Как я могу давать обратную связь, не причиняя вреда другому человеку?

Проблема с фразой «очень сложно работать» не в том, что она оскорбительна, а в том, что получатель этой информации не может стать лучше. Если вы действительно хотите помочь этому человеку стать лучше, вам нужно сказать, что именно в этом человеке делает его таким трудным для работы, почему это усложняет вашу работу и как ему нужно измениться, чтобы улучшить ситуацию. Например:

Джо Тарди часто опаздывает на пять-десять минут в начале своей смены. Это означает, что остальная часть команды должна покрывать его рабочую нагрузку, что привело к увеличению нагрузки на команду. Было бы очень хорошо, если бы он мог прибыть на 15 минут раньше, чтобы нам не пришлось иметь дело с этим.

Если есть множество причин, по которым вам трудно работать с этим человеком, постарайтесь свести их к трем или около того, которые оказывают наиболее существенное влияние на вашу работу — таким образом руководство / получатель может знать, что это собирается сделать. разница, над которой нужно работать, вместо того, чтобы исправлять маленькие проблемы, когда большие продолжаются.

Здесь важно помнить, что вы критикуете действие, а не актера .

Да, Джо может делать вещи, с которыми ему трудно работать, но вам следует сосредоточиться на том, что делает Джо и как это влияет на вас, а не на самом Джо. Потому что проблема не в Джо, верно? Если бы Боб или Эми делали такие вещи, их поведение все равно было бы проблемой. Поэтому сосредоточьтесь на поведении. Укажите, как это вредит их способности выполнять свою работу, и, возможно, предложите несколько идей о том, как лучше справиться с ситуацией.

Прежде чем вы начнете, найдите минутку, чтобы подумать о своих собственных недостатках как человека. Поймите, что вы несовершенны. Тем не менее, несмотря на ваши собственные проблемы (многие из которых могут вызвать глубокое огорчение у других), вы заслуживаете порядочности и человеческого уважения. Помните об этом, предоставляя обратную связь, и с готовностью сообщайте о своих слабостях, чтобы помочь другой стороне понять, что у всех есть проблемы, над которыми нужно работать.

Тогда начните с положительных отзывов. Сосредоточьтесь на том, за что вы благодарны другому человеку. Продемонстрируйте свое уважение и почтение к тому, в чем они хороши. Я никогда не встречал человека, который не мог бы меня впечатлить.

Затем постарайтесь сосредоточить свою критику на рабочих артефактах, а не на отдельных людях. И быть очень конкретным и действенным. И снова со смирением: «То электронное письмо, которое вы отправили клиенту на прошлой неделе, показалось мне неэффективным для обсуждения проблемы. Я могу не понять проблему». Затем, после разговора, вы можете предложить несколько вариантов действий: «Возможно, вам поможет кто-то, кто вычитает ваше письмо. Или научит вас?»

Когда вам нужно быть немного более личным, сосредоточьтесь на частностях и избегайте обобщений, которые сжигают мосты. Скажите: «Когда вы пишете электронные письма, вы иногда не тратите время на их корректуру». Или «когда вы берете интервью у людей, мне кажется, что вы не обращаете внимания на то, что они говорят». Не говорите: «Вы рассеяны». Ни в коем случае не говорите: «Ты рассеянный болван, которому нравится слушать звук собственного голоса».

Если вы чувствуете, что этот человек обидел вас, не прячьтесь от него. Вместо этого вызовите его явно. Однако используйте язык «я», а не обвинительный язык «вы». «С этим письмом клиенту я почувствовал себя отстраненным, потому что мне часто приходится звонить им, чтобы прояснить ситуацию». Это делает ваши эмоции в центре внимания, а не действия другого человека. Отношения — это улица с двусторонним движением. И их действия, и ваша эмоциональная реакция могут быть частью проблемы. Опять же, вкрапления смирения: «Возможно, нет никакого способа на самом деле сообщить об этой проблеме по электронной почте, и я бы не сделал ничего лучше. Может быть, мы могли бы сотрудничать, чтобы найти способы лучше общаться с клиентами».

Наконец, никогда не закрывайте двери, только открывайте их. Если вы скажете кому-то, что он отстой и ему никогда не станет лучше, это будет самосбывающимся пророчеством. Если вы говорите людям, что у них огромный потенциал и что вы хотите им помочь, вы открываете двери для их совершенства и укрепляете свои отношения с ними.

Независимо от того, даете ли вы положительный или отрицательный отзыв, никто не любит, когда его судят несправедливо. (Несправедливая часть всегда с точки зрения получателя обратной связи). В прошлом мне давали положительные и отрицательные отзывы, и обычно это кажется неправильным.

В вашем случае «очень сложно работать» — это суждение, и вы почувствуете себя несправедливым, когда вы его произнесете. И это чувство несправедливости порождает обиду.

Прежде чем дать отзыв, вам нужно подумать о конкретных взаимодействиях с этим человеком и, в частности, о том, что вы чувствовали по отношению к каждому из них. Составьте список и очистите его. Затем обратитесь к человеку за обратной связью.

