Сегодня утром мне позвонил один из наших дизайнеров и попросил выполнить задание. Чтобы получить письменный отчет, я попросил его написать мне по электронной почте, но он внезапно сказал, что собирается поговорить с менеджером, и повесил трубку.
Через несколько минут позвонил наш менеджер и вежливо сказал мне, что, хотя в целом хорошо иметь все в письменном виде, мне не нужно неукоснительно следовать этому правилу. Через несколько минут я получил следующее письмо:
Интегрируйте в раздел новостей на веб-сайте.
Пожалуйста, проверьте все остальные функции и интегрируйте, если вы разработчик, вы должны проверить функциональность. Не просите меня отправить письмо.
Это письмо меня очень беспокоит. Как мне ответить, чтобы не усугубить ситуацию? В будущем, какие хорошие способы справиться с этим?
Примечание. В моей компании для 95% проектов мы не следуем какой-либо системе тикетов или планированию задач, если только клиент не попросит нас об этом. Обычно мы только начинаем работать.
Если дизайнер не хочет писать вам по электронной почте, вы можете делать заметки, когда разговариваете по телефону, а затем отправить ему электронное письмо с тем, что вы обсуждали.
Здравствуйте, дизайнер,
В соответствии с нашим обсуждением я начну работать над X, Y.
Вышеприведенная фраза может не подойти для Юго-Восточной Азии, откуда, я полагаю, вы родом, но идею вы поняли.
Это хорошая практика для людей, которых вы не можете просто попросить отправить вам электронное письмо, т.е. ваш босс или клиент . Это гарантирует, что вы оба находитесь на одной странице.
Наконец, вам не нужно говорить, что вы должны использовать Jira (или любую другую систему тикетов), чтобы действительно использовать ее. Несколько месяцев назад я был единственным в моей команде, использующим Mantis (до того, как вся компания перешла на Jira), и я использовал его как свой личный список дел.
редактировать: включение некоторых заметных комментариев, чтобы они не потерялись
Единственное, что я хотел бы добавить к этому, это включить в электронное письмо любые детали, которые «Дизайнер» сообщил вам устно.
от DJClayworth
Это действительно хороший совет, особенно если вы имеете дело с людьми, которые просят о чем-то, но не хотят, чтобы их принуждали к тому, что они просили. Когда кто-то сдерживает документирование своих запросов, вы должны рассматривать это как риск. На самом деле именно здесь могут помочь менеджеры проектов/Scrum-мастера. Вы можете позволить им быть сторонниками таких вещей
Джимми Джеймс
Возможно, имеет смысл также кратко изложить требования, которые вы получаете, вместо того, чтобы упоминать только задачу X. [...] Таким образом, дизайнер не может жаловаться, если то, о чем было договорено, будет выполнено.
Сорен Д. Птеус
[...] Выполнение и соблюдение этой практики документирует устный разговор с отметкой времени и дает другим сторонам возможность исправить любые недоразумения. Если они этого не сделают, а потом пожалуются, теперь у вас есть документация, доказывающая обратное. Для разработчика это важный навык; и, как профессионал, это защищает вас от отсутствия документации.
Карим Элашмави
take down notes when you're on the phone and then send him an e-mail with what you discussed.Бинго!!Любой, кто отказывается излагать информацию в общедоступном письменном виде, например, в электронном письме, скорее всего, делает это для того, чтобы не оставлять информационный след, который можно каким-то образом использовать в будущем для привлечения к ответственности за что-то, природа которого неизвестна. всегда понятен другим людям. Это тип параноидального поведения. Я думаю, что вопрос, который вы должны задать себе, заключается не в том, как реагировать на этого человека, а в том, за что этот человек делает все возможное, чтобы избежать ответственности, и почему. В основном это сводится к политике выживания офиса, например: «Я дам вам инструкции, но если они были неправильными, то виноваты будете вы, а не я».
