречи раз в месяц или «обед и обучение». Это настраивает вас как человека, ориентированного на решение, а не на жалобщика.

  2. Приведите конкретные примеры того, что непродуктивно. Я измеряю ценность встречи по тому, изменил ли я что-то, что я делаю, из-за встречи. Если я не изменился, то встреча на меня не подействовала и ценность встречи сомнительна.

  3. Спросите повестку дня собрания. Это заставит организатора встречи организовать то, о чем они будут говорить.

Как сообщить супервайзеру, что слишком много длительных совещаний вредят вашей продуктивности?
СпросиСетьПолитика конфиденциальности1y, 0v