Как заполнить анкету на отсутствующего руководителя?

Я расширю последний абзац JeffO. Давайте проанализируем важные ключевые вопросы ситуации, в которой вы находитесь.

• Ваш начальник держит руку на пульсе со всеми в бизнес-подразделении.
• Бизнес-подразделение недовольно отсутствием возможности задавать вопросы и получать решения от своего начальника.

Итак, у вас есть босс, который не занимается микроуправлением, и команда, которой нужен хоть какой-то уровень микроуправления. Итак, что нужно делать? Вот мои предложения:

1. Проведите собрание . Да, собрания действительно могут быть продуктивными. Свяжитесь с бизнес-подразделением и узнайте, какие текущие вопросы нерешены и ждут одобрения/принятия решения вашим начальником. Узнайте, какие еще потребности есть у бизнес-подразделения. Запишите их, четко задокументируйте эти проблемы/потребности для себя.

2. Классифицируйте потребности/проблемы . Список, который вы получили на собрании, обязательно будет иметь некоторое сходство. Учитывая, что это небольшая компания, вполне вероятно, что Стандартные операционные процедуры/Контроль процессов отсутствуют. Ваш босс не хочет слышать один и тот же вопрос от X разных сотрудников каждую неделю, вот где СОП стал вашим другом. После того, как вы классифицировали/связали похожие проблемы, теперь вы можете создать новый список, но с этими категориями.

3. Вернуться в бизнес-подразделение . Верните список похожих групп обратно в бизнес-подразделение. Пусть они вместе обсудят, как бы они хотели решить эти вопросы и понять, каким будет их ответ на эти вопросы. Запишите решения каждого участника. Не дорабатывайте и не принимайте никаких решений на этом этапе перед участниками по вопросам/группам. Это всего лишь сеанс мозгового штурма, чтобы понять, как ваше бизнес-подразделение реагирует на проблемы и что лучше всего соответствует их нынешнему стилю.

4. Разработайте несколько пробных СОП . Теперь, когда у вас есть список похожих вопросов и отзывы от членов бизнес-подразделений, возьмите их экспертные знания о своих должностях и свои врожденные способности к координации и коучингу и начните разрабатывать обобщенные СОП для максимально возможного количества вопросов. насколько это возможно. Набросайте их.

Итак, что мы сделали? Мы поняли, какие потребности/проблемы есть у членов вашего бизнес-подразделения и что они хотели бы с этим сделать. Мы классифицировали эти потребности/проблемы в логические группы и разработали план (СОП), чтобы отвечать на эти потребности/проблемы по мере их поступления, в долгосрочной перспективе, в обобщенном виде.

Велика вероятность того, что некоторые из этих потребностей/проблем невозможно классифицировать – это те потребности/проблемы, по которым ваш начальник ДОЛЖЕН принимать индивидуальные решения и «тратить свое время», чтобы ответить на них. Они специализированы, не могут быть классифицированы и требуют более личного подхода.

5. Запланируйте встречу с вашим боссом . Судя по вашему описанию, ваш босс с большей вероятностью ответит на приглашение на встречу, чем на специальное электронное письмо или вопрос. Итак, назначьте встречу. Объясните ему, что вы сделали до сих пор и что вы собрали, просмотрите общий обзор СОП, которые вы составили (принесите копию для него), и просмотрите список специализированных вопросов, которые необходимо решить. его внимание. Объясните это так, чтобы он понял: вы работаете над тем, чтобы попытаться сэкономить его время, внедрив процессы, которые ограничат количество вопросов, которые у него есть, и в то же время позволят бизнес-подразделению работать продуктивно. Он получит это - потому что время, видимо, ему дорого.

В конечном счете, решение принимает ваш начальник, поэтому любые изменения в этих СОП или специализированных решениях, которые он принимает, являются законом. С вас снимается ответственность. Вы выглядите победителем как со своим боссом, так и с бизнес-подразделением, проявляя инициативу и, надеюсь, сделаете работу бизнес-подразделения более гладкой. Эти шаги также влияют на ваш подход координатора/коуча. Это неплохая ситуация для вас, это беспроигрышная ситуация для вас, если вы правильно разыграете свои карты.

Вы можете попытаться подумать о том, «Что бы сделал босс?» и просто пойти с ним. Другие могут сотрудничать, а могут и нет. Некоторые могут подумать, что вы берете на себя ответственность, поэтому у них не будет проблем. Вам решать, стоит ли это риска.

К сожалению, этот босс отказался от своих обязанностей и неэффективно делегировал их. Слишком много людей не знают, что делать. Во многих местах людям просто нравится, когда им прямо говорят, кто главный, когда босс отсутствует. Вы могли бы упомянуть об этом боссу и попросить его изложить некоторые основные правила. Предложите взять на себя ответственность.

Даже если он кого-то выберет, его будет сложно поставить на место. Например, начальник может сказать, что вы главный, но компания не позволит вам утвердить заказ на покупку или предоставить кому-то отгул.

Другая проблема заключается в том, что у вас нет доступа к информации, необходимой для принятия эффективного решения. Что вы делаете, когда ситуация требует чьего-то опыта? Будете ли вы подчиняться им, и если да, то чувствуют ли они, что теперь они несут ответственность?

Большая часть этого сводится к последствиям самостоятельных действий. Я часто был новым сотрудником во многих местах и ​​обнаружил, что, когда босса нет рядом, никто не будет думать, делать что-либо или принимать решение, потому что в прошлом их критиковали за это. Может быть, я немного более толстокожий и с большей вероятностью попытаюсь поступить правильно, чем ничего не делать.