Как упоминали другие, вам лучше всего найти способ оставить свой собственный информационный след, какой-то журнал, в котором подробно описывается, что вас попросили сделать и кто сказал вам это сделать. Это называется прикрывать зад и является частью офисной политики. Я думаю, что этот человек, который отказывается писать вам по электронной почте, не невиновен, у него есть скрытые планы, и вам лучше следить за ним.
Обычно я пытаюсь преобразовать звонок или запрос IM в электронное письмо с помощью чего-то вроде этого:
В данный момент я чем-то занят, можете ли вы отправить мне свой запрос по электронной почте? Я свяжусь с вами, когда буду свободен.
Это имеет следующие преимущества:
Телефонные звонки и мгновенные сообщения — это синхронные сообщения, которые часто прерывают людей посреди задачи. Я думаю, что мой подход является одновременно профессиональным и сердечным, что может принести пользу коллегам.
Я просто посмотрю на это немного по-другому.
Текст письма, кажется, подразумевает (в очень грубой и язвительной форме, заметьте), что коллега считает, что он не должен писать вам по электронной почте, как делать свою работу!
Взгляните на это предложение:
Пожалуйста, проверьте все остальные функции и интегрируйте, если вы разработчик, вы должны проверить функциональность.
Кажется, он объясняет что-то, что, по его мнению, вы уже должны знать.
Может быть, ваш ответ должен учитывать это?
Что мне ответить на это письмо.
Ответить "Хорошо".
В будущем, как я должен справиться с этим.
По-видимому, вам следует просто выполнять работу, а не пытаться требовать, чтобы они прислали вам электронное письмо.
Вы усвоили урок относительно того, как дизайнер ожидает, что с ним будут обращаться. Ничего страшного, не о чем беспокоиться. Но теперь ты знаешь.
Интегрируйте в раздел новостей на веб-сайте.
Пожалуйста, проверьте все остальные функции и интегрируйте, если вы разработчик, вы должны проверить функциональность. Не просите меня отправить письмо.
Это был бы мой ответ:
Если вы не думаете, что я разработчик, это нормально. Я по-прежнему буду интегрировать раздел новостей на наш сайт.
Но в будущем, если вы хотите, чтобы я поставил вашу конкретную задачу в приоритет над другой моей работой, я хочу, чтобы вы отправили ее мне напрямую по электронной почте.
Не поймите меня неправильно, я выполню задание, даже если вы не пришлете его мне по электронной почте, но если задание с самого начала сформулировано очень расплывчато и не написано, оно окажется в самом конце моей очереди.
PS: Замените «расплывчато сформулировано» на то, что, по вашему мнению, было неправильным в его первоначальном запросе. Насколько я знаю, то, что он первоначально просил вас по телефону, может быть даже хуже и нечетче, чем то, что он написал вам по электронной почте.
Кроме того, я знаю, что этот ответ приходит на неделю позже, но если вам нравится этот ответ, я могу сказать вам название книги и принципы, на которых она основана.
Это интересный вопрос, поскольку я сталкивался с ним несколько раз в совершенно разных условиях. Я был в суде раньше (и выиграл, без чьей-либо помощи), так что я хорошо знаю, насколько на самом деле основан процесс на доказательствах. На телевидении обычно все сводится к тому, кто может стучать по столу или достаточно кричать. На самом деле это почти полностью чтение квитанций, просмотр писем, документов, почтовых отправлений и т. д. Успех или неудача вашего дела может полностью зависеть от того, можете ли вы на самом деле представить какую-либо форму «твердых» доказательств, а не просто ваш собственный счет вещей.
Есть определенные люди или организации, которые всегда будут пытаться избегать изложения чего-либо на бумаге или в электронном письме, поскольку это потенциально возлагает на них ответственность в той или иной форме. Это не только в юридическом смысле, некоторые люди не будут делать это исключительно из-за потенциального (а иногда и очень тривиального) ущерба для репутации, который это может нанести; например, если они должны контролировать что-то, но сделать неправильное или плохое предложение.
