Я только начал работать в виртуальном офисе. Я обнаружил, что общаться сложнее, так как у людей разное расписание, но вы не знаете, когда они рядом, в сети, доступны ли они и т. д. Как я могу поддерживать хорошее общение с коллегами по работе? когда мы все виртуальные?
Чтобы облегчить общение, вам нужно убедиться, что все входят в какую-либо систему обмена сообщениями — например, Skype — как только они «на работе», и должна быть только одна система, которую вы все используете. Таким образом, вы можете быстро увидеть, кто доступен, а кто нет. Если можете, постарайтесь придерживаться регулярного графика, чтобы все знали, что вы будете доступны в одно и то же время каждый день.
Здесь также могут помочь видеозвонки через веб-камеры .
Наличие общего календаря, в котором отмечаются праздники и командировки, также поможет в тех случаях, когда вам нужно нарушить свой график. Предупреждения друг друга о встречах и т. д., которые означают позднее начало или ранний отъезд, также помогут.
Если вы не слишком разбросаны географически, организуйте регулярные физические встречи. Это должны быть как деловые встречи в рабочее время, так и встречи в нерабочее время. Это поможет вам «связаться» с вашими коллегами.
В зависимости от того, какое влияние вы имеете в компании, стоит предложить всем вам составить соглашение о том, как следует управлять коммуникацией.
Во всех компаниях, в которых я работал виртуально, политика всегда заключалась в том, что если вы не в офисе, вы все равно должны вести себя так, как если бы вы были, то есть в рабочее время вы должны быть доступны для связи в любой форме, например, через мгновенные сообщения, Skype, электронную почту, телефон и т. д. Если вы можете согласиться с этой политикой, вы можете быть уверены, что у вас не будет препятствий для связи с коллегами.
И, как отмечает ChrisF, важной частью этого является совместное расписание, а также регулярные личные деловые встречи и встречи.
Хотя я не работаю виртуально, места, где я работал, которые позволяют людям иметь виртуальные офисные дни, как правило, имеют некоторые рекомендации, помогающие уменьшить проблемы со связью, вызванные тем, что люди находятся в разных местах.
Первый – постоянные часы. Понятие «основное время» существует в офисе, а также распространяется на людей, работающих удаленно. Ожидается, что в эти часы они будут доступны через корпоративную сеть обмена мгновенными сообщениями, электронную почту и телефон. Ожидается, что все в команде будут работать в эти часы, за исключением отпуска или больничного. По моему опыту, основные часы составляют около 5-6 часов в день, а остальные 2-3 часа вы можете использовать по своему усмотрению.
Следующим будет держать всех в курсе ваших часов. В офисе у людей, как правило, есть вывеска на кубе или двери офиса с указанием их графика. У него есть их предпочтительный адрес электронной почты, номер телефона и контактное лицо на месте (обычно их руководитель). Если они берут отпуск или будут недоступны, это указывается в этом. Использование общих систем календаря также помогает, поскольку люди могут указывать время, когда у них есть встречи (реальные или виртуальные), часы отпуска или выделенное время для работы, которая требует минимальных перерывов.
Наконец, люди, как правило, виртуально работают всего несколько дней в неделю. Может быть полезно выбрать один день, когда все работают в офисе, чтобы заняться делами, которые невозможно сделать удаленно. Это также обеспечивает хорошие социальные связи для команды, поэтому рассмотрите возможность группового обеда (даже если он будет в столовой) в эти дни, чтобы убедиться, что все хорошо работают вместе.
Вы можете использовать это, чтобы поддерживать связь с персоналом и клиентами. Вы можете совершать звонки и конференции бесплатно.
Делитесь своими файлами с персоналом или между ноутбуком и рабочим столом.
Документы Google / Календарь Google
Делитесь и обновляйте документы. Делитесь и обновляйте календари.
Я использую его, так как это дешевле, чем аренда офиса, и я не думаю, что почтовый ящик выглядит профессионально, как и домашний адрес.
Как раз то, что я использую, чтобы помочь с операциями и организацией работы виртуально! Надеюсь, это поможет.
овца
джкмелони
voretaq7