Итак, каков полезный способ оставить отзыв, не вынося суждения?

1. Опишите ваше взаимодействие.
2. Опишите, как вы относитесь к общению.
3. Пригласите его комментарии.

Когда вы делаете это таким образом, все зависит от того, что вы наблюдали, общаясь с ним, и что вы чувствовали по этому поводу. Однако, если он слушает, он может сделать выводы и судить о себе. Большинство людей не обижаются, когда судят себя.

Пример:

1. (Описать ситуацию) - Привет Джо. Наша рабочая смена начинается в 9:00, и большинство людей готовы работать ровно в 9:00. Очень часто у нас много работы в первые полчаса. Когда вы часто опаздываете на 15 минут, остальной команде приходится компенсировать 15 минут работы, которые вы пропустили.
2. (Опишите чувство) - Когда в команде не хватает персонала, они чувствуют себя напряженными и разочарованными, потому что работа накапливается и спешит. Многие также считают несправедливым, что не все в команде участвуют в утренней лихорадке.
3. У вас есть какие-нибудь мысли по этому поводу?

В этот момент коллега понимает, что за его просто описанным поведением следуют плохие чувства среди его товарищей по команде. Возможно, он даже может сопереживать им. В этот момент он, скорее всего, осудит себя (возможно, даже как «с ним трудно работать») и предложит варианты, как смягчить ситуацию. Так или иначе, это становится возможностью совместно согласовать шаги для исправления ситуации.

С другой стороны, вот пример плохой положительной обратной связи:

1. Многие пытались, но вы все исправили! Это была отличная тяжелая работа по исправлению этой программной ошибки!

Почему это не хороший положительный отзыв? Потому что вы судили получателя обратной связи. Возможно, он непреднамеренно исправил эту ошибку при написании другого кода. Или он, возможно, только частично исправил ошибку, но никто не знает. Вы не знаете. Даже если обратная связь была положительной, суждение, скорее всего, по-прежнему кажется получателю несправедливым.

Вы можете откорректировать доставку обратной связи, изменив формулировку:

1. (Опишите, что вы видели) - Я заметил, что вы глубоко сконцентрировались, пытаясь исправить эту программную ошибку. Другие пытались безуспешно, но вы исправили это довольно быстро.
2. (Опишите, как вы себя чувствовали) - Я ценю вашу усердную концентрацию, я был приятно удивлен, что вы исправили это так быстро, и я испытал облегчение и радость, что система работает лучше с исправленной ошибкой.

Независимо от того, что получатель отзыва знает об ошибке, ваше описание того, что вы видели и что вы чувствовали, не может быть оспорено. В этот момент получатель может взять ваше описание и чувства и судить о себе.

Меньше беспокойтесь о чувствах людей (если они взрослые) и больше о передаче сообщения.

Лучше быть откровенным с кем-то (может быть некоторый временный дискомфорт), чем ходить вокруг да около с неясными вещами, чтобы они сами во всем разбирались. Большинство людей могут принять искренний «хедз-ап» без особых усилий.

Но делайте это только в том случае, если это важно. Не придумывайте длинный список мелких недостатков и не запугивайте их им. Но нет ничего плохого в том, чтобы указать основные.

«Приятель, тебе нужно расставить приоритеты. Я не могу ждать ХХХХ вечно. Это чертовски раздражает, и это продолжается».

Укажите, как их действия вредят компании и снижают вашу продуктивность. Приведу пример: «Нам предстоит крупный аудит». «Я ценю заботу и точность вашей работы. Тем не менее, мы, как команда, должны расставить приоритеты в порядке нашей работы, чтобы не получить неблагоприятный результат. Исправление обнаруженного результата будет стоить нам примерно X часов».

Не делайте общих разглагольствований о его поведении, которое не требует принятия мер. Четко скажите, какое именно поведение вызывает у вас дискомфорт и почему. Я понимаю, что вы не хотите переходить на личности, но если другой коллега мешает моей работе, будьте уверены, я буду честен, чтобы избежать недопонимания.

Таким образом, он может увидеть большие последствия своих действий.

Предполагайте, что все, что вы пишете, будет связано с вами, потому что, несмотря на все усилия по сокрытию источника, человек, получающий критику, почти наверняка догадается, откуда пришли конкретные комментарии. Они будут держать это против вас, даже если у вас были добрые намерения указать, над чем нужно «поработать».

Таким образом, если вы «дружите» с коллегой, то ничего негативного в отзыве лучше не упоминать. Если вас не впечатлила их работа, но вы хотите сохранить свою «дружелюбную» обстановку, просто не пишите восторженный отзыв. Никаких минусов не надо.

Если вы действительно хотите помочь человеку, давайте предложения о том, как человек может стать лучше, лично, а не по официальным каналам. В любом случае, ваши комментарии будут связаны с вами, и написание негативных комментариев в любом случае закончится очной ставкой. Ваше желание быть «полезным» покажется вам гораздо более искренним, если вы разберетесь с ситуацией лицом к лицу, а не через черный ход в процессе проверки.