После того, как я столкнулся с судом и различными другими аномалиями, я решил сохранить по крайней мере одну копию чего-нибудь хотя бы отдаленно официального. Если бы у меня был сканер, я бы тоже отсканировал. Это кажется трудоемким, но на самом деле очень просто просто бросить вещи в папку, когда они появляются, и это действительно было полезно; например, мне удалось воспроизвести оттуда три разных подтверждения регистрации голосования для банка.
Я также работал в секторе исследований и разработок в области фармацевтики, в котором преобладают бумажная работа и цепочки поставок . Предполагается, что все, что делается (научно), связано хотя бы с одним листом бумаги.
Существует огромное количество вытягивания ранга и избегания наступания на пальцы ног. Например, я часто наблюдал, как люди (будучи самым младшим сотрудником) делали вещи, которые были категорически неправильными (например, записывали, каким должен быть том, а не то, что он есть на самом деле ) или которые потенциально могли быть признаны FDA как неуместные. . Но в основном ничего не было сказано, потому что люди не хотели вступать в споры с другими людьми, с которыми они работали 15, 20, 25 лет и с которыми застряли в офисе.
Будучи самым младшим сотрудником, я также часто наблюдал, как люди пытаются переложить вину на меня. Например, я мог сидеть за столом с людьми по обе стороны от меня, протягивающими мне свои собственные документы, чтобы подписать какую-то неизвестную ошибку, которую они решили иметь какое-то отношение к моему участию; ровно с нулемнаучное обоснование этого или правда. Например, я наблюдал, как старший научный сотрудник провел три месяца, выполняя один анализ, который должен был занять две недели, и выдал для него более двухсот результатов, хотя для этого нужно было всего около 20, и все время с сообщением об ошибке («нагреватель не работает»), они не поняли появления на передней части оборудования (вопрос, который я поднимал три раза, и который трижды был проигнорирован). Это само по себе привело к трехмесячному спору между отделами о том, почему результаты тестов были повсюду. Опять же, одним из результатов этой ситуации было (для одного или двух тестов, в которых я частично участвовал) то, что я подписал, что это, по сути, связано с тем, что я «недостаточно смешал что-то». Что они не только сделали' У меня нет никаких фактических доказательств (потому что это неправда), но очевидно, что проблема была не в этом, потому что ошибка была до и после моего временного участия. Затем они попытались намекнуть, что это может быть связано с моим вмешательством в оборудование; в котором я опорожнял бутылку в машине, которую они попросили опорожнить. В файлах были листы подписанных бумаг, посвященных ошибкам, которые я сделал исключительно после того, как спросил трех или четырех разных старших сотрудников, что следует делать, за вычетом их имен, утверждение, что мне напомнили, что это не было политика компании, а затем их собственное имя в конце рядом с правильным набором результатов. По иронии судьбы, учитывая, что они крайне неохотно позволяли мне работать над какой-либо регламентированной работой, они не возражали против того, чтобы я чинил сломанные части оборудования (например, они d удалось вытащить сигнальный провод из его винтовых клемм на задней панели детектора, волоча оборудование вокруг них и между ними, и производитель не смог понять, как снова соединить два провода из-за серьезного нарушения связи). Технически, неисправность нагревателя должна была быть расследована, как только она появилась, и я не должен был чинить провода, так как я не был технически обучен, подписал (или не заплатил) ремонтировать что-либо вообще (и это оборудование использовался для «регламентированных исследований», т. е. тех, которые могли бы лечь в основу заявки или профиля поддержки, поэтому полученные результаты можно было бы считать прямыми юридическими доказательствами). Они буквально просто догадывались, что может быть не так, и случайным образом пробовали разные вещи, чтобы увидеть, что сработает.
Это происходило бесконечно, они не были единичными случаями. Это была культура «если можешь переложить вину на других, сделай это». В качестве другого примера, мои собственные начальники широко использовали политику гибкого графика. Поскольку они часто появлялись в 10 или 11 утра, а затем уходили к 14 или 15 часам, а в некоторых случаях оба брали незамеченные мини-отпуски до такой степени, что я полностью отвечал за обработку запросов, сбор образцы и отправка результатов. В конечном итоге руководители исследований пришли ко мне как к основному контактному лицу, чтобы спросить об изменении протоколов исследования, потому что они всегда спорили только с другими. В некоторых случаях это было бессмысленно, поскольку мне не разрешалось запрашивать какие-либо услуги или материалы или вносить какие-либо изменения в какой-либо протокол.
У них также была привычка записывать вещи в электронную почту после того, как они решили, что делать. И намеренно избегал бы слов «мы так решили» или «это следует сделать», но говорил бы «что было предложено» и т. д., не обсуждая, что было предложено.
Я настоятельно рекомендую добавить регистратор звонков на ваш телефон в целом.
Как бы ужасно это ни звучало, я даже думал о том, чтобы носить какую-то форму диктофона, находясь в такой обстановке, на тот случай, если что-то будет сказано «не для записи», что на самом деле окажется «для записи», когда окажется, что это вызвало проблема. Это фактически ядерный вариант, который вы хотели бы использовать только в серьезной ситуации; например, кто-то пытается уволить или официально предупредить вас за то, что вам приказали сделать.
Практически невозможно решить многие из этих проблем. Иногда вы можете вносить предложения (на которые они, вероятно, воспримут личное оскорбление) или пытаться навязать цепочку опеки, отвечая, что будет сделано и как, и спрашивая их, действительно ли это то, что они имели в виду, но для этого, вероятно, потребуется сделать все и каждый раз. время и в конечном итоге будет рассматриваться как спорный.
Эяль прав, что ведение какой-то записной книжки о том, что происходит, может быть полезным, однако на самом деле это не очень хорошее доказательство. Суд может принять это во внимание, или если вы обратитесь к другому (и желательно более высокому) руководителю, они могут быть заинтересованы, но они также могут счесть это разрушительным; например, кто-то попытался предупредить компанию, в которой я работал, о ненадлежащих стратегиях продаж, используемых некоторыми представителями, а затем был уволен за плохой менталитет командной работы (позже компания была признана виновной в преступной деятельности и оштрафована на несколько миллиардов долларов). долларов за связанные с этим проблемы, и все сотрудники компании были вынуждены ежегодно проходить обучение по борьбе со взяточничеством и коррупцией). В долгосрочной перспективе победит твой собственный взгляд на вещи. На самом деле они не имеют большого веса ни в компании, ни в суде. Если вы отправляете по электронной почте только то, что собираетесь сделать, или считаете, что это было предложено, и не получаете «хорошо, это правильно», они могут так же легко сказать, что вам никогда не говорили делать то, что в электронном письме; что вы только что предположили, что это правильно.
Учитывая, что ваш менеджер специально сказал вам не запрашивать никаких электронных писем, кажется совершенно очевидным, что они специально пытаются вообще избежать какой-либо ответственности и почти наверняка знают, что может означать отправка таких электронных писем; что им, возможно, придется взять на себя некоторую ответственность в какой-то момент. Вешать трубку смешно и, в сочетании с электронными письмами, почти верный признак того, что они намеренно избегают каких-либо записей, связанных с ними.
Я думаю, что жизнь слишком коротка, чтобы мириться с этим, поскольку это, по сути, форма мягкого рабства; они получают больше, чем вы, потому что они должны решать проблемы и брать на себя дополнительную ответственность за их решение, а не создавать их, а затем пытаться обвинять других людей. Если это встроено в ваш отдел или структуру компании, лучшим решением будет рассмотреть возможность смены отдела или должности